Виды номенклатур

Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает типовой состав дел. Например, Сбербанк, организации системы МЧС России.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел. Например, разработанная Минобрнауки примерная номенклатура дел для вузов.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Например, номенклатура дел СПбУ ГПС МЧС России.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в организации в последнем квартале, так чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.

Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга и другие — это номенклатуры дел структурных подразделений, которые отражают документы этих подразделений.

Номенклатура дел структурного подразделения:

· составляется работниками этого подразделения;

· согласовывается со службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и с руководителем архива или лицом, ответственным за архив организации;

· подписывается руководителем этого структурного подразделения;

· направляется в службу ДОУ.

Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел. Объединяет эти номенклатуры дел в сводную служба ДОУ.

Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел:

· подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления;

· визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив;

· согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации;

· направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государственные архивы);

· утверждается руководителем организации.

Дата добавления: 2014-01-07