Лекция 10

«РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ»

План:

1. Задачи и общие правила регистрации документов

2. Систематизация документов

3. Формирование дел

4. Подготовка документов к архивному хранению

1. Задачи и общие правила регистрации документов

Важнейшей составной частью делопроизводства является регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений о документах в специальной учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации.

Непременным условием рациональной организации учета документов является соблюдение принципа однократной регистрации. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, т.е. при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте. Централизация учета документов создает условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций, снижает затраты на оборудование, позволяет подготовить высококвалифицирован-ный делопроизводственный персонал.

Основным руководящим документом, определяющим работу делопроизводителя, является должностная инструкция.

В индивидуальную должностную инструкцию целесообразно включить следующие разделы: общая часть, функции, обязанности, права работника, взаимоотношения, ответственность работника, оценка работы. Формулировки инструкции должны быть четкими, исключающими возможность различных толкований.

В общей части излагаются: основная задача работника, порядок его назначения и освобождения от должности, профессиональные требования к нему (образование, стаж работы), непосредственная подчиненность, нормативные документы, которыми он обязан руководствоваться в своей работе.

В разделе «Функции» указывается закрепленный за работником участок работы и приводится перечень видов выполняемых им работ при осуществлении возложенных на него функций. Например, организация текущего хранения документов слагается из: подшивки документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, оформления обложек дел, организации хранения дел в шкафу, выдачи во временное пользование документов и дел и т.д.

В разделе «Обязанности» перечисляются: порядок, сроки, методы выполнения конкретных действий, поручений. Например, работник обязан подшивку документов в дела производить в день сдачи документа исполнителем.

Разделы «Функции» и «Обязанности» должны содержать как можно больше материала методического характера с указанием того, как выполняется та или иная операция.

В разделе «Права» перечисляются права работников для реализации порученных им функций. Например, в каком виде секретарь получает документ для перепечатки и в каких случаях может вернуть его для доработки.

В разделе «Взаимоотношения» указывается, от каких подразделений или конкретных работников и в какие сроки исполнитель получает информацию и документы и кому и в какой срок передает, с кем согласовывает и т.д.

Завершает должностную инструкцию раздел «Оценка работы». В нем даются критерии, позволяющие оценить, как работник выполняет свои функции. Основные критерии - качество работы и своевременность выполнения. Здесь же определяется ответственность работника за некачественное выполнение своих обязанностей.

Должностную инструкцию утверждает руководитель.

2. Систематизация документов

Для обеспечения правильного формирования и учета дел в организации должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем организации, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

q заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

q заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

q заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п. не допускаются.

Состав заголовка дела образуют следующие элементы:

q название вида (переписка или журнал) или разновидности документов (приказы, протоколы);

q название организации или ее структурного подразделения;

q адресат или корреспондент документа;

q краткое содержание документов дела;

q название территории, с которой связано содержание документов дела;

q даты, к которым относятся документы дела;

q указание на копийность документов дела.

Номенклатура дел организации должна составляться в последнем квартале предшествующего года на новый календарный год по установленной форме.

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

q номер структурного подразделения организации по классификатору подразделений или номер направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

q порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих ОРД, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, месте хранения подлинников. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.

3. Формирование дел

Формирование дел - это группировка, распределение документов в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

q номинальный признак - название разновидности документов (приказ, протоколы, указания и т.д.);

q предметно-вопросный - за основу берется содержание документа (например, «Документы по управлению»);

q авторский - предполагает группировку в дела документов одного автора;

q корреспондентский - в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса;

q географический - в случае объединения в одном деле документов нескольких корреспондентов;

q хронологический - группировка документов за какой-либо определенный период.

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

q документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

q копии отделять от подлинников;

q годовые планы и отчеты - от проектов;

q включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

4. Подготовка документов к архивному хранению

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводится ежегодно.

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию.

Полное оформление предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела, составление заверительной надписи дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела на авторские свидетельства и т.д.). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного хранения, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

На обложке дела постоянного, временного хранения указываются: наименование организации-учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск.

Дата добавления: 2014-01-07