Документооборот и его планирование

Под документооборотом понимается путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив.

Рационально организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением необходимых обобщенных сведений, а также участие в нем минимально необходимого числа подразделений и исполнителей. Он обеспечивается планированием движения первичных учетных документов в соответствии с графиком.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается распоряжением (приказом) руководителя организации.

Документооборот, организованный по графику, позволяет:

1) ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь – от оформления и проверки до обработки

2) способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени

3) повышает производительность счетных работников

4) способствует усилению контрольных функций бух учета

5) повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота в виде перечня работ имеет следующий вид:

ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА

требования на отпуск материалов ООО «_____»

Утвержден приказом №___ от ________________

Наименование документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Кол-во экз.

Отв-й за выписку

Отв-й за оформление

Отв-й за исполнение

Срок исполнения

Отв-й за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок представления

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок исполнения

Требование

Цех № 1

Отдел матер.-технич. снабжения

Ценр. склад

Ежедневно до … ч

Бухгалтерия

1 экз – цех; 2 экз. - склад

При отчете, при реестре

Ежедневно до … ч

Бухгалтерия

Ежедневно

Бухгалтерия

По истечении квартала

График документооборота в виде схемы называют оперограммой. Точка на ней означает место выполнения операции и исполнителя. Оперограмма наиболее наглядно показывает путь движения документа и, следовательно, характеризует рациональность документооборота.

Оперограмма движения накладной на отпуск материалов со склада имеет следующий вид:

Виды работ с документом (элементы документооборота)	Исполнители
Цех отдел	Маркетинговая служба	Склад	ВЦ	Бухгалтерия	...	Архив
1 Выписка	х
2. Выдача разрешения		х
3. Отпуск материала			х
4 Таксировка				х
5 Проверка документа и запись в регистрах					х
6. Хранение документа					х		х

Работники предприятия выписывают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика с указанием документов, относящихся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременное и доброкачественное создание документа и его передачу для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в нем данных несут лица, создавшие и подписавшие этот документ.Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

Процесс обработки в бухгалтерии принятых от исполнителей документов включает три этапа: таксировку, группировку и контировку.

Таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Как правило,эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуре (м, кг и пр.) на цену за единицу. Если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени - рабочих днях, часах, минутах, то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.

Группировка представляет собой следующий этап учетной обработки документов. Последние подбираются в пачки, однородные по экономическому содержанию зафиксированных в них хозяйственных операций. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протаксированных документов. Так, документы по приходу материалов группируются в разрезе складов, наименований источников поступления и т. д.; по расходу - в разрезе наименований и направлений в использовании:

- на производственные нужды;

- на непроизводственные цели (непромышленным производствам ихозяйствам и пр.);

- продажи на сторону и т. п.

Цель группировки – подготовить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Контировка– указание в первичном документе бухгалтерской записи, т. е. корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет более высокий уровень работы с документами. Поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалтером, занятым на самостоятельном отдельном участке учетного процесса. Для представления бухгалтерской записи в документе предусмотрено определенное место. Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в конце документа.

По истечении года все документы из бухгалтерии передаются в общий архив организации. В соответствии с этим организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Дата добавления: 2014-01-04