Инвентаризация и ее место в первичном учете

Хранение документов

По истечении года все документы из бухгалтерии передаются в общий архив организации. Время прохождения их в архиве определено статьей 17 Закона РФ «О бухгалтерском учете» и другими документами. Сроки хранения: Главной книги – 5 лет, первичных документов – 3 года, лицевые счета, платежные ведомости – 75 лет.

Перед сдачей документов на хранение в архив их следует сгруппировать по каждому отчетному периоду, по однородности совершенных хозяйственных операций, затем сложить в папки и переплести.

Изъятие документов из архива может иметь место только на основании постановлений органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судов, налоговой инспекции, полиции. Изъятие копий документов производится в присутствии должностных лиц. Персональная ответственность за соблюдением условий и порядка хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности лежит на руководителе предприятия (организации).

Достоверность учетной информации обеспечивается проведением инвентаризации. Технически, она представляет собой периодическую опись имущества и обязательств организации на определенную дату с занесением ее результатов в отдельные инвентарные ведомости (описи).

Инвентаризация – представляет собой способ контроля за сохранностью средств предприятия и правильностью отражения их в бухгалтерском учете. Инвентаризация – способ проверки соответствия фактического наличия средств данным бухгалтерского учета. Она позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены документально и отражены в бухгалтерском учете, а также внести необходимые исправления и уточнения.

Инвентаризация является одним из основных элементов метода бухгалтерского учета, а также методическим приемом фактического контроля при проведении ревизии, аудита и др.

Сущность инвентаризации состоит в том, что наличие тех или иных объектов устанавливается с помощью их визуального изучения путем осмотра, обмера, взвешивания и пересчета. При инвентаризации данные наличия хозяйственных средств фиксируются в инвентаризационных описях и в сличительных ведомостях сводятся с данными бухгалтерского учета с целью установления (выявления) недостач или излишков средств. Инвентаризации подвергаются также дебиторские и кредиторские задолженности организации с целью установления их достоверности. При помощи инвентаризации устанавливают состояние и правильность оценки имущества в бухгалтерском учете и отчетности.

Термин «инвентаризация» происходит от латинского слова «инвентарь» (лат. inventarium - роспись, опись) и означает опись имущества (вещественных ценностей и расчетов). Однако в настоящее время в организациях возникли другие новые объекты бухгалтерского учета, которые не имеют натурально-вещественной формы, но подлежат также инвентаризации. К ним относятся нематериальные активы. Поэтому инвентаризация в современных условиях имеет иной смысл, так как инвентаризации подвергаются не только вещественные ценности и расчеты, но и такие новые объекты бухгалтерского учета как: нематериальные активы, ценные бумаги, финансовые вложения в паи, займы, уставные капиталы других организаций и др.

В зависимости от различных признаков и причин, по которым проводится инвентаризация, различают ее виды (рисунок 6.2).

Рисунок 6.2 – Классификация инвентаризаций

По отношению к плану проведения в соответствии с учетной политикой организации различают плановую и внеплановую инвентаризацию.

Плановая инвентаризация проводится в соответствии с планом контрольно-ревизионных работ органа внутрихозяйственного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству (например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации и т.д.).

Внеплановые инвентаризации (проведение которых не предусмотрено в учетной политике и плане контрольно-ревизионных работ, а также их проведение не носит обязательный характер) проводятся внешними аудиторами при проведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации при выявлении фактов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций и др.

По объему совокупности объектов учета выделяют сплошную и выборочную инвентаризацию.

Сплошной считается инвентаризация, в ходе которой подвергаются осмотру, пересчету и т.д., в натуре все объекты данного вида. Сплошной инвентаризации подвергается денежная наличность в кассе, наличие ценных бумаг, денежных документов, отдельных материально-производственных ценностей.

Выборочной является инвентаризация, в ходе которой подвергается осмотру, пересчету, взвешиванию части объектов данного вида. Выборочные инвентаризации используют при осмотре объектов фактически выполненных работ для выявления их реальности, для установления сохранности отдельных товарно-материальных ценностей. Выборочные инвентаризации снижают трудоемкость контрольных работ и позволяют сократить время проведения этих работ. Однако они не гарантируют безусловной объективности результатов проверки в натуре, а в случае причинения материального ущерба выборочные инвентаризации не позволяют определить полностью размер ущерба. В этих условиях необходимо проводить сплошную инвентаризацию.

В зависимости от полноты охвата имущества и обязательства организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация – это проверка в натуре всего имущества организации и ее обязательств на определенную дату. Полная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации экономического субъекта и т.д.

Частичной инвентаризацией является каждая отдельная проверка в натуре объектов определенных видов. Например, инвентаризация материалов на складе, инвентаризация денежных средств в кассе и др.

По содержанию различают инвентаризацию ресурсов и инвентаризацию процессов.

Инвентаризация ресурсов означает проверку в натуре имущества организации.

Инвентаризация процессов означает проверку в натуре отдельных моментов процессов кругооборота средств организации. Например, в процессе производства в натуре могут быть проверены выполненные работы, отдельные затраты на материалы и т.д. В процессе реализации могут быть осмотрены в натуре расчетно-финансовые операции, а в процессе снабжения – расчетно-заготовительные операции.

Основными целями инвентаризации являются:

· выявление фактического наличия имущества;

· обеспечение достоверности показателей бухгалтерского учета;

· сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

· проверка полноты отражения в учете обязательств.

Количество, порядок и сроки проведения инвентаризаций определяет руководитель организации, кроме тех случаев, когда ее проведение обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

· при смене материально-ответственных лиц;

· при передаче имущества в аренду, продаже, выкупе, а также случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

· при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи имущества;

· в случае стихийных бедствий, пожара, наводнения, землетрясения, аварии или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· при ликвидации (реорганизации) предприятия и другие.

Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств. Инвентаризация имущества осуществляется по каждому его наименованию и в разрезе материально-ответственных лиц.

Вся работа по проведению инвентаризации возлагается на ревизионную комиссию, рабочие или постоянно действующие комиссии.

Состав инвентаризационной комиссии утверждает руководитель предприятия с включением в него представителей администрации, бухгалтерии и других специалистов (технологов, экономистов), могут привлекаться и работники службы внутреннего аудита.

Суть работы инвентаризационной комиссии - сравнение фактического наличия ценностей в натуре с данными бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации отражаются в сличительной ведомости, также в ней отражается порядок регулирования инвентаризационных разниц.

За правильное документальное оформление инвентаризации несет ответственность главный (старший) бухгалтер. Поэтому до начала инвентаризации необходима тщательная предварительная подготовительная работа.

· Инвентаризационная комиссия составляет календарный план проведения инвентаризации и распределяет работу между отдельными промежуточными группами (бригадами) комиссии.

· Каждая промежуточная группа (бригада) в зависимости от объекта проверки разрабатывает подробную программу проведения инвентаризации конкретных объектов и распределяет работу между членами труппы (бригады). В каждой группе назначается (выбирается) старший (бригадир), а для инвентаризационной комиссии в целом из ее членов избирается председатель комиссии.

· Руководитель организации и главный (старший) бухгалтер проводят инструктаж членам комиссии о целях, задачах и порядке проведения инвентаризации.

· Бухгалтерия организации подготавливает все необходимые бланки документов для проведения инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, промежуточные акты и т.п.).

· К началу инвентаризации все записи и остатки по счетам в регистрах аналитического и синтетического учета должны быть тщательно выверены, а все данные документов записаны в регистры.

Проверка материально-производственных ценностей, денежных средств и внеоборотных активов производится по месту их хранения обязательно в присутствии лиц, на ответственности которых находятся проверяемые ценности.

Выявленные и пересчитанные ценности записываются в инвентаризационные описи. Инвентаризационные описи составляются строго по местам проведения инвентаризации и материально-ответственным лицам на каждый вид ценностей.

На ценности, не принадлежащие организации, составляются отдельные описи.

Все инвентаризационные описи составляют в двух экземплярах, по одному из них передают материально-ответственным лицам. После снятия фактических остатков ценностей и записи их в инвентаризационную опись инвентаризационная комиссия совместно с бухгалтерией проставляют в описи остатки ценностей по данным регистров бухгалтерского учета и выводят излишки и недостачи.

Все описи подписываются руководителем организации (если он является председателем комиссии) или председателем инвентаризационной комиссии и членами комиссии, а также соответствующими материально ответственными лицами.

Излишки товарно-материальных ценностей приходуются с отнесением их на счет 91 «Прочие доходы».

Недостачи товарно-материальных ценностейв пределах норм естественной убыли рассматриваются как текущие затраты и списываются на издержки производства и обращения.

Недостающие и испорченные товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли относятся в счет виновных лиц при подтверждении их вины. Если вина не установлена, то убытки от недостачи имущества списываются на счет 91 «Прочие расходы».

Результаты инвентаризации отражаются в текущем учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

Результаты годовой инвентаризации подлежат отражению в годовом бухгалтерском отчете.

Для отражения в учете результатов инвентаризации в плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», который предназначен для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи.

По дебету 94 отражаются фактическая себестоимость по недостающим или полностью испорченным ценностям, остаточная стоимость по недостающим или полностью испорченным основным средствам и сумма потерь – по частично испорченным ценностям.

По кредиту 94 отражается списание недостач и порчи ценностей в пределах норм естественной убыли и сверх норм естественной убыли.

Убытки от стихийных бедствий относятся на счет 99 «Прибыли и убытки» как убытки отчетного года.

Дата добавления: 2014-01-05