Взагалі ділова кореспонденція поділяється на такі види листів: ділові, особисті, рекомендаційні, рекламні

Ділові листи поділяються на формальні та неформальні.

Формальні листи — це листи, підготовлені одним підприємс­твом (організацією) до іншого.

Неформальні листи складають працівники одного рівня (скажі­мо, менеджер кадрової служби однієї фірми — менеджеру кадрової служби іншої) із пропозицією про особисту зустріч з метою обгово­рення деяких питань, обміну інформаційними матеріалами тощо.

За функціональною ознакою всі ділові листи можна поділити на такі, що потребують відповіді, і такі, що її не потребують.

Серед перших — лист-прохання, лист-вимога, лист-звертання, лист-запит. Відповіді на них оформляють залежно від змісту вхідного листа.

До другої групи належать лист-попередження, лист-відмова, лист-нагадування, лист-повідомлення, лист-подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження, лист-розпорядження, інформаційний лист, супровідний лист.

Залежно від адресата розрізняють колективні та циркулярні листи.

Колективний лист складається від імені певної кількості осіб та спрямовується за одною адресою. До таких листів можна від­нести скарги, прохання та звернення, що підписані групами осіб, які усвідомлюють свою спільність у розв'язанні питань.

Циркулярний лист, навпаки, спрямовується ряду підпорядко­ваних установ одним адресатом. Джерелом циркулярного листа зазвичай є вища організація (міністерство, корпорація), що ін­формує свої підрозділи або дочірні фірми щодо того чи іншого питання або дає вказівки, розпорядження.

З огляду на зміст та обсяг листи поділяють на: прості, або одноаспектні; складні, або багатоаспектні.

За тематичною ознакою листи бувають адміністративно-гос­подарські, постачальницько-побутові, виробничі, пропагандистські та інші. За цією ознакою розрізняють також ділову та комерційну кореспонденцію.

Вважається, що листування, яке стосується економічної, пра­вової, фінансової та інших форм діяльності підприємства, є діло­вою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-техніч­ного постачання та збуту — комерційною.

Листування може стосуватися виробничої діяльності підпри­ємств та організацій, а також відносин між суспільними, проф­спілковими та культовими установами.

За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна по­ділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну.

Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі. Така кореспонденція має приватний характер.

Раніше особисті листи займали багато сторінок. Автор першого англомовного тлумачного словника Самуель Джонсон, скажімо, вважав, що стислий лист, адресований далекому другові, є образ­ливим, подібно до короткого кивка або недбалого рукостискання.

Пишуть особисті листи, переважно, від руки. І якщо інколи їх можна надрукувати, то запрошення, відповіді, привітання та співчуття завжди складають від руки, що підкреслює щирість то­го, хто пише, краще висловлює особисте ставлення до людини та події в її житті.

У багатьох країнах вважають, що в окремих випадках обов'яз­ково потрібно надсилати листи. Наприклад, висловити подяку господарям, якщо ви гостювали в їхньому будинку понад добу. Обов'язковими є також листи, в яких дякують за подарунки, як­що не було нагоди подякувати особисто.

Рекомендаційними є листи, які заочно представляють людину. Такі листи допомагають їй швидко заручитися підтримкою за місцем тимчасового перебування. Вони означають: «Пред'явник цього має право на вашу увагу та гостинність». (З огляду на це не­зручно просити кого-небудь дати такий лист).

Разом із рекомендаційним листом можна вкласти у конверт свою візитну картку.

Рекламні листи, або листи прямої поштової реклами, (Direct mail або Sales mail) призначені для рекламування товарів та послуг безпосередньо тим людям, в яких зацікавлений рекламодавець.

Якщо список адресатів добре продуманий, рекламний лист складений тонко та зі смаком, а товар, що пропонується, має хо­роший попит, адресати, зазвичай, отримують серйозний імпульс до здійснення негайних покупок.

Дата добавления: 2014-01-07