Вопрос №3 Развитие документов

Вопрос №2 Взаимосвязь документоведения с науками

Документоведение как научная дисциплина тесно связано с историческими науками, источниковедением, библиографо-, библиотеко-, книго- и архивоведением, с правоведением, с экономическими и прикладными дисциплинами.

1. Исторические науки: появление тех или иных документов связано с эволюцией общества, с определенными ее этапами, поэтому складывание комплекса документов невозможно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и т.д.

2. Документоведение способствует формированию источниковой базы исторических исследований и поэтому примыкает к источниковедению.

Источниковедение – это важнейшая отрасль исторической науки, исследующей теорию, методику и технику исторических источников. Они изучают форму документа, структуру и свойства документированной информации.

3. Библиографо-, библиотеко-, книго- и архивоведение: сюда входит информатика в части изучения документной информации, созданной с помощью компьютерной техники, информационная, социальная сущность объектов (книги).

Общая задача – формирование эффективной информационной среды и единый объект исследования – документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки признаков документообразования.

4. Правоведение: прежде всего связь с такими отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право, т.к. юристы не могут обойтись без знания основ документоведения и ДОУ. Криминалисты исследуют приемы, способы преднамеренного искажения документированной информации, раскрытия и расследования подлогов.

5. Экономические дисциплины: деятельность служб ДОУ невозможна без определения их экономической эффективности и анализа использования финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов. Это бухгалтерские, отчетно-статистические, технико-экономические, внешнеторговые, банковские и финансовые.

Т.о. документоведение – это обобщающая научная дисциплина документоведческого цикла. Оно охватывает объекты изучения в главных чертах, параметрах, качествах, тенденциях для решения теоретико-методологических проблем.

6. Документоведение связано с такими прикладными дисциплинами, как: социология управления, психология управления, деловое общение. Это происходит при стандартизации языковых единиц (шаблоны).

Первые документы зафиксированы на различных носителях и относят к 30 веку до н.э. Начало передачи данных – это предметное документирование (например, стрела как символ войны). Разновидностью предметного документа является галечное и ракушечное письмо. Индейцы использовали узелковое письмо, где были шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. Древние инки использовали кипу – это, когда к толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры и лоскуты различного цвета.

Одновременно появляется и пиктографическое письмо (лат. «пиктос» - «писанный красками», - и греч. «графо» - «пишу»). В основном это были события из жизни племени. С развитием пиктографических надписей стали появляться иерографические символы, и зарождалась система письменности.

В странах Востока эти виды письменности господствовали 3 тысячелетия, но потом их вытеснила финикийская, а затем греческая система письменности.

Самые древние финикийские надписи относятся к XIII веку до н.э. Греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово или слог, а определенный звук.

Кириллица (славянская азбука) была создана на основе греческого алфавита, а затем реформировалась на протяжении XVI – XIX вв.

Системы письменности делятся на 3 типа:

1. Рисуночная, или пиктографическая, система, т.е. содержала не тексты, а рисунки событий.

2. Символическая, или идеографическая, система – рисунок обозначает не событие, а одно слово (клинописные документы).

3. Звуковая, или буквенная, система (финикийское и греческое письмо)

Материальные носители.

В Египте наиболее распространенным материалом для письма был папирус (30 в. до н.э.). Листы изготавливались из стеблей растения папирус.

В III в. до н.э. изобретен пергамент – это обработанная кожа молодых животных, в основном телячья. Название «пергамент» произошло от малоазиатского города Пергам. Пергамент использовался в течение 18 веков.

У шумеров были глиняные книги. Знаки клинописи наносились тонкой палочкой на сырую глину, затем она высушивалась и обжигалась. Книги и кодексы греков и римлян написаны на деревянных и костяных дощечках, покрытых воском.

Первоначальная бумага из натуральных растительных волокон риса и бамбука появляется во II в. н.э. в Китае. Растертые в воде растения пропитывались животным клеем, сушились на воздухе и прессовались.

В Индии, Вьетнаме, а потом и в Европе бумагу делали из переработанного тряпья, и она называлась тряпичной бумагой. Эта ручная выработка использовалась до конца XVIII века. Животный клей заменялся канифольным, и проводилась отбелка хлорной известью. В XVIII веке производство тряпичной бумаги перешло на машинное производство с использованием химической обработки.

С середины XIX века начали использовать более дешевую бумагу на основе древесины (из древесной целлюлозы), а затем из древесной массы. Затем с техническим прогрессом производство бумаги, книгопечатание и копирование текста сделало документы дешевыми и общедоступными.

Вопрос №4 Классификация документов

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его производственной деятельности. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа – документы по функции управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, наименование, по видам (степени унификации, степени сложности, месту составления, срокам исполнения, происхождению, степени гласности, юридической силе, назначению, срокам хранения).

По способу фиксации (запечатления) документы бывают письменные, графические, фото – и кинодокументы, акустические (звуковые при составлении диктограмм, протоколирование собраний).

По содержанию документы делятся на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-бытовые, научно-технические, проектно-сметные, учебно-методические и плановые.

По наименованию документы классифицируются на приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления, схемы, графики, чертежи.

По видам (степени унификации) документы бывают примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые разрабатываются заранее вышестоящими организациями, примерные – тоже вышестоящими организациями, но носят рекомендательный характер. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования, а трафаретные документы изготавливаются типографским способом, где для переменной информации оставляют свободные места.

По степени сложности документы бывают простые и сложные. Если в документе рассматривается один вопрос – это простой документ, несколько вопросов – сложный.

По месту составления документы бывают внутренние и внешние. Внутренние документы – это документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы организации, а внешние – это входящая и исходящая корреспонденция.

По срокам исполнения документы бывают срочные и несрочные. Показателем срочности является срок исполнения документа, который устанавливается законом и правовыми актами с отметкой «срочно». Сроки, установленные администрацией, считаются несрочными.

По происхождению документы подразделяются на служебные и именные. Служебные документы создаются в учреждениях по вопросам их деятельности, а именные касаются конкретных лиц (заявления, письма, жалобы).

По степени гласности документы бывают секретные (проставляется гриф ограничения доступа к документу «ДСБ» для служебного пользования, «совершенно секретно», «секретно», «конфиденциально») и несекретные.

По юридической силе документы бывают подлинные и подложные. Подлинные – это документы, выданные в установленном законом порядке, а подложные – оформление и содержание их не соответствует истине. В свою очередь подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ признается в том случае, если он утратил юридическую силу (например, срок действия).

По назначению (стадия создания) документы подразделяются на подлинники и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий информацию и надлежащим способом оформленный. Черновик – это документ в предварительной редакции. Копия – это точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом верхнем углу проставляется слово «копия». Различают разновидности копии: отпуск, выписка и дубликат. Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа – копия части документа. Дубликат – это второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

По срокам хранения документы бывают постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения.

1. В документоведении используется фасетный метод классификации. Он состоит в параллельном разделении на независимые группировки. Фасет в переводе с французского означает «грань». В документоведении по данному способу производится выборка необходимых признаков из фасет и объединение в определенной последовательности.

2. Последовательный метод кодирования – метод, при котором кодовое обозначение классификационной группировки образуется с использованием кодовых обозначений последовательно расположенных, подчиненных группировок.

3. Параллельный метод кодирования – метод, при котором кодовое обозначение классификационной группировки образуется с использованием кодовых обозначений независимых группировок, полученных при фасетном методе классификации.

4. Порядковый метод кодирования – метод, при котором в качестве кодовых обозначений служат натуральные числа.

5. Серийно-порядковый метод отличается от порядкового тем, что при кодировании натуральный ряд чисел делится на определенные интервалы.

Дата добавления: 2014-01-04