Методы восприятия информации на начальной стадии

Методы восприятия информации, применяемые на начальном этапе, включают выслушивание и наблюдение, что непосредс­твенно связано с восприимчивостью и уподоблением.

Их могут посчитать "пассивной" деятельностью, но это будет совершенно неправильно, так как на этом критическом этапе требуется полная концентрация внимания. Большинство людей могут усвоить в четыре раза больше информации, чем это можно выразить словами, поэтому всегда есть опасность отвлечься.

Меры, помогающие собрать информацию, включают:

просьбу разрешить записывать важные факты (в особенности цифры);

Формирование доводов на среднем этапе. На среднем этапе процесса общения большая часть времени отводится на по­строение доводов, объясняющих предполагаемые изменения, и на подготовку необходимых документов и материалов. Времени на это обычно не хватает, очень редко его слишком много; неисполь­зуемый материал всегда отбрасывается.

Подготовка включает разработку структуры для представления заключений и предложений независимо от того, будет ли оно но­сить официальный или неофициальный характер. Нет гарантии, что доклад услышат полностью, поэтому надо подготовить резюме для раздачи в начале, во время и по завершении доклада, с тем чтобы те, кто уйдет раньше или придет с опозданием (а это могут быть влиятельные для фирмы люди), имели представление о всем диапазоне ваших доводов.

Материал может быть представлен в форме заметок, на карточ­ках и т.д., но в любом случае должен быть доступен. Если время и условия позволяют, рекомендуется использовать аудиовизуаль­ные средства. Если заранее прорепетировать, лучше получится, поэтому следует всегда использовать любую возможность, чтобы потренироваться до встречи с критически настроенной аудито­рией.

Представление: конечный этап. Конечный этап этого про­цесса обычно знаменуется представлением консультантом резуль­татов. На этой стадии следует помнить следующие критические элементы:

свой доклад начните с краткого резюме того, что должно по­следовать;

при завершении отдельных разделов вашего сообщения жела­тельно снова возвращаться к общей схеме, например докладчик говорит: "Давайте посмотрим, где мы находимся на этом этапе'";

если ваш доклад представляет собой единое целое по своему содержанию и не имеет дискретных сегментов, попросите аудито­рию задавать вопросы только после его завершения или в уста­новленные промежутки; во многих случаях вы скорее всего отве­тите на них в процессе чтения доклада, и при этом не пострадают ни непрерывность чтения, ни время, отведенное регламентом;

если для этого нет веской причины, не начинайте с извинений: всегда есть шанс, что их не примут; уверенность и позитивный подход — главные личные качества, необходимые для вызова из­менений;

большинство людей имеют "образ" того, что они ожидают увидеть в консультанте, и он очень часто строится по аналогии с представлениями о враче, юристе, инженере и других професси­оналах; в целом от вас ждут опрятной, но "нейтральной" одежды и хорошо организованного в структурном отношении доклада; любые отклонения могут испортить впечатление;

работая над вопросами, отвечайте на них по одному;

Отчеты, написанные консультантами для клиентов, упомина­ются в различных главах этой книги в соответствии со связанными с ними поводами и целями. Цель приложения — обзор основных факторов написания и производства всех отчетов, используемых в консультировании. Основная стратегия должна делать этот процесс как можно легче. В этом случае его и читать нетрудно.

1. Отчеты в перспективе

В консультационной работе письменные сообщения дополняют разговоры, но в некоторых особых случаях отчет может стать главным каналом общения. Помимо передачи информации, отче­ты клиентам имеют и другие важные функции. Своим качеством и манерой изложения они усиливают воздействие консультанта на клиента во время выполнения задания. Они также влияют и на общую репутацию консультанта. Когда личные контакты ограни­чены (например, если клиент получает от нескольких консуль­тантов письменные отчеты по обзорному исследованию и на их основании выбирает одного), убеждающая сила отчета может оказаться жизненно важной.

Консультанты взяли за правило в отчетах не повторять ин­формацию, полученную от клиента или хорошо ему известную, за исключением непосредственно аргументирующей сделанные предложения. Суть информации — новизна. Таким образом, ин­формационное содержание отчета должно касаться: фактов, обна­руженных впервые консультантом; недавно выявленной важности известных фактов; недавно выявленных связей между известными эффектами и ранее неизвестными причинами; решений проблем и их аргументирования.

Для самопроверки консультант должен сам себе ответить на вопрос, насколько необходим отчет, который он собирается напи­сать, и какова его цель. При этом он задает себе вопросы типа: почему необходим это!¹ отчет; чего мы достигнем с его помощью; есть ли какой-нибудь более оптимальный путь достижения этой цели; своевременно ли это сейчас?

Неплохо составить введение, начинающееся с фразы: "Цель настоящего отчета..." Если возникнут какие-либо затруднения с окончанием этой фразы, стоит усомниться в необходимости напи­сания этого отчета. Когда был написан последний отчет — не важно, если выполнение задания продвигается удовлетвори­тельно, а клиент знает об этом.

2. Структурирование отчета

Содержание отчета следует расположить в последовательнос­ти, наилучшей для его цели и природы и желаемой реакции. Это может оказаться трудным делом. Хотя автор надеется, что читатель начнет читать с начала и прочтет до конца, гарантировать это невозможно. Это — одна из опасностей письменного сообщения. Убеждение требует тщательно построенного изложения с обосно­ванной последовательностью материала, а читатель может про­читать все это в другом порядке.

Решением этой проблемы может быть написание хорошо по­строенного резюме в начале отчета. Многие занятые руководящие работники обязательно его прочтут, чтобы иметь общее представ­ление о структуре отчета, даже если не станут читать все главы.

Очень важно снабдить отчет содержанием (за исключением очень коротких отчетов); жаль, что часто оно отсутствует.

Лучшее место для содержания — начало отчета, т.е. до вве­дения, предисловия, резюме или какого-либо другого раздела. В некоторых странах содержание приводится в самом конце.

Весь отчет должен быть тщательно распланирован. Он будет содержать определенные главные идеи и темы, некоторые из ко­торых будут иметь свои подразделы. Может быть, полезно напи­сать заголовки и темы на отдельных листках или карточках. Затем их можно рассортировать в оптимальной последовательности, чтобы решить, какой будет схема составляемого документа.

Дата добавления: 2014-01-06