Вопрос 5. Порядок передачи документов в архив и уничтожение документов

Документы как источники информации не равноценны.

Одни содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах отражается работа конкретных организаций.

Особое значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.

Документы «по личному составу», которые содержат информацию о трудовой деятельности граждан, об их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а затем уничтожаются.

В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:

1. отбор ценных документов для вечного хранения, а также отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, — для длительного хранения (свыше 10 лет);

2. выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев (ГОСТ Р 51141-98).

В результате проведения экспертизы ценности:

· устанавливается комплекс документов постоянного хранения;

· производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;

· определяются уникальные и особо ценные дела;

· осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов; критерии происхождения документов, их содержание и внешние особенности.

К критериям происхождения относятся:

· роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы;

· значимость выполняемых ими функций;

· время и место образования документов.

Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.

К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.

Вторую группу составляют организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

Сдача дел в архив организации проводится не позднее, чем через год после окончания их делопроизводством.

Ответственный момент экспертизы — выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.

В делопроизводстве для каждого структурного подразделения организации составляют описи дел.

В организациях, где нет структурных подразделений, на все дела постоянного хранения, образовавшиеся в процессе деятельности, составляется единая опись.

Опись дел структурного подразделения:

· подписывается составителем с указанием его должности;

· рассматривается и одобряется экспертной комиссией;

· утверждается руководителем структурного подразделения.

На основании описей структурных подразделений в архиве организации составляются сводные описи отдельно на дела постоянного, долговременного хранения и на дела по личному составу.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В ходе подготовки к передаче дел из структурных подразделений в архив зав. архивом (ответственный за архив) проверяет качество их формирования и оформления, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

Прием каждого дела производится сотрудником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел; дата приема-передачи дел и подписи сотрудника архива и лица, передававшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование картотеки включается в сдаточную опись.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, после истечения сроков ведомственного хранения передаются на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация является источником комплектования (фондообразователь).

Передача документов постоянного хранения в государственный архив осуществляется в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива.

Дата добавления: 2014-01-07