Контроль над исполнением документов

Формы регистрации документов и порядок их заполнения

В практической деятельности используются две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации – с использованием персонального компьютера (ПК).

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка.

Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как сразу можно отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить их по картотекам, используя различные признаки классификации, например по предприятиям-контрагентам, по видам контрактов и т.д.

Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Учреждение (организация, предприятие) по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф. Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документов на ПК осуществляется последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое учреждение (организации, предприятие) может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. Обычно в него включают: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс-листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой «Лично»; программы конференций, совещаний.

Контроль исполнения документов – это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение надлежащего (т.е. своевременного, точного и полного) исполнения документа.

Контролю подлежат документы, для исполнения которых установлены конкретные сроки.

Сроки определяются:

· требованиями законодательства, нормативно-правовыми актами и

ОРД по вопросам делопроизводства;

· предписаниями, содержащимися в самом документе;

· резолюцией.

Субъекты контроля (организаторы и исполнители) – структурные подразделения и должностные лица, к компетенции которых отнесено осуществление контрольных функций в сфере делопроизводства.

Участники контрольной деятельности – руководство предприятия, служба ДОУ, ответственные исполнители.Кроме того, в реализации контрольной деятельности участвуют руководители структурных подразделений.

Контроль исполнения документов включает:

· постановку документа на контроль;

· проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

· предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;

· в необходимых случаях – пересмотр сроков исполнения;

· учёт и обобщение результатов контроля исполнения документа;

· информирование руководства предприятия о результатах контроля.

Сроки исполнения определяют исходя из категории документов. Типовые сроки определяются законодательными или нормативно-правовыми актами. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации исходя из срока, указанного в документе, либо типовых сроков.

Документ признаётся полностью исполненным в случае, если к указанному руководством сроку произведены все предписанные резолюцией действия, направленные на надлежащее исполнение документа, и он не требует доработки.

Технология контроля:

· формирование картотеки контролируемых документов;

· направление документа исполнителю;

· фиксация сведений об исполнителе;

· сбор оперативной информации о ходе работы над документом;

· информирование руководителя о ходе работы над документом;

· фиксация результатов контроля;

· снятие документа с контроля;

· формирование картотеки исполненных контролируемых документов.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля над их исполнением. Возможность проверки исполнения документа должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой в организации (на предприятии). Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляются с помощью тех же журналов или карточек.

Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя организации (предприятия) поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля над исполнением документа осуществляет секретарь (либо служба ДОУ).

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь проставляет отметку «Контроль» на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту». Затем в регистрационном журнале или на специальной карточке делается отметка о постановке документа на контроль, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе.

Очень удобна для осуществления контрольных операций регистрационно-контрольная карточка. На ее верхнем поле кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления срока фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в

32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ячейка. Контрольную карточку можно вести не только на документы, но и на устные поручения и задания руководства.

Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале, на карточке или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.

В некоторых организациях (на предприятиях) для ведения контрольных операций используется персональный компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.

Ряд программ предоставляет пользователю возможность вести с помощью ПК ежедневный рабочий календарь. Такой календарь можно использовать для проведения контроля над исполнением документов. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, фамилия исполнителя и его телефон, содержание поручения (если необходимо). Персональный компьютер не только выдаст предварительное напоминание секретарю, но и сможет в случае необходимости передавать эти данные на компьютер исполнителя.

Для документов, взятых на контроль, из резолюции руководителя берется срок исполнения, который для большинства документов не должен превышать 10 дней (если иной срок не оговорен в самом документе, либо соответствующим нормативным документом). Секретарь проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки производится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов сообщается на оперативных совещаниях руководства). Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т.п.). Результаты исполнения в кратной форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа»). Кроме того, в карточке или журнале также ставится отметка об исполнении.

Контроль над исполнением документов как часть делопроизводства и контроль как функция управления в некоторых учреждениях, организациях совмещены.

Дата добавления: 2014-01-07