Обработка исходящих документов

Обработка и отправка исходящих документов, так же как прием и обработка входящих, проводится централизованно или секретарем и состоит из следующих этапов:

· составление чернового документа;

· подготовка проекта документа;

· его согласование (визирование);

· удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);

· отправка документа адресату;

· подшивка копии-отпуска в дело.

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель проводит сбор и обработку необходимой информации, затем составляет черновой документ.

После необходимых консультаций и доработки черновика исполнитель оформляет проект документа, визирует и доводит до сведения всех заинтересованных лиц, которые его тоже визируют.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется «Гриф согласования».

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. Первая страница документа оформляется на бланке, последующие и копия-отпуск — на стандартных листах бумаги.

Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления, передается на подпись руководителю.

После подписания двух экземпляров проставляется дата подписания документа, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату.

При регистрации исходящих документов, как правило, самостоятельно регистрировать следует только инициативные документы, составленные в данной организации.

Индекс инициативного исходящего документа (письма, заключения, отчета и т. п.) строится так же, как и индекс входящего документа, то есть состоит из:

· индекса отдела, где подготовлен документ;

· номера дела по номенклатуре, куда будет подшита копия исходящего документа;

· порядкового номера документа по журналу регистрации или по картотеке.

Регистрация исходящих ответных документов отличается от регистрации инициативных документов. Факт отправки ответного документа фиксируется в РКК соответствующего входящего документа, на который дан ответ.

Первая часть регистрационного номера ответного документа должна быть такой же, как первая часть регистрационного номера входящего документа, на который дается ответ.

К первой части добавляется порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива исходящих документов.

Например, на входящем документе, требующем ответа, стоит номер (индекс) 05-17/180, на документе-ответе к первой паре цифр входящего номера добавляется порядковый регистрационный номер исходящий — 05-17/201.

Это объясняется тем, что входящий документ и ответ на него будут подшиты в одно дело, индекс которого по номенклатуре 05-17.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных карточках входящих документов. То есть при регистрации ответных документов на той карточке, на которой был зарегистрирован входящий документ, заполняется только графа «Отметка об исполнении».

На инициативное исходящее письмо заполняется своя карточка.

После регистрации исполнитель определяет необходимое количество экземпляров копий документа и передает документ на тиражирование, если адресатов несколько.

К документу, рассылаемому более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

На каждом документе проставляется только один адресат.

Первый экземпляр исходящего документа передается в экспедицию (в небольших организациях секретарю) для отправки.

Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления: наличие подписи, даты, заголовка, правильность адресования, наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

Документы, переданные для отправки, должны быть отправлены в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Второй экземпляр отправленного документа подшивается в дело.

Дата добавления: 2014-01-07