Средства управления Excel

Лист лист

Предыдущий Последний Вкладки невидимых листов

Лист лист текущего листа

Первый Следующий Вкладка

Здесь же имеются четыре кнопки-треугольника перемещения по листам. Они используются при необходимости доступа к листам, вкладки которых не уместились в строке.

Более быстрый способ доступа к таким невидимым листам открывает щелчок правой кнопкой мыши на любой из кнопок-треугольников. При этом появляется меню-список имеющихся листов, из которого можно выбрать желаемый.

Excel присваивает имена листам в соответствии с их номерами (Лист1, Лист2, ЛистЗ и т.п.). Пользователь может сам задать листу любое удобное имя, например, имя Склад гораздо удобнее, чем имя Лист8. Для этого следует дважды щелкнуть на вкладке листа и непосредственно ввести здесь нужное новое имя.

Самая нижняя строка интерфейса — строка состояния. Здесь отображается текущий режим таблицы и состояние некоторых управляющих клавиш компьютера (Num Lock, Scroll Lock, Caps Lock, End), а также даются подсказки по возможным действиям.

В левой части строки состояний указывается текущий режим работы таблицы:

Готово — В этом состоянии возможно перемещение в таблице и доступ к меню и пиктограммам.

Ввод — Режим ввода данных в клетку. Большая часть меню недоступна.

Правка — Очень похожий на предыдущий, режим редактирования ранее уже введенных данных.

Указать — Режим выбора объекта (клетки, области) для включения его в выражение. Выделяемый объект ограничивается бегущей пунктирной линий.

В различных режимах одни и те же функциональные клавиши могут действовать неодинаковым образом.

В правой части строки состояния имеется очень полезное поле, где можно отобразить сумму, максимум, минимум, среднее, количество значений и количество ячеек любой выделенной области таблицы. Отображаемую функцию можно задать, щелкнув правой кнопкой мыши в строке состояния.

В Excel управление данными может осуществляться четырьмя альтернативными способами: через меню, с помощью пиктограмм, с помощью закрепленных клавиш и мышью. Кратко перечислим основные элементы интерфейса системы.

Главное (или центральное) меню позволяет реализовать все функции Excel. Доступ к нему осуществляется клавишами Alt, или F10, или мышью.

Пиктограммы (экранные кнопки) в графической форме отображают важнейшие функции, необходимые пользователю. В стандартном интерфейсе Excel отображена лишь небольшая часть доступных пиктограмм. Состав и местоположение пиктограмм могут быть определены пользователем самостоятельно через пункт Панели инструментов меню Вид. Кнопки-пиктограммы дублируют важнейшие функции центрального меню, но обращение к ним гораздо удобнее. Ниже, по мере необходимости, мы рассмотрим некоторые из них.

Кроме "рабочих" кнопок из панели управления, в Excel имеется пиктограмма, реализующая техническое действие по временной свертке активного диалогового окна до одной строки. Это позволяет, не покидая окна, получить доступ к временно закрытым областям рабочего листа для выделения нужного блока. Возврат к исходному размеру окна осуществляется повторным выбором кнопки.

Клавишные комбинации открывают еще более быстрый доступ к некоторым из средств обработки данных. Они удобны в случае, если руки пользователя находятся на клавиатуре и, конечно, если он их помнит. Действие клавиш зависит от текущего режима таблицы, который отражается в строке состояния.

Перечислим важнейшие "г орячие " клавиши.

Клавиши перемещения (действуют в режиме Готово)

Клавиши со стрелками — переход на одну позицию (строку, столбец) в выбранном направлении.

Home — переход в первую ячейку текущей строки.

Ctrl+ Home — переход в начало листа (в ячейку Al).

Ctrl+End — переход в последнюю (нижнюю правую) ячейку занятой рабочей области.

End — активизация режима End ("В конец") быстрого перемещения, при котором последующее нажатие клавиш со стрелками перемещает курсор через пустые клетки к первой занятой или через занятые — к первой свободной клеткам.

Ctrl+стрелки — вызывают аналогичные перемещения курсора.

Ctrl+Page Up — переход на следующий лист в рабочей книге.

Ctrl+Page Down — переход на предыдущий лист рабочей книги.

Tab — перемещение к следующей клетке в выделенной области.

Shift+Tab — перемещение к предыдущей клетке выделенной области.

Ctrl+Backspace — быстрое возвращение к активной области/клетке.

Удобно для возврата назад в случае, если вы переместились в отдаленное место листа с помощью мыши и полос прокрутки и хотите быстро вернуться.

Scroll Lock — устанавливает режим, где действие навигационных клавиш влечет не перемещение курсора, а перемещение экрана.

Клавиши помощи

F1 — вызов справочной системы по работе в Excel (Помощника).

Shift+F1 — контекстно-зависимая (ориентированная на ситуацию) справка.

Клавиши редактирования

Enter — завершение ввода/редактирования клетки. Курсор перемещается к следующей нижней клетке.

Escape — отмена текущего ввода (возможна до нажатия клавиши Enter и, вообще, до того, как покинута редактируемая клетка).

Home — переход в начало строки.

End — переход в конец строки.

Ctrl+ и Ctrl + — — перемещение на одно слово влево/вправо.

F2 — переход в режим редактирования непосредственно в ячейке. Аналогичный эффект вызывает двойной щелчок в клетке.

F4 — в режиме ввода/редактирования формулы преобразует ссылку из относительной в абсолютную и наоборот.

Shift+Delete — копирование выделенного фрагмента данных в буфер обмена с изъятием его из таблицы.

Ctrl+Insert — копирование выделенного фрагмента в буфер без изъятия оригинала.

Shift+Insert — извлечение содержимого буфера в таблицу.

Alt+Enter — начать новый абзац в текущей ячейке (создать новую строку внутри клетки).

Ctrl+Delete — удалить символы от курсора до конца строки. Shift+стрелки — выделение фрагментов строки.

Прочие клавиши

Ctrl+Z — отмена последнего выполненного действия (откат).

Ctrl+ Y — отмена отмены последнего выполненного действия.

F4 — повтор последнего действия в режиме Готово. Клавиша является очень полезным средством, экономящим время и труд пользователя. После выполнения какой-нибудь сложной цепочки манипуляций с меню и вкладками F4 будет послушно повторять эти же операции в любом другом месте таблицы вплоть до выполнения некоторого другого действия, которое запоминается вместо предыдущего.

F9 — проводит вычисления клеточных выражений на всех рабочих листах во всех открытых рабочих книгах.

Shift+F9 — проводит вычисления только на активном листе. ctrl+F4 — закрывает активное окно.

Alt+F4 — закрывает Excel.

Ctrl+ — переключает экран в режим формульного отображения данных и наоборот.

Мышь является самым оперативным, а часто и самым удобным средством перемещения и управления данными.

При перемещении мыши перемещается и экранный курсор (указатель мыши), который меняет свою форму в зависимости от функций, которые ему доступны в данном месте. Из трех кнопок мыши пользователь может применять две крайние. Левая кнопка во многих случаях является аналогом клавиши Enter и фиксирует выбор объекта пользователем. Для запуска некоторых процессов иногда следует выполнить двойное нажатие этой кнопки. Правая кнопка мыши позволяет получить доступ к дополнительному контекстному меню («меню под правой кнопкой»). Его наполнение зависит от типа объекта, на котором находится курсор, и предоставляет очень быстрый доступ к большинству ожидаемых здесь функций.

Курсор показывает местоположение пользователя в интерфейсе системы. Вид курсора указывает на возможные действия. Ниже приведены основные образы курсора и доступные функции.

— курсор ввода данных (возникает в режиме ввода-редактирования, например, в строке формул),

— курсор выделения блоков таблицы,

— курсор копирования/перемещения блоков (возникает при сближении с границей блока),

+ — курсор копирования в соседние клетки (возникает при сближении с маркером копирования блока),

Какие именно средства управления следует применять, целиком зависит от удобства пользователя в конкретной ситуации и определяется его опытом и памятью. В любом случае ему всегда доступно главное горизонтальное меню Excel, где есть все.

При организации данных в Excel используются следующие понятия.

Книга — самая крупная единица данных в Excel, являющаяся синонимом файла Excel. Все такие файлы имеют расширение имени ХLS (конечно, если вы не хотите его изменить). Книге можно дать любое имя, допустимое в среде Windows. По умолчанию они получают имена Книга1.xls, Книга2.xls и т.д. (расширение имени указывать необязательно). Число книг ограничено только дисковым пространством компьютера. Книга содержит рабочие листы.

Рабочий лист (или просто лист) образует рабочее пространство пользователя. Листов в книге Excel может быть до 255 (по умолчанию три). Лист имеет 256 колонок и 65536 строк, т.е. самый большой адрес здесь — IV65536. Таким образом, всего на листе имеется 16 777 216 ячеек.

Листам можно давать произвольные имена длиной до 31-го символа, исключая знаки *: / ~? [ ]. По умолчанию они получают имена вида Лист1, Лист2 и т.д. Данные, находящиеся в разных листах (в том числе и в разных книгах), могут взаимодействовать друг с другом. Рабочие листы содержат поименованные строки и столбцы, на пересечении которых находятся обрабатываемые клетки (блоки клеток).

Строка. Строка адресуется номером строки, например 25. При необходимости обращения ко всем элементам строки используется обозначение вида 25:25.

Столбец. Этот элемент адресуется обозначающей его буквой, например D. Для обращения ко всем клеткам столбца используется обозначение вида D:D.

Клетка является элементарной единицей данных в таблице. К клетке можно обратиться по ее адресу, который состоит из двух компонентов — буквенного номера колонки и цифрового номера строки, например D25 (клетка, находящаяся на пересечении столбца D и строки 25).

Блок (прямоугольная область клеток). Блок в таблице задается адресами левого верхнего и правого нижнего его углов, разделенными двоеточием, например D4:F20. Однако более удобным при вводе с клавиатуры является использование в качестве разделителя точки (например, D4.F20). Так получается быстрее, поскольку позволяет не искать клавишу Shift для ввода двоеточия, находящегося в верхнем регистре клавиатуры. После нажатия клавиши Enter точка автоматически превращается в двоеточие. Адресация клетки и блока описанным образом называется относительной.

Любой блок, в том числе и отдельная клетка, могут быть поименованы. Присвоение имени блоку часто упрощает дальнейшие действия по его обработке. Например, блоку А4:Е15 можно присвоить имя Товар. Дальше уже можно обращаться к блоку по имени, не думая о том, где он располагается. Одним из способов присвоения имени блоку является ввод его имени в поле имени в строке формул. Для этого нужный блок следует предварительно выделить.

Поскольку в Excel допускается ссылки на области клеток, размещающиеся не только в текущем рабочем листе, но и в других листах и других книгах-файлах, может оказаться, что к блоку придется обратиться, используя его полное имя. Оно может содержать имя диска, название директории (папки), имя книги, имя листа и, наконец, адрес блока. Например, выражение С:(SKLAD([tovar.хlв]Накладные! A6:С8 обеспечивает доступ к блоку А6:С8 на листе Накладные в файле tovar.xls, находящемся на диске С: в директории SKLAD

С:(SKLAD \ [tovar.xls] Накладные! A6:С8

Дата добавления: 2014-01-05