Обеспечение сохранности документов

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения должны быть сохранены в организации:

▫ до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

▫ до сдачи дел на государственное хранение;

▫ до ликвидации организации.

• В течение всего установленного срока хранения организации должны обеспечивать не только учет документов, но и их физическую сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ.

При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел.

• Так, в архиве организации более целесообразно размещение дел не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению.

• Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них нумеруются слева направо от входа.

• Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т.е. постеллажно, сверху вниз.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц.

• Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, дополнительно укреплены и снабжены замками двери.

• От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами.

• Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами.

• Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и не жидкостные, например песок и брезент).

Архивы должны быть оборудованы специальными передвижными или стационарными стеллажами с шириной (расстоянием):

• полок не менее 25 см;

• проходов между стеллажами не менее 75 см;

• основных проходов до 120 см;

• между полками по высоте 35—40 см;

• торцов стеллажей от стен 45 см;

• от пола до нижней полки 20 см;

• в цокольных и полуподвальных этажах до 50 см.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в «бумагохранилищах», их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы.

• Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25—27°С, в тесно загроможденных углах и непроветриваемых шкафах.

• Поэтому в хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим.

• В России он установлен максимально в 18—20°С, с относительной влажностью воздуха 50—55%.

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения — вертикальный или горизонтальный.

• Не реже одного раза в 10 лет (для дел постоянного хранения — раз в пять лет, для конфиденциальных документов — ежегодно) следует проводить проверки наличия и состояния дел.

▫ Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.

• Итоги проверок оформляются актами, утверждаемыми руководителем организации.

• При проверке контролируется не только практическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах.

• По результатам проверок, утвержденных руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы

итоги проверки.

Дата добавления: 2014-01-06