Регистрация документов. Обработка исходящих документов

Обработка исходящих документов

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах,за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами организации (предприятия). Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть представлены и другие документы, на основании которых был составлен проект исходящего документа.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем окончательного варианта исходящего документа он передается секретарю для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После присвоения исходящему документу регистрационного индекса необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправленного письма или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшивается в дело с перепиской.

Регистрация документа – это присвоение ему индекса и проставление этого индекса на документе с последующей записью данных о нем в журнале, на регистрационную карточку или в память персонального компьютера. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении (в организации, на предприятии) только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы, докладные записки и др.), а также предложения, заявления и жалобы граждан.

Каждое учреждение (организация, предприятие) должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства.

При регистрации документов используются следующие справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел; классификатор документа.

Индексация документов в делопроизводстве – это проставление при регистрации их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения (составления) и хранения документов.

Индекс входящего, исходящего или внутреннего документа, как правило, состоит из индекса по номенклатуре дел и регистрационного номера документа. Например, индекс 05-29/960 исходящего документа включает: индекс структурного подразделения (05); номер соответствующего дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения (29); индивидуальный порядковый номер исходящего документа, присвоенный ему при регистрации (960).

Исключением являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и др.), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются с начала календарного года в пределах каждого вида документа. Индексы предложений, заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в учреждение, организацию, на предприятие.

Дата добавления: 2014-01-07