Правила применения телефона как средства коммуникации

Средства коммуникации

Правила введения потокола деловых встреч разного вида

Методика проведения совещаний

Методика проведения выступлений

Этика деловой переписки

Правила применения телефона как средства коммуникации

Средства коммуникации

ПЛАН

Тема 13. СОВРЕМЕННЫЕ ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ

Пути преодоления неэффективных коммуникаций

Путей преодоления неэффективных коммуникаций существует несколько:

- работа квалифицированного менеджера, имеющего большой опыт работы, владеющий своими собственными способами преодоления неэффективных коммуникаций;

- регулирование информационных потоков – создание на предприятии системы информационных отделов, которые получают, обрабатывают и доносят нужную информацию по всем структурным подразделениям организации; создание информационных бюллетений, публикаций и видеозаписей, которые сообщают о новостях компании из «первых уст»;

- рациональное исполнение управленческих действий – планирование, организация, мотивация, реализация и контроль;

- создание системы обратной связи - если системы обратной связи не обработаны, то теряется смысл в самом коммуникативном процессе;

- система сбора предложений – это анонимные ящики, куда работники опускают свои пожелания по усовершенствованию работы предприятия;

- современные информационные технологии – оснащение предприятий персональными компьютерами, установка Интернет-ресурсов, электронной почты, факсов, видеоконференций.

Средства коммуникации разделяются на две составляющие:

- аудиовизуальные – телефон, телефакс, видеотелефон, селекторная связь, компьютер

- контактные – совещания, приветствия, представления, презентации, приемы, планерки, переговоры, деловые встречи, конференции, собрания, консультации, круглые столы.

Все деловые коммуникации могут осуществляться

- непосредственно – через деловое общение;

- опосредованно – посредством звонка, записки, переписки

Все эти современные виды коммуникаций могут стать неэффективными, если их неправильно использовать.

Современная система управления немыслима без телефона как основного средства коммуникации. Более 70% вопросов решается по телефону. Это значительно сокращает время на решение вопроса, но при этом занимает довольно большой промежуток рабочего времени руководителя.

Правила введения телефонных переговоров

• поставить четкую цель разговора;

• подготовиться к разговору (продумать вопросы, предложения к собеседнику, план разговора, подготовить все необходимые материалы);

• выбрать удобное время для разговора для обоих собеседников;

• не превращать разговор в монолог, вместо выслушивания ответа на поставленный вопрос;

• записать деловой разговор.

В любом серьезном учреждении сегодня используется телефакс. С его помощью передают наиболее срочные бумаги, справки, материалы и получают сообщения. Использование телефакса значительно сокращает время пересылки бумаг и получения необходимой информации, что значительно улучшает деловые коммуникации.

При отправке сообщений по телефаксу рекомендуется сделать
стандартную первую страницу. Лучше всего ее оформить на бланке
учреждения, допечатав адреса, телефоны, номера факсов и телекса.
Записи на факсе идут в определенной последовательности:

-имя отправителя;

- дата передачи сообщения;

- адрес отправителя;

- номер факса отправителя;

- количество страниц сообщения, включая первую;

- имя адресата;

- адрес адресата;

- стандартная запись: «Если вы не получили все страницы
отправления, позвоните, пожалуйста, по телефону... передайте сообщение по факсу...» (впечатываются соответствующие ваши номера).

Текст сообщения может быть любым — рукописным, печатным.
Страницы должны быть пронумерованы, печать ставится только в том случае, если высылается документ.

Письма, документы и нотариально заверенные копии, отправленные факсимильной связью, принято дублировать отправкой обычным письмом, чтобы адресат мог убедиться в их подлинности и представить по месту требования. При этом необходимо указать в сообщении,
что подлинники материалов высылаются почтой.

Дата добавления: 2014-01-04