Хранение и учет бланков документов строгой отчетности

Сдаче в архив документов предшествуют определенные подготовительные процедуры. Документы следует подобрать в папки по однородности совершенных хозяйственных операций в хронологическом порядке. Документы постоянного и временного хранения помещаются в разные папки. Однако общим для них является то, что они группируются по каждому отчетному периоду (месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев, год). В папках документы должны быть переплетены. При передаче документов в архив составляется справка.

Изъятие документов в организации может иметь место только на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством органов дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями.

Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц организации.

Представитель органа, по распоряжению которого изымаются документы, обязан по окончании изъятия составить опись изъятых документов. Изъятие оформляется протоколом. Копия его под расписку передается работнику организации, у которой производилось изъятие соответствующих документов.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо в данной ситуации имеет право с разрешения представителей указанных органов снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия.

Не допускается изъятие документов, составляющих государственную тайну.

Персональная ответственность за соблюдение условий и порядка хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности лежит на руководителе организации.

Особые требования предъявляются к учету, хранению и списанию бланков строгой отчетности.

Передача бланков строгой отчетности от одних юридических лиц или индивидуальных предпринимателей другим не допускается.

Поступившие бланки строгой отчетности приходуются материально ответственным лицом. В случае расхождения фактического наличия с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности по установленной форме. В акте отражается количество не оказавшихся в наличии книг с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности. Он составляется в двух экземплярах: первый экземпляр направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия необходимых мер, второй - остается у юридического лица (индивидуального предпринимателя).

Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя.

Руководителем по согласованию с главным бухгалтером утверждается перечень ответственных лиц, на которых возложено хранение и ведение учета бланков строгой отчетности.

Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером. Она ведется по установленной форме.

Бланки строгой отчетности выдаются с разрешения руководителя и главного бухгалтера в подотчет материально ответственными лицами по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с указанием их серий и номеров.

При списании с материально ответственных лиц использованных бланков строгой отчетности составляется акт на списание использованных бланков строгой отчетности установленной формы.

Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности вместе с составленным на них реестром должны сохраняться в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Уничтожение бланков строгой отчетности, по каким-либо причинам не подлежащих использованию, может производиться в вышеуказанный срок только по письменному разрешению руководителя. Приказом последнего назначается комиссия в составе представителей администрации, бухгалтерии, которая должна проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.

Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность без использования наемного труда, проводят проверку наличия бланков первичных учетных документов без создания комиссии.

В присутствии комиссии бланки строгой отчетности, подлежащие уничтожению, упаковывают, опечатывают (пломбируют), о чем составляется акт с указанием серий и номеров бланков, и оставляют на хранение у того же юридического лица.

В трехдневный срок акт на списание представляется на утверждение руководителю, обязанному утвердить его в течение 5 дней после получения.

После утверждения акта на списание, комиссией производится фактическое уничтожение бланков строгой отчетности, составляется акт на уничтожение, который в трехдневный срок утверждается руководителем.

Утвержденный акт списания бланков первичных учетных документов представляется в налоговую инспекцию, которая передает сведения о бракованных, испорченных, утраченных, похищенных бланках первичных учетных документов в электронный банк данных для исключения из него номеров и серий указанных бланков в течение 5 дней со дня утверждения акта.

При ликвидации организации ликвидационной комиссией проводится инвентаризация неиспользованных бланков первичных учетных документов, по результатам которой составляется акт установленной формы. Акт утверждается председателем ликвидационной комиссии и на следующий день передается в налоговую инспекцию по месту регистрации в качестве налогоплательщика, которая в течение 5 дней со дня утверждения акта передает сведения об аннулированных бланках в электронный банк данных для исключения из него номеров и серий указанных бланков. Номера и серии бланков первичных учетных документов, исключенных из электронного банка данных, восстановлению не подлежат.

Списание уничтоженных бланков строгой отчетности производится на основании акта. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения. По мере выдачи бланков строгой отчетности их стоимость списывается на себестоимость продукции (работ, услуг).

На каждое материально ответственное лицо, работающее с бланками строгой отчетности, в бухгалтерии по установленной форме ведется карточка-справка выданных и использованных бланков строгой отчетности.

В случае утраты (хищения) бланков строгой отчетности подотчетное лицо немедленно сообщает об этом руководителю. Назначенной приказом руководителя комиссией производится проверка и составляется акт установленной формы, в котором указываются обстоятельства утраты (хищения), количество недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю для принятия соответствующего решения.

Дата добавления: 2014-01-04