Замітка

Доповідь

Доповідь — документ, у якому викладаються певні питання, висновки, робляться пропозиції.

Призначається доповідь для усного (публічного) повідомлення на визначену тему та обговорення.

Складаються доповіді з різних питань діяльності установи. Мо­жуть бути: звітними, поточними, науковими та на політичні теми.

Текст доповіді будується з таких логічно пов'язаних частин:

♦ вступу;

♦ основної частини;

♦ висновку.

У вступі вказуються підстави, причини, що спонукали до створення документа. Наприклад, керівники громадських органі­зацій згідно зі статутом повинні регулярно звітувати про виконану роботу.

В основній частині робиться фактичний аналіз справ, наво­дяться аргументи, посилання тощо.

Висновок у доповіді містить оцінки та пропозиції.

Ділова доповідь — це діловий документ, який містить виклад певних питань обов'язково з висновками та пропозиціями.

Ділова доповідь містить значний обсяг інформації й розрахо­вана на обізнаних слухачів. У ній ставляться й пропонуються до розв'язання назрілі в певній галузі проблеми і визначається прак­тична мета.

Ділова доповідь, зазвичай, містить значний фактичний матері­ал, тому найчастіше вона буває заздалегідь надрукована й роздана учасникам зібрання. Особливістю ділової доповіді є те, що її текст може бути предметом обговорення, зазнавати критики, доповню­ватися новими положеннями тощо.

Звітна доповідь за своєю будовою нагадує письмовий звіт. Цей публічний виступ особливо важливий і відповідальний: адже до­повідач повинен правдиво, об'єктивно висвітлити факти й пере­конати слухачів у необхідності певних висновків і пропозицій.

Перед складанням ділової доповіді посадовій особі потрібно:

♦ чітко визначити мету, характер і завдання доповіді;

♦ до кожного положення доповіді дібрати переконливі факти, цифри, приклади, цитати;

♦ продумати й скласти загальний план доповіді, до найважли­віших пунктів цього плану дібрати й опрацювати фактичний матеріал;

♦ пов'язати окремі положення загального плану в одну струн­ку систему викладу. Хоч доповідь звичайно читається пов­ністю або тезисно, вступну та заюночну частину її треба на­писати особливо ретельно, перевірити, щоб позбутися при виступі невпевненості чи розгубленості.

Звітна доповідь не лише обговорюється, а й схвалюється збора­ми. До окремих її частин можуть бути внесені корективи. Пере­важно після обговорення такої доповіді приймається рішення — програма майбутніх дій.

Замітка — один із різновидів ділових паперів, то вміщує стислий запис думок, спостережень, подій тощо, зроблений із певною метою.

Дата добавления: 2014-01-07