ЛЕКЦИЯ 11. Все документы организации никогда не бывают нужны всем ее сотрудникам

«ДОКУМЕНТЫ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА»

Все документы организации никогда не бывают нужны всем ее сотрудникам. Исключением являются устав организации, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор администрации с сотрудниками. Остальные документы имеют ограниченный круг распространения среди тех сотрудников, которым они нужны для выполнения своих должностных обязанностей. Но в любой организации есть документы, утечка информации из которых нежелательна. Эти документы и сведения считаются конфиденциальными.

Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается в современном делопроизводстве необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации, составляющей интеллектуальную собственность организации.

Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно массовый носитель защищаемой информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе ее утечки (разглашения), обязательный объект защиты, т.е. конфиденциальна информация, а затем становятся конфиденциальными и документы, в которых эта информация зафиксирована.

Обеспечение конфиденциальности документной информации содержит три аспекта:

1) определение состава информации, которую целесообразно отнести к категории конфиденциальной;

2) определение круга сотрудников, которые должны иметь доступ к той или иной конфиденциальной информации и оформление с ними соответствующих взаимоотношений;

3) организация делопроизводства с конфиденциальными документами.

Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения (коммерческую тайну), в организации должен быть составлен «Перечень сведений, составляющих конфиденциальные сведения». Перечень вводится в действие приказом руководителя в виде приложения к нему. На основании перечня составляется список документов, подлежащих защите информации и имеющих соответствующий гриф ограничения доступа.

Сотрудники организации должны под расписку ознакомиться с этим приказом, самим перечнем и списком документов. Прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, они должны пройти инструктаж о сохранении конфиденциальной информации, быть предупреждены об ответственности за ее утечку. При этом могут налагаться ограничения на контакты с прессой и с другими лицами, не владеющими той или иной конфиденциальной информацией. С сотрудников может быть взята подписка с обязательством не разглашать секреты организации и в течение определенного времени после увольнения.

Делопроизводственная инструкция о работе с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, составляется с учетом специфики организации и утверждается ее руководителем. В качестве методической основы при этом целесообразно использовать утвержденное правительством в 1994 году «Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» или более раннюю, 1973 года, инструкцию о порядке учета, обращения и хранения конфиденциальных документов и дел.

Инструкция должна начинаться с уточнения о том, кто и на какой стадии работы имеет право и должен проставлять на проекте документа гриф о его конфиденциальности. Учет конфиденциальных документов должен предусматривать не только регистрацию факта создания или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещений документа в процессе рассмотрения, исполнения и использования, поэтому учет этих документов, как и их хранение, следует централизовать.

Учет конфиденциальных документов должен обеспечивать:

· фиксирование факта поступления или издания документа;

· фиксирование местонахождения документа;

· справочно-информационную и контрольную работу по документу;

· предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов.

Для решения этих задач целесообразно вести помимо учета поступающих документов, а также исходящих и внутренних, обособленный инвентарный учет документов, дел и компьютерных носителей с конфиденциальной информацией.

В учетных формах не разрешается делать какие-либо подчистки. Исправления должны аккуратно вписываться и заверяться, как и каждая запись, росписью. Выдача документов сотрудникам осуществляется с распиской за получение и возврат документов.

При пересылке конфиденциальных документов по внутренней компьютерной сети можно использовать метод «электронной подписи» за получение и возврат электронного документа.

При регистрации конфиденциальных документов сотрудники должны сдавать:

· все экземпляры документа и приложений к нему (при наличии таковых);

· черновики основного документа и приложений, редакции документа, рабочие записи;

· документы, послужившие основанием для составления данного документа.

В процессе обработки поступивших конфиденциальных документов необходимо выполнить следующее:

q не пропустить в организацию конфиденциальные документы других предприятий, присланные по ошибке;

q убедиться, что конверты (пакеты) с конфиденциальными документами не вскрывались по пути следования от отправителя до адресата;

q удостовериться в комплектности документа, наличии всех листов и экземпляров, отсутствии факта подмены документа;

q предотвратить утрату документов после вскрытия пакета, в том числе документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;

q исключить возможность ознакомления сотрудников организации с не предназначенными им конфиденциальными документами.

Трудность выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции состоит в том, что на конвертах не ставится гриф конфиденциальности из-за нежелания отправителя обращать на корреспонденцию внимание посторонних лиц. Учитывая эту особенность, вскрытие конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспонденции следует поручать доверенным квалифицированным сотрудникам, хорошо знающим структуру организации, функции подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации.

Конфиденциальные документы могут приходить по факсимильной, телеграфной и телетайпной связи, электронной почте. Документы, поступающие по линиям факсимильной связи, также должны просматриваться этими сотрудниками с целью определения возможной их конфиденциальности.

Все поступившие конфиденциальные документы подлежат обязательному учету. Номер поступившего конфиденциального документа принято проставлять не только на документе, но и на первом листе каждого приложения. В отметке о поступлении дополнительно проставляется число листов основного документа и приложений. При наличии в поступившем пакете нескольких документов каждый из них учитывается за отдельным номером.

В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов необходимо решить следующие задачи:

1. исключить возможность вскрытия пакета и несанкционированного ознакомления с документами в процессе их пересылки (передачи) адресату;

2. ограничить возможность утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальными документами, подмены документов и листов;

3. подтвердить факт отправки документа и его учет;

4. исключить ошибочную отправку документа, необоснованную рассылку документов ряду адресатов.

Конфиденциальные документы упаковываются в два пакета (конверта). На внутреннем пакете указываются гриф конфиденциальности, фамилия лица, которому документы адресуются, номера вложенных документов, может ставиться пометка «Лично», внутренний пакет опечатывается по склейкам.

Внешний конверт оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные выше сведения на него не выносятся. Пакеты с конфиденциальными документами пересылаются ценными отправлениями. Передача документов курьером фиксируется в специальной разносной книге или расписке. При пересылке конфиденциальных документов электронной почтой, по каналам факсимильной или иной оперативной связи текст документа следует зашифровать.

При работе с документами, содержащими информацию, связанную с государственными секретами, Указом Президента РФ № 20 от 14.10.92 г. определено, что до издания новых законодательных актов, регламентирующих обеспечение защиты государственных секретов, следует руководствоваться ранее принятыми нормативными актами по этому вопросу.

Дата добавления: 2014-01-07