Советы по рациональной обработке входящей почты

Рациональное ведение корреспонденции

Потеря времени руководителя в связи с неудовлетворительным ведением корреспонденции значительна. С обработкой входящей почты, составлением стандартных посланий и индивидуальных писем, профессиональной диктовкой и т.п. возникают потери времени, которых можно было бы в значительной части избежать при рациональной постановке дела.

1. Предупредите о том, чтобы Вам на стол клали только входящую корреспонденцию, имеющую для Вас значение, и откажитесь от всей рутинной почты.

2. Поручите делать предварительную рассортировку входящей почты (по приоритетности) и раскладку ее в специальные папки.

3. Распорядитесь о том, чтобы к входящим письмам прикладывались необходимые разъяснительные материалы.

4. Все, что не представляет информационной ценности, не подлежит обработке и хранению, должно немедленно переправиться в корзину для бумаг.

5. При чтении письма сразу же помечайте все важные места в тексте, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку.

6. Снабжайте письмо указаниями и замечаниями по обработке (срок исполнения, исполнителя, место в архиве и т.п.).

7. Входящую почту, которая должна обрабатываться в другом месте, немедленно переправляйте по назначению.

8. Обрабатывайте письмо по возможности сразу после получения.

9. Обработка всякого послания должна выражаться не только в чтении, но в принятии каких-либо мер.

10. Устройте себе ящик для почты с тремя отделениями:

- к немедленному исполнению;

- к повторному рассмотрению;

- в архив.

Рациональная обработка корреспонденции (исходящей почты)

Пишите и диктуйте как можно меньше и только самое необходимое.

Ваши деловые партнеры будут Вам благодарны, если будут получать от Вас краткие и рационально составленные послания.

Наставления по рационализации корреспонденции

1. Немедленный ответ.

Знак фирмы Стандартный вариант ответа ("Согласен").

С дружеским приветом.

Подпись

2. Письма-копии.

На основе имеющегося в Вашем распоряжении текста (проспекта, каталога, объявления, статьи и т.п.) хотите сделать запрос или заказ.

Наложите на оригинал текста свою визитную карточку, краткое письмо с просьбой (запрос, заказ, заявление) и скопируйте оба документа. Просьба на копии пишется от руки и отсылается этот листок адресату.

3. Облегчение ответа.

Посылайте ему письмо в 2-х экземплярах с упоминанием в тексте: "Пожалуйста, используйте прилагаемую копию для написания от руки краткого ответа!".

4. Стандартные бланки для кратких писем.

Используйте различные формуляры, бланки и стандартные сопроводительные записки для краткого сообщения, выдачи заказов, заявок и т.п. Достаточно поставить на них ключевые слова и обозначения.

5. Работа над текстом.

Используйте программы ЭВМ для работы над собственным текстом.

6. Индивидуальные письма:

- подготовка процесса написания - подбор необходимой информации, запись ключевых слов;

- собирайте отдельные письма в качестве примера ответа;

- используйте краткие наброски с фиксацией основных пунктов;

- проверяйте каждый вопрос на предмет того, нельзя ли решить его по телефону.

7. Профессиональная диктовка

Таким образом, самоменеджмент – один из способов стимулирования и повышения эффективности деятельности работающего, те есть самого себя.

Дата добавления: 2014-01-04