Тема 5 Организация службы бухгалтерского дела

Лекция 15 Особенности построения учетного процесса, как основы формирования структуры службы бухгалтерского дела

Вопросы к рассмотрению:

1. Основные элементы и принципы построения учета на предприятии.

2. Формирование бухгалтерского учета на предприятии.

3.Организация бухгалтерской службы на предприятии.

1. Под рациональной организацией бухгалтерского учета следует пони­мать систему элементов и средств наиболее оптимального построения учет­ного процесса с целью получения достоверной, своевременной и умест­ной (полезной) для управления информации о деятельности организации и осуществления контроля за эффективностью использования производствен­ных ресурсов.

Основными элементами и средствами системы организации бухгал­терского учета являются: рабочий план счетов бухгалтерского учета; реги­стры бухгалтерского учета; первичные учетные документы; внутренняя бухгалтерская отчетность; документооборот; использование средств ме­ханизации и автоматизации учета; построение учетного аппарата и опре­деление выполняемых им функций.

Учетный процесс включает взаимосвязанные этапы системы бухгал­терского учета:

—текущее наблюдение, измерение и регистрация фактов хозяйствен­ной деятельности;

—систематизация и группировка учетной информации и обеспече­ние контроля за движением имущества организации и ее обязательств пу­тем отражения операций на счетах бухгалтерского учета;

— обобщение информации об имуществе организации, ее обяза­тельствах и хозяйственных операциях путем составления бухгалтерской от­четности и представления этой отчетности внутренним и внешним пользо­вателям информации с целью принятия решений.

Для построения учетного процесса как единой информационной систе­мы необходимо основываться на следующих организационных принципах:

— государственное регулирование общих принципов и правил орга­низации, методики и техники бухгалтерского учета;

— в учетной политике сочетание государственного регулирования при выборе организационно-технических аспектов реализации методоло­гии бухгалтерского учета с отраслевыми, технологическими и другими осо­бенностями организации;

— организация вопросов совершенствования бухгалтерского учета, повышения квалификации и НОТ работников бухгалтерского аппарата, и на этой основе постоянное повышение роли бухгалтерского учета в эф­фективности функционирования информационной системы организации;

— совершенствование форм и методов представления информации с целью контроля и анализа в управлении эффективностью процессами воспроизводства;

— применение экономических методов управления и обеспечения оптимизации построения учетного аппарата, динамичности организации и аналитичности получения информации бухгалтерского учета.

2. Организация для осуществления постановки бухгалтерского учета, ру­ководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации и органов, которым федеральными законами предоставлено право регулиро­вания бухгалтерского учета, самостоятельно формирует свою учетную по­литику, исходя из своей структуры, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в орга­низации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных опе­раций несет руководитель организации.

Руководитель организации может в зависимости от объема учетной
работы:

а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

б) ввести в штат должность бухгалтера;

в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета цен­трализованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгал­теру-специалисту;

г) вести бухгалтерский учет лично.

Случаи, предусмотренные в подпунктах «б», «в» и «г», рекомендует­ся применять в организациях, относящихся по законодательству Россий­ской Федерации к субъектам малого предпринимательства.

Таким образом, для организаций, не относящихся к малым, выбор практически отсутствует. Это отнюдь не означает, что отсутствует право выбора, но реально вряд ли возможно вести учет силами одного человека (руководителя или бухгалтера) на более или менее крупных предприятиях.

Разумеется, говоря об организационной структуре бухгалтерской служ­бы, речь может идти только о случае, предусмотренном подпунктом «а» ст. 6 Закона о бухгалтерском учете, — когда в организации создается специ­ализированное структурное подразделение.

Количество работников бухгалтерии и число рабочих мест определя­ются масштабом организации, количеством одновременно осуществляе­мых видов предпринимательской деятельности и объемом бухгалтерской информации по каждому направлению.

В организации, осуществляющей предпринимательскую деятельность по выпуску продукции, выполнению работ или оказанию услуг или зани­мающейся торговой деятельностью, бухгалтерской службой, как минимум, должны выполняться следующие операции:

— кассовые;

— расчеты с работниками по оплате труда;

— материально-производственных запасов;

— расчеты с поставщиками и подрядчиками;

— расчеты с покупателями и заказчиками;

— расчеты с бюджетом по налогам и сборам;

— учет производственных затрат или издержек обращения (в торго­вых организациях).

В случае, когда объем работ на перечисленных участках является зна­чительным, вместо одного рабочего места создается группа, в которой заняты от двух и более работников.

3. Основными предпосылками рациональной организации бухгалтерс­кого учета являются: изучение организации, законоположений и инструк­ций и других регламентирующих документов по учету и отчетности; уста­новление наиболее рациональных взаимоотношений производственных участков организации с ее бухгалтерией; определение характера и объема бухгалтерской информации; рациональное распределение труда между работниками учетного аппарата.

При изучении специфики функционирования организации не­обходимо установить ее организационно-правовую форму, организа­ционную структуру и структуру управления, определить наличие раз­личных видов производств (основных, вспомогательных и др.) и видов хозяйственной деятельности, а также наличие структурных подразде­лений, филиалов, представительств и их территориальное расположе­ние. Изучению подлежат также организационно-технологические осо­бенности и системы методов управления видами деятельности орга­низации. Все эти аспекты оказывают существенное влияние на орга­низацию и построение учетного процесса, в частности на выбор ра­бочего плана счетов, других организационных, методических и техни­ческих аспектов бухгалтерского учета при разработке и принятии учет­ной политики организации.

Например, знание организационной структуры, структуры вспомо­гательных, основных и обслуживающих производств предопределяет воз­можность правильного документооборота, рациональной расстановки учетных работников и распределения между ними объемов учетных ра­бот. Знание технологии и организации производства позволяет правильно организовать учет затрат и выхода продукции, в практической деятельнос­ти использовать наиболее прогрессивные методы производственного и системы управленческого учета затрат на производство и т.д.

При организации учета важным условием является знание работни­ками бухгалтерской службы законодательных актов и инструктив­ных материалов, регламентирующих бухгалтерский учет и отчетность в Российской Федерации. Без знания общеустановленных правил и принци­пов (вариантов) организации, методики и техники ведения бухгалтерского учета нельзя рационально организовать работу счетного аппарата и пра­вильно отражать хозяйственные операции.

При организации бухгалтерского учета необходимо установить наи­более рациональное взаимоотношение производственных подразделе­ний (бригад, цехов и т.п.) с бухгалтерией. Эти взаимоотношения должны обеспечить получение необходимой информации для контроля за ходом процессов воспроизводства и управления хозяйственной деятельностью организации и ее сегментов.

Для определения объема и характера бухгалтерской информации не­обходимо установление направлений и характера учетных работ путем оп­ределения штата аппарата бухгалтерии и распределения работ между от­дельными работниками бухгалтерии.

Рациональное распределение труда между работниками учетно­го аппарата означает составление перечня всех учетных операций, подле­жащих выполнению за месяц, и установление нормы времени выполнения каждой операции работниками бухгалтерии. Для этого разрабатывают план организации бухгалтерского учета. План организации бухгалтерского уче­та включает: план документации и документооборота; план инвентариза­ции; рабочий план счетов и проект их корреспонденции; план отчетности; план технического оформления учета; план организации труда и повыше­ния квалификации работников бухгалтерии; план проверок и ревизии; орга­низация бухгалтерского архива.

В плане документации перечисляют документы, необходимые для организации учета хозяйственных операций и составляют расчет потреб­ности в бланках. Определяют в плане также перечень документов, формы которых разрабатываются самостоятельно. Далее разрабатывается график документооборота.

В плане инвентаризации определяют порядок, сроки и количество проведения инвентаризации отдельных видов имущества, обязательств и отдельных процессов хозяйственной деятельности организации.

В плане отчетности определяют калькуляционный период и период

определения финансовых результатов, а также формы внутренней и внеш­ней отчетности, сроки их составления и представления.

В плане технического оформления учета определяют форму бух­галтерского учета, которая будет применена в данной организации. Здесь дают подробную характеристику данной формы учета и приводят после­довательность выполнения всех процедур бухгалтерского учета при ис­пользовании выбранной его формы.

В плане организации труда и повышения квалификации работни­ков бухгалтерии определяют штат работников и структуру бухгалтерии, дают должностную характеристику каждому работнику, намечают мероприятия по повышению их квалификации, составляют график учетных работ и посе­щения учебных занятий, семинаров, консультаций отдельных работников бух­галтерии, а также других работников, ответственных за представление ин­формации.

В плане (проекте) корреспонденции счетов рабочего плана счетов определяют проект корреспонденции счетов бухгалтерского учета по пред­полагаемым хозяйственным операциям.

Рациональность организации бухгалтерского учета в значительной степени зависит от правильности определения структуры бухгалтерии и бухгалтерского аппарата. Бухгалтерия является самостоятельной структур­ной единицей организации.

Количественный состав бухгалтерии зависит от размеров организа­ции, от видов деятельности и их отраслевой принадлежности, от организа­ции и технологии производства, от наличия структурных подразделений и их территориального расположения, от квалификации работников учета и автоматизации учетных работ и др.

Структура аппарата бухгалтерии и самой бухгалтерии зависит от осо­бенностей каждой организации. В современных условиях сложились три ос­новных типа организации структуры бухгалтерии: линейная (иерархическая), по вертикали (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).

При линейной организации все работники бухгалтерии подчиняют­ся непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии при­меняется на небольших организациях

При организации аппарата бухгалтерии по вертикали создаются про­межуточные звенья управления (отделы), возглавляемые старшими бухгал­терами. Работники бухгалтерии подчиняются непосредственно старшим бухгалтерам соответствующих отделов (звеньев управления). Данная модель струк­туры бухгалтерии применяется в средних и крупных организациях.

В бухгалтерии средних и крупных организаций могут создаваться отделы:

— расчетный — осуществляет учет расчетов с персоналом по опла­те труда, расчетов с органами социального страхования, поставщиками, покупателями и заказчиками и др.;

— материальный — ведет учет поступления и расходования матери­ально-производственных запасов;

— учет готовой продукции — ведет учет готовой продукции на складах и ее реализации;

— производства и калькуляции себестоимости — ведет учет затрат
и выпуск продукции, калькулирует себестоимость продукции, составляет
отчетность о затратах и выпуске продукции;

— общий отдел —осуществляет остальные операции и Главную книгу, составляет бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации.

В крупных организациях, кроме перечисленных, могут открывать от­делы учета капитальных вложений, учета основных средств и др.

При функциональной (комбинированной) организации структуры бух­галтерии ее специальные структурные подразделения (по центрам ответ­ственности и другим организационным структурам) выполняют замкну­тый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руко­водителем подразделений бухгалтерий в пределах установленной компе­тенции. Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в крупных орга­низациях и в организациях, в которых созданы центры ответственности на базе организации внутрихозяйственной кооперации, аренды и т.д.

При использовании любого типа организации структуры бухгалтерии только хорошо наложенные взаимоотношения с другими службами и под­разделениями организации дают возможность получать необходимую ин­формацию для управления и обеспечения контроля за хозяйственно-фи­нансовой деятельностью организации.

Лекция 16Организационная структура бухгалтерской службы в организации

Вопросы к рассмотрению:

1. Структура бухгалтерской службы

2. Функции бухгалтерской службы.

Структуру бухгалтерской службы можно представить в виде следую­щей схемы.

Если организация осуществляет валютные операции, целесообразно организовать отдельное рабочее место (или группу), бухгалтер, который будет заниматься исключительно этими операциями. При этом следует иметь в виду, что для проведения с наличной валютой обособленная касса создаваться не может — все операции с наличными деньгами (независимо от валюты расчетов) должны производиться в одной кассе.

В некоторых крупных организациях (например, в торговых холдин­гах) в штат бухгалтерии вводится должность бухгалтера-ревизора, который подчиняется непосредственно главному бухгалтеру. Если объем ревизион­ной работы значителен, то создается соответствующая группа. В этом слу­чае взаимодействие бухгалтеров-ревизоров с главным бухгалтером осуществ­ляется через руководителя группы.

Группа для формирования отчетности (включая статистическую и налоговую), как правило, не создается, так как практически не может рабо­тать постоянно, а только в периоды подготовки годовой и промежуточной отчетности. В крупных организациях практикуется разработка и утвержде­ние внутреннего распорядительного документа, в котором определяются

объем работ по подготовке отчетных данных, сроки выполнения работ и ответственный за выполнение по каждому рабочему месту или группе бухгалтерских работников.

При необходимости (большом объеме работ) в штат бухгалтерии мо­жет вводиться должность заместителя главного бухгалтера, через которого осуществляется взаимодействие главного бухгалтера с работниками и груп­пами. Непосредственное руководство кассиром и бухгалтером-ревизором заместитель главного бухгалтера может осуществлять только в периоды отсутствия главного бухгалтера (т. е. в момент официального исполнения обязанности главного бухгалтера, когда он несет ответственность за приня­тые решения в соответствии с действующим законодательством).

2. Функции, выполняемые бухгалтерскими службами, прямо вытекают из задач бухгалтерского учета, определенных Законом «О бухгалтерском учете». Исходя из этих задач, можно выделить следующие основные функ­ции бухгалтерской службы организации:

— ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями дей­ствующего законодательства Российской Федерации и других норматив­ных правовых актов в целях формирования полной и достоверной инфор­мации о деятельности организации и ее имущественном положении, необ­ходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности;

— организация документооборота и обмена данными бухгалтерского учета и

— бухгалтерской отчетности с целью обеспечения информацией, не­обходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетно­сти для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их це­лесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, ис­пользованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответ­ствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами; для осуществ­ления предварительного контроля за соответствием заключаемых догово­ров действующему законодательству, последующего контроля за правиль­ностью оформления хозяйственных операций и первичных бухгалтерских документов с целью предотвращения отрицательных результатов хозяй­ственной деятельности организации;

— оперативный и систематический анализ данных, бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности с целью выявления внутрихозяйствен­ных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Кроме того, в обязанности бухгалтерских служб входит:

— контроль за правильным и экономным расходованием денежных средств, материальных и трудовых ресурсов;

— обеспечение сохранности денежных средств в процессе их полу­чения, хранения и использования;

- контроль за сохранностью материальных ценностей в местах хра­нения и эксплуатации;

— формирование рациональной схемы документооборота со структур­ными подразделениями организации, выделенными на обособленный баланс;

— начисление и выплата в установленные сроки оплаты труда ра­ботникам, проведение расчетов с работниками по иным основаниям;

— своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе осуществления предпринимательской деятельности;

— своевременное проведение расчетов с налоговыми органами;

— участие в проведении инвентаризации имущества и финансовых
обязательств, своевременное и правильное определение результатов ин­вентаризации и отражение их в учете;

— проведение инструктажа материально-ответственных лиц по воп­росам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении;

— широкое применение современных средств автоматизации при выполнении учетно-вычислительных работ;

— составление и представление в установленном порядке и в пре­дусмотренные сроки бухгалтерской и налоговой отчетности;

— ведение массива нормативных и других документов по вопросам учета и отчетности, относящихся к компетенции бухгалтерских служб;

— хранение документов (первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности и расчетов к ним и т. п. как на бумажных, так и на машинных носителях информации) в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Лекция 17 Организация внутреннего контроля в организации

Вопросы к рассмотрению:

1.Понятие и сущность внутреннего контроля в организации.

2.Типы внутреннего контроля организации.

1. Одним из важнейших элементов управления является внутренний конт­роль. Внутренний контроль обеспечивает возможность принятия эффективных управленческих решений, а также их исполнение. Эти стороны внутреннего контроля находятся в неразрывном единстве и динамическом взаимодействии в циклах управленческих процессов. К функциям внутреннего контроля часто относят оперативную, защитную, регулятивную, информативную, коммуника­тивную и превентивную. Последняя функция и современных условиях особен­но важна, так как предварительный контроль предупреждает нежелательные отклонения, защищает организацию от неблагоприятных последствий тех или иных действий. Например, оценка законности и целесообразности на стадии зарождения операций предотвращает действия, противоречащие требованиям нормативных документов и целям деятельности организации.

Чтобы глубже понять сущность системы контроля как важной управ­ленческой категории, раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить особенности различных ее составляющих, необхо­димо ее классифицировать в соответствии с различными признаками.

Важнейший классификационный аспект внутреннего контроля — фор­мальный. Выбор формы внутреннего контроля зависит от сложности органи­зационной структуры; правовой формы; видов и масштабов деятельнос­ти; целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности; отношения руководства организации к контролю. Одна из наиболее разви­тых форм внутреннего контроля — внутренний аудит.

Организация внутреннего контроля в форме внутреннего аудита присуща крупным и некоторым средним организациям, для которых характерны:

— усложненная оргструктура (дивизиональная, матричная или конгломератная структура организации);

— многочисленность филиалов, дочерних компаний;

— разнообразие видов деятельности и возможность их коопериро­вания;

— стремление органов управления получать достаточно объектив­ную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.

Кроме задач чисто контрольного характера внутренние аудиторы могут выполнять экономическую диагностику, разрабатывать финансовую страте­гию, вести маркетинговые исследования, управленческое консультирование. К институтам внутреннего аудита относят и ревизионные комиссии (ревизо­ров), деятельность которых регламентировала действующим законодательством. Этот институт в основном распространен в акционерных обществах, обще­ствах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах

2. Большое значение имеет также классификация по типам внутреннего контроля. Известны следующие типы внутреннего контроля: неавтоматизиро­ванный; не полностью автоматизированный, полностью автоматизированный.

Неавтоматизированный внутренний контроль осуществляется непосредственно его субъектами без применения автоматических средств. Не полностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется его субъектами с применением автоматических средств регистрации, об­работки, измерения и т.п. (например, контроль качества работы про­изводственного оборудования с помощью технологии штрихового кодиро­вания обрабатываемых узлов и деталей). Полностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется целиком в автоматическом режиме под управлением субъектов внутреннего контроля.

Примерами полностью автоматизированного внутреннего контроля могут служить:

— автоматическое обнаружение и исправление ошибки прикладной компьютерной программой;

— работа программ, обеспечивающих выделение или перечисле­ние тех пунктов, которые не соответствуют установленным критериям (на­пример, если сумма по счетам на закупку находится вне установленных пределов);

— работа антивирусных программ,

— программные проверки типа подсчета общих сумм для контроля правильности расчетов (например, согласование суммы счетов на закуп­ки с общей суммой счетов, рассчитанной в результате другой операции);

— программные проверки на соответствие данных и выдача инфор­мации по отсутствию соответствия (например, сравнение неоплаченных счетов-фактур на закупку с файлами записей по полученным товарам, производимое программой перед оплатой счета продавца);

— работа контрольных модулей корпоративных систем (например, модулей системы «Галактика», решающих задачи контроля себестоимости продукции, контроля исполнения бюджета и др.);

— самодиагностика программных средств.

Лекция 18 Классификация внутреннего контроля

Внутренний контроль целесообразно классифицировать и по значимос­ти субъектов внутреннего контроля с точки зрения их участия в общей дея­тельности по внутреннему контролю в организации. В этом аспекте всех субъектов внутреннего контроля целесообразно распределить по следующим уровням. Субъекты внутреннего контроля первого уровня - это участники (соб­ственники) организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов, в том числе внешних ауди­торов). В обязанности субъектов внутреннего контроля второго уровня непосредственно не входит контроль, но в силу производственной необхо­димости они выполняют и контрольные функции (рабочий, контролирую­щий качество работы оборудования). Субъекты внутреннего контроля тре­тьего уровня выполняют контрольные функции для реализации служеб­ных обязанностей (функций), которые за ними закреплены непосредствен­но (работники планово-диспетчерского, планово-экономического отделов, отдела кадров). В обязанности субъектов внутреннего контроля четверто­го уровня входят контрольные и другие функции (административно-управ­ленческий персонал: персонал, обслуживающий компьютерные системы; сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физичес­кой безопасности). В функциональные обязанности субъектов внутренне­го контроля пятого уровня входит только осуществление контроля (сотруд­ники отдела внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, отделов входного и технического контроля и т. п.).

Иные важные классификационные признаки внутреннего контроля представлены в таблице

Классификация внутреннего контроля

Признак классификации	Элементы класса внутреннего контроля
Методические приемы контроля	1. Общенаучные методические приемы контроля (анализ, синтез, индукция, дедукция, редукция, аналогия, моделирование, абстрагирование, эксперимент и др.)
	2. Собственные эмпирические методические приемы контроля (инвентаризация, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счета, метод сопоставления однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическая проверка, письменный и устные опросы и др.)
	3. Специфические приемы смежных экономических наук (приемы экономического анализа, экономико-математические методы, методы теории вероятностей и математической статистики)
Стадии проведения контроля	Предварительный контроль Промежуточный контроль Конечный контроль
Временная направленность контроля	Стратегический контроль Тактический контроль Оперативный контроль
Источники данных контроля	Документальный контроль Фактический контроль Автоматизированный контроль
Характер контрольных мероприятий	Плановый контроль Внезапный контроль
Периодичность проведения	Систематический контроль Периодический контроль Эпизодический контроль
Полнота охвата объекта контроля	Сплошной контроль Не сплошной контроль
Время осуществления контрольных действий	Предварительный контроль Текущий контроль Последующий контроль

Организация системы внутреннего контроля в общем случае нахо­дится под воздействием следующих факторов:

— отношение руководства к внутреннему контролю;

— внешние условия функционирования организации, ее размеры, оргструктура, масштабы и виды деятельности;

— количество и региональная неоднородность месторасположения ее обособленных подразделений или дочерних компаний;

Дата добавления: 2014-01-06