Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Етикет службового листування




 

Класифікація листів

 

Лист – поширений вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами, закладами та юридичним особами.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

 

До листів, що потребують відповіді, належать:

- листи-прохання;

- листи-звертання;

- листи-пропозиції;

- листи-запити;

- листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

- листи-попередження;

- листи-нагадування;

- листи-підтвердження;

- листи-відмови;

- супровідні листи;

- гарантійні листи;

- листи-повідомлення;

- листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайнийлист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:

правильністю, тобто відповідати літературним нормам;

змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого;

послідовністю та логічністю викладу. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої;

мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення повторення слів, однотипних речень;

точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу;

доречністю та доцільністю (враховується співпадіння інтересів адресата і адресанта). При цьому потрібно уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування адресата.

 

Етикет ділового листування. Різні типи листів

 

Починати листа необхідно зі звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Найпоширенішими є такі з них:

 

Шановний (ім’я та по батькові)!

Шановний пане (пані)!

Шановні панове!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

Глибокошановний (ім’я та по батькові)!

 

У листуванні прийнято зазначити звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажний міністре!

Вельмишановний професоре!

Шановний директоре!

Шановний суддя!

 

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка є ненормативною. Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу. Відсутність звертання може бути витлумачена як зневага до адресата і порушення етикету ділового листування.



Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа адресантом.

Якщо це лист-відповідь на запрошення, запит або якщо у листі викладається подяка, то вже у першому реченні доречним буде ввічливо висловити вдячність:

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за ...

Насамперед дозвольте подякувати Вам за ...

Прийміть нашу щиру подяку за ...

Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви ...

Дякуємо за надану змогу (пропозицію) ...

 

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді.

Офіційно підтверджуємо свою згоду на ...

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми.

Ми отримали Вашого листа з повідомленнями про ... і щиро Вам вдячні.

 

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію:

У відповідь на Ваш лист від (дата) ...

Відповідно до контракту №..., що був підписаний між нашими установами, ...

Відповідаючи на Ваш запит від (дата) ...

Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам...

На Ваш запит про ... даємо письмову відповідь.

 

У діловому світі з різних причин іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, які ви завдали адресату, У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося ...

Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю ...

Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення ...

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи ...

 

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав’язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочинати так:

Вважаємо за свій обов’язок нагадати Вам про ...

Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про ...

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від (дата) ...

Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити за ... Гадаємо, що це лише непорозуміння.

Дозвольте нагадати Вам, що ...

 

Іноді делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити наступним чином:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт. Усі наші намагання змусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.

 

До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:

Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги ...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції ...

Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з ряду причин ...

Вибачте, але ми не можемо надати (погодитись, направити) ...

 

Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово «дякую» – найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини:

Дозвольте ще раз подякувати Вам ...

Висловлюємо ще раз вдячність ...

Дякуємо за допомогу ...

Ще раз висловлюємо щиру вдячність за постійну підтримку ...

Ще раз дякуємо і висловлюємо надію, що ...

 

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Запевняємо, що наша співпраця буде плідною.

Запевняємо, якщо протягом місяця Ви погасите заборгованість, усі замовлення буде виконано і ми надалі співпрацюватимемо на попередніх умовах.

Будемо раді встановленню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою.

 

Не слід забувати і про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі її форми:

З повагою ...

З повагою і найкращими побажаннями ...

З удячністю і повагою ...

З належною до Вас пошаною ...

Залишаємося з пошаною ...

З найщирішою до Вас повагою (пошаною) ...

Бажаємо успіхів ...

 

Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонована інформація буде доречною. Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами та діловими партнерами.

 

Зразки написання листів:

 

Лист-повідомлення

Такий лист надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи, відкриття філії, початок виробництва тощо. Вони адресуються здебільшого конкретній організації або установі.

Шановні панове!

Хочемо повідомити Вам, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажити їх ... (термін).

Просимо повідомити про спосіб транспортування, якому Ви віддаєте перевагу.

З повагою ...

 

Гарантійний лист

Складають для підтвердження певних умов або зобов’язань, здебільшого гарантують оплату за певні послуги, виконану роботу тощо. Готовність до дії висловлюють у ввічливій, тактовній формі.

Шановний пане Сергію!

Звертаємося до Вас як до фахівця з питань реклами і запрошуємо на роботу агентом нашої рекламної агенції. Розраховуємо на Вашу згоду.

Компанія гарантує оплату Вашої праці та комісійну винагороду ...% від вартості рекламних замовлень.

З повагою ...

 





Дата добавления: 2014-01-07; Просмотров: 1870; Нарушение авторских прав?;


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



ПОИСК ПО САЙТУ:


Читайте также:



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2017) год. Не является автором материалов, а предоставляет студентам возможность бесплатного обучения и использования! Последнее добавление ‚аш ip: 23.20.100.200
Генерация страницы за: 0.096 сек.