Составление заголовков дел

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко и однозначно отражать основное содержание документов, поскольку поиск нужных документов осуществляется именно по заголовку дела. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и т.д.), уточняюшие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, подлинности или копиях подшитых документов.

Термин "дело" употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, например, "Дело об открытии филиала в г. Нижний Новгород", "Дело о выделении средств на ремент школы №2".

Термин "документы" используется в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью. При этом в составе заголовка перечиляются в скобках основные виды документов, например, "Документы о строительстве второго учебного корпуса (сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ). Использование терминов "материалы" и "документальные материалы" ГОСТом не предусмотрено.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

	название вида документов (приказы, протоколы, переписка и пр.)
	краткое содержание (например, "Протоколы совета директоров")
	период, к которому относятся документы
	слово "копии", если дело сформировано из копий документов

В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют с кем и по какому вопросу она ведется.
Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке.
Если в деле содержится переписка с однородными корреспондентами, или корреспондентами, расположенными в одном регионе, их название указывается в обобщенном виде.
Если корреспондентов много, в заголовке указывается только вопрос, который обсуждается в документах, например, "Переписка о проведении конференции по сетевому маркетингу".
В заголовке дела, содержащего распорядительную документацию указывают вид документа, автора и год.

Дата добавления: 2014-01-07