Вопрос 2. Контроль за сроками исполнения документов

Порядок прохождения внутренних документов

Внутренние документы на этапе их подготовки проходят этапы исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.

Работа с внутренними документами, так же как и с исходящими документами, начинается с составления и оформления проекта документа, то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления проекта документа.

Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юрисконсультом. В необходимых случаях проводится внешнее согласование. Затем документ направляют руководителю на подпись и на регистрацию.

При регистрации документу присваивают только порядковый номер в пределах каждой регистрируемой группы.

Дальнейшая работа с внутренними документами с этого момента проходит те же этапы, что и работа с входящими документами.

Внутренние документы, подлежащие исполнению, берут на контроль. Исполненные документы подшивают в дело, предусмотренное номенклатурой.

Преимущества карточной формы регистрации:

· карточки можно заполнять в нескольких экземплярах (для контрольной картотеки, структурных подразделений);

· можно группировать в картотеки по различным признакам (по корреспондентам, исполнителям, авторам, содержанию, хронологии и др.).

Наиболее рациональной формой регистрации документов является регистрация на компьютере. В этом случае на экран выводится форма карточки с аналогичными графами, и в нее заносятся сведения о документе. Данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

Преимущества автоматизированной регистрации:

- позволяет регистрировать документы сразу на нескольких рабочих местах

- эффективная справочно-поисковая система

- оперативный контроль сроков исполнения документов в автоматизированном режиме

Одна из функций управления — контроль исполнения порученного дела, задания.

В контроле выделяются два аспекта:

· контроль по существу решения вопроса;

· контроль сроков исполнения задания.

Контроль по существу решения вопроса — это оценка того, насколько правильно ведется работа, насколько полно и эффективно решен вопрос. Эту сторону контроля осуществляет руководитель (организации или отдела), специально уполномоченные лица или вышестоящая организация путем проверок, отчетов, ревизий и т. д.

Сроковый контроль — вид делопроизводственного обслуживания. Поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления.

Все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль. Контроль исполнения документов и устных поручений рекомендуется вести на карточках.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих документов — с даты их поступления.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения некоторых категорий документов определены действующим законодательством. Например, для исполнения обращений граждан установлен срок до одного месяца со дня поступления, а для обращений граждан, не требующих дополнительного изучения, — 15 дней.

Разработанный примерный перечень типовых сроков исполнения документов ис пользуется при составлении инструкции по делопроизводству организации.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций, обычно указаны индивидуальные сроки исполнения.

В распорядительных документах срок исполнения указывается по каждому пункту.

На документах, рассмотренных руководителем, индивидуальный срок исполнения пишется в резолюции.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Первый этап контроля исполнения имеет технический характер. Зарегистрировав документы, секретарь расставляет карточки по срокам исполнения. Устные поручения руководства записывают на регистрационную карточку в произвольной форме.

На документе, поставленном на контроль, в правом верхнем углу ставится отметка о контроле (реквизит 19) в виде буквы «К» или слова «Контроль». Цель— напоминание исполнителю о том, что документ контролируется.

Второй этап — проверка хода исполнения раз в 2-3 дня. Секретарь обязан вносить в карточку все существенные моменты хода исполнения документа: передача документа из одного отдела в другой, от исполнителя к исполнителю, изменение сроков исполнения.

Все перемещения документа должны идти только через секретаря.

Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого необходимо за три дня предупредить каждого исполнителя о том, что заканчивается срок исполнения документа.

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы и/или корреспонденту дан ответ по существу.

Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе-запросе и в контрольной карточке.

Третий этап — снятие документа или задания с контроля. Когда документ исполнен, проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

На обратной стороне карточки пишут «документ снят с контроля» и карточку переставляют в раздел исполненных документов.

Контроль исполнения исходящих документов ведется исполнителями, которые готовили эти документы и заинтересованы в получении ответа. В небольших организациях и эта работа поручается секретарю.

Секретарь должен связаться с организацией, в которую был отправлен документ, выяснить присвоенный документу входящий номер, исполнителя и ожидаемые сроки отправки ответа.

Если ответ вовремя не получен, секретарю надо уточнить, в каком состоянии подготовка ответного документа. Вся информация, полученная в результате переговоров, фиксируется в регистрационно-контрольной карточке, в графе «Контрольные отметки».

Дата добавления: 2014-01-07