Подготовка докладов и разработка презентаций средствами Microsoft Power Point

PowerPoint – это программа для создания презентаций, причем одна из лучших. Если вам приходилось корпеть над диаграммами и слайдами, отображаемыми на проекторе, PowerPoint придется вам по вкусу. С помощью нескольких щелчков мыши в этой программе можно создать презентацию, которая поражает воображение аудитории и склоняет ее к вашейточке зрения (даже если вы торгуете недвижимостью на Марсе или продаете билеты в кино).С помощью PowerPoint можно создать различные слайд-шоу.  Бизнес-презентации. PowerPoint сохранит немало времени при подготовке бизнес-презентаций, когда планируется выступать перед сотнями держателей акций на собрании акционеров, большим количеством дистрибьютеров на конференции или перед собственными коллегами на собрании, посвященном созданию бизнес-планов.  Презентации продаж. Если вы сотрудник страховой компании, можно в PowerPoint создать презентацию о рисках, подстерегающих тех, кто не приобрел страховку, а затем, пользуясь компьютером laptop, демонстрировать ее потенциальным клиентам.  Лекции. PowerPoint незаменим для преподавателей и научных сотрудников на конференциях. Во время лекций удобно демонстрировать слайды, а не писать от руки. Домашние работы. PowerPoint прекрасно подходит для выполнения некоторых типов домашних заданий, например больших рефератов по истории, которые учитываются при выставлении оценок.  Информационные станции. PowerPoint можно использовать для организации информационного табло. Например, при подготовке экспозиции музейных экспонатов по истории города. Вы также имеете возможность информировать о компании, ее продукции и услугах. Internet-презентации. PowerPoint позволяет организовать презентацию даже в случае отсутствия докладчика. Подключившись к Internet, люди смогут побывать на презентации, не покидая удобных кресел в своем офисе. PowerPoint подобен текстовому процессору, например Word, но вместо документов программа создает презентации. Документы Word состоят из отдельных страниц, а презентации PowerPoint – из слайдов. Слайд может содержать текст, графические элементы и другую информацию. Можно легко менять порядок слайдов в презентации, удалять ненужные и добавлять новые, а также изменять содержимое уже существующих слайдов. PowerPoint используется как для создания презентации, так и для ее демонстрации.

Для показа презентации применяются разные устройства. Монитор компьютера. Для показа презентации нескольким людям можно использовать монитор компьютера, как жидкокристаллический, так и с электронно-лучевой трубкой. Проектор. Проектор отображает картинку с монитора компьютера на экран, предназначенный для большой аудитории. Web-страницы. Web-сайт в Internet или intranet позволяет показать презентацию широкой аудитории. Диапроектор. Используя слайды на пленке, можно демонстрировать презентации на проекторах этого типа. Печатные страницы. Позволяют распространять печатные копии презентации каждому слушателю в аудитории. (При печати презентации вы имеете возможность поместить как по одному, так и по несколько слайдов на странице.) Презентация в PowerPoint подобна документу в Word или рабочей книге в Excel. Другими словами, презентация – это файл, созданный программой PowerPoint. Каждая презентация хранится на диске в отдельном файле. Файлы презентаций PowerPoint имеют расширение *.ppt. Например, Конференция дилеров.ppt и Реферат_по_истории.ppt – допустимые имена файлов презентаций. При вводе имени файла добавлять расширение не требуется – PowerPoint автоматически его присоединит. Часто расширения скрываются, и файл Конференция.ppt появляется просто под именем Конференция. По умолчанию PowerPoint сохраняет файлы презентаций в папке Мои документы(My Documents), но их можно сохранять в любой папке жесткого диска. При желании можно сохранить презентацию и на дискете, чтобы в выходные поработать над ней дома или отдать сослуживцам. Презентация PowerPoint состоит из одного или нескольких слайдов. Каждый слайд может содержать текст, графические и другие элементы. Программа предлагает ряд инструментов, которые позволяют легко форматировать и создавать привлекательные слайды. Макеты слайдов. У каждого слайда есть макет, который определяет расположение информации на слайде. Макет слайда – это набор заполнителей, расположенных в теле слайда и предназначенных для хранения информации. В зависимости от выбранного макета, на слайде может располагаться текст, графики, картинки, звуковые и видео файлы, таблицы, диаграммы и прочее. Каждый слайд имеет фон – основу для смыслового наполнения. Фон может быть однотонным, многоцветным, иметь текстуру (жатая бумага, кирпичная кладка и пр.) либо узор (диагональный, плитка и пр.). В качестве фона можно использовать и рисунок. Фон слайдов бывает разным, но обычно все слайды презентации имеют одинаковый фон, что обеспечивает целостность восприятия. Цветовая схема. PowerPoint располагает огромным количеством встроенных цветовых схем, которые облегчают создание качественных слайдов. При желании можно отказаться от существующих цветовых схем, но делать это стоит лишь в том случае, если в области цветовосприятия вы больший специалист, чем профессиональные дизайнеры из компании Microsoft. Образец слайдов. Управляет основными опциями дизайна и форматирования всех слайдов презентации. Образец слайда определяет местоположение и размер заголовка и текста слайда, фон и цветовую схему, используемые в презентации, настройки шрифтов (тип, цвет, размер). Образец слайдов может также содержать графические текстовые элементы, которые должны помещаться на каждый слайд презентации. Шаблоны. Это просто файлы презентаций, содержащие предопределенные образцы слайдов, которые можно использовать, чтобы придать презентации профессиональный вид. При создании новой презентации можно взять за основу одну из презентаций, поставляемых в комплекте PowerPoint. Помимо шаблонов из библиотеки этого приложения, можно загрузить дополнительные шаблоны с Web-узла Microsoft, а также создать собственные. Все описанные выше инструменты управляют внешним видом слайдов примерно так же, как стили и шаблоны определяют внешний вид документов Word. Отдельные слайды можно настроить, добавив в них следующие элементы. Заголовок и текст слайда. Большинство макетов слайдов содержат объекты заголовка и текста слайда. Вместо заполнителей можно ввести любой текст. По умолчанию PowerPoint форматирует введенный текст в соответствии с параметрами, заданными в образце слайда, но эти настройки вы имеете возможность изменять вручную, применив нужный тип шрифта, размер, цвет и начертание. Надписи. Текст можно поместить в любом месте слайда. Для этого добавьте надпись и введите текст. Надписи используются для добавления текста, который должен выделяться на слайде, и не смотрятся в областях, предназначенных для заголовка и текста слайда. Фигуры. Используйте средства рисования PowerPoint, чтобы добавить в слайд графические элементы. Можно применить готовые автофигуры (прямоугольники, овалы, звезды, ленты, стрелки и прочее), либо создать собственные, используя средства рисования линий, полигиний и кривых. Рисунки. В слайд можно поместить рисунки, отсканированные или полученные из Internet. В поставку PowerPoint входит также большая коллекция картинок. Диаграммы. PowerPoint позволяет создавать диаграммы разных типов: организационные, пирамидальные и прочие. Медиафайлы. На слайды можно добавлять аудио- и видеоролики. Процедура запуска программы PowerPoint следующая.меню выберите команду «Поместить» в меню «Пуск» (Pin to Start Menu).Перед работой в PowerPoint, возможно, понадобится настроить некоторые опции. С приложением можно работать и без предварительной настройки, но лучше внести предлагаемые изменения сразу же. Выполните следующие действия.

1 выберите команду Сервис/Параметры (Tools/Options) и щелкните на вкладке «Сохранение» (Save). Появится вкладка «Сохранение» диалогового окна «Параметры».

2 снимите флажок «Разрешить быстрое сохранение» (Allow Fast Saves);.

3 щелкните на кнопке OK. Диалоговое окно Параметры исчезнет с экрана;

4 выберите команду Сервис/Настройка (Tools/Customize) и щелкните на вкладке «Параметры» (Options). На экране появится вкладка «Параметры» диалогового окна «Настройка»;

5 установите флажок «Всегда показывать полные меню» (Always Show FullMenus).PowerPoint отображает только часть команд, содержащихся в меню, что не очень удобно;

6 Установите флажок «Стандартная панель и панель форматирования в две строки» (Show Standard and Formatting Toolbars on Two Rows). По умолчанию PowerPoint отображает панели инструментов «Стандартная» (Standard) и «Форматирование» (Formatting) в одной строке. К сожалению, при таком размещении многие кнопки оказываются скрытыми. Отобразив панелиинструментов в разных строках, можно вывести их на экран полностью;

7 Щелкните на кнопке OK. Можно вернуться к работе над основной программой. При запуске окно программы PowerPoint содержит столько элементов, что, кажется, лучше создавать презентацию старым добрым способом: на бумаге, с помощью ручки и маркеров. Центр окна программы преимущественно белый, а по краям расположены многочисленные кнопки, пиктограммы, меню.

Активный слайд. В центре окна программы располагается текущий слайд презентации.

Вкладки «Структура» и «Слайд». Слева от слайда находится область с двумя вкладками: «Структура» (Outline) и «Слайды» (Slide). На вкладке «Структура» вы сможете просмотреть структуру презентации, а на вкладке «Слайды» отображаются эскизы слайдов. Для переключения между этими вкладками просто щелкните на необходимом корешке.

Панель заметок. Под слайдом расположена небольшая область – панельзаметок. Она используется для добавления заметок к слайду.

Область задач. Справа от слайда располагается область (или панель) задач. Она предназначена для того, чтобы ускорить выполнение наиболее общих задач. При запуске PowerPoint открывается область задач «Начало» (Getting/Started), которая позволяет открыть существующую или создать новую презентацию. С помощью областей задач можно выполнять поиск, изменять дизайн слайдов, настраивать эффекты анимации и пр.

В нижней части окна программы располагается строка состояния, в которой сообщается номер текущего слайда (например, Слайд 1из 1) и другие индикаторы. Перед началом работы не обязательно в точности знать, для чего предназначен каждый пиксель в окне PowerPoint. Не беспокойтесь о неизвестных объектах. Сосредоточьтесь на том, что необходимо для выполнения текущего задания, остальное можно изучить после. С PowerPoint удобно работать, когда окно программы занимает весь экран. Если это не так, в правом верхнем углу окна найдите кнопку «Развернуть» (Maximize) с пиктограммой в виде прямоугольника (это средняя кнопка в группе, расположенной в правом верхнем углу окна). Чтобы развернуть окно программы на весь экран, щелкните на этой кнопке. А чтобы восстановить прежний размер окна, щелкните на ней повторно. При первом запуске PowerPoint в правой части экрана автоматически открывается панель задач «Приступая к работе» (Getting Started). Она содержит инструменты, с помощью которых можно открыть существующие презентации и создать новые.

«Создать презентацию» (Create a New Presentation). Щелкните на этой ссылке, чтобы вывести на экран область задач «Создание презентации» (New Presentation).В области задач «Создание презентации» расположено три раздела, которые позволяют создать презентацию разными способами. «Новая презентация» (New). В этом разделе расположено несколько опций для создания новой презентации. «Пустая презентация» (Blank Presentation). Щелкните на этой ссылке, чтобы создать презентацию с нуля. «Из шаблона оформления» (From Design Template). Щелкните на этой ссылке, чтобы взять за основу презентации один из шаблонов, поставляемых в комплекте PowerPoint. «Из мастера автосодержания» (From Autocontent Wizard). Щелкните на этой ссылке, чтобы мастер создал основу презентацию. «Из имеющейся презентации» (From Existing Presentation). Щелкните на этой ссылке, чтобы создать новую презентацию на основе уже существующей. Эту опцию удобно использовать с целью создания презентации, сходной с уже существующей. «Фотоальбом» (Photo Albom). Щелкните на этой ссылке, чтобы создать новую презентацию, содержащую преимущественно рисунки.

«Шаблоны» (Templates). В этом разделе находится поле поиска, в которое можно ввести ключевые слова для поиска необходимых шаблонов на Web-сайте Microsoft. «Последние использовавшиеся шаблоны» (Recently Used Templates). В этом разделе находятся ссылки на четыре последних шаблона. (При первом вызове PowerPoint этот раздел на экране не отображается. Однако с момента работы над первой презентацией в ней появится ссылка на примененный шаблон.) Простейший способ построения основы презентации в PowerPoint – воспользоваться услугами мастера автосодержания. Этот мастер запрашивает определенную информацию (имя и фамилию автора, название презентации, ее тип и прочие параметры) и на базе полученных данных создает основу презентации, которую после можно применить в соответствии с вашими требованиями. Мастер автосодержания создаст структуру презентации достаточно общего вида.

Чтобы создать презентацию с помощью мастера автосодержания, выполните следующие действия:

1 запустите PowerPoint;

2 щелкните на ссылке «Создать презентацию» в нижней части области задач «Приступая к работе», а затем – на ссылке «Из мастера автосодержания». На экране появится первое окно мастера автосодержания;

3 щелкните на кнопке «Далее» (Next).

4 выберите тип создаваемой презентации. Мастер предлагает создать презентации шести категорий. Щелкните на категории и выберите желаемый тип презентации;

5 щелкните на кнопке «Далее». На экране появится следующее окно мастера автосодержания;

6 выберите результирующий тип создаваемой презентации. Чтобы демонстрировать презентацию на компьютере или с помощью проектора, установите переключатель «Презентация на экране» (On-Screen Presentation);

7 Щелкните на кнопке «Далее». Введите название презентации и информацию, помещаемую в нижний колон-титул (например, название компании);

8 обратите внимание: по умолчанию в колонтитул добавляется номер слайда и дата последнего ее обновления. Если эти данные в колонтитуле не нужны, снимите соответствующие флажки. Щелкните на кнопке «Далее»;

9 Щелкните на кнопке «Готово» (Finish).

Используйте клавиши «Page Up» и «Page Down». При каждом нажатии происходит переход к следующему слайду в выбранном направлении.

Используйте полосу прокрутки. При перемещении ползунка рядом с ним появляется подсказка с номером текущего слайда. Перетаскивание ползунка – самый быстрый способ перехода к любому слайду презентации. Для последовательного перемещения от слайда к слайду щелкайте на кнопках со стрелками по краям полосы прокрутки.

Щелкните на эскизе необходимого слайда, расположенном в левой части экрана. Если эскизы слайдов на экране отсутствуют, щелкните на вкладке Слайды (Slides),находящейся в области структуры. Слайды, созданные мастером автосодержания, могут не совсем подойти для конкретной презентации. Созданные слайды несложно исправить, отредактировав заголовки и текст, но иногда приходится добавлять и собственные слайды. Вам повезло! PowerPoint предлагает около 50 способов добавления нового слайда в презентацию.

Заголовки всех слайдов презентации следует отформатировать единым образом – в результате она будет выглядеть более профессионально. Когда вы окончите работу над презентацией, можно показать ее на экране. Для этого выполните следующие действия:

1 выберите команду Показ слайдов / Начать показ (Slide Show/View Show).С этой командой связано несколько комбинаций клавиш. Чтобы начать показ слайд-шоу, можно нажать <F5> или щелкнуть на кнопке «Показ слайдов» (Slide Show),расположенной в левом нижнем углу окна программы;

2 посмотрите на первый слайд;

3 нажмите <Enter (Ввод)> для перехода на следующий слайд. Чтобы просмотреть последующие слайды презентации, нажимайте <Enter (Ввод)> или<Пробел>. Чтобы вернуться к предыдущему слайду, нажмите <Page Up>;

4 по окончании просмотра нажмите <Esc>. Ждать появления последнего слайда не обязательно. Если в слайде обнаружена ошибка или вы устали, в любой момент показа нажмите <Esc> и вернитесь в PowerPoint.

Завершенную презентацию вы имеете возможность распечатать аналгично тому, как это делалось в других программах пакета Microsoft Office.

Тема 11 Приёмы и методы работы со сжатыми данными

11.1 Теоретические основы сжатия данных

11.2 Программные средства сжатия данных

11.3 Программные средства уплотнения носителей

Дата добавления: 2014-01-07