Вид деятельности Срок Ответственный

Сценарий проведения церемонии

Персонал

Изготовление и расположение надписей и указателей

Транспорт

Сопровождение

Прием

Оборудование помещения

Приглашение гостей

Приглашение журналистов

Мероприятие Ответственный

Дата проведения 15 декабря

Время проведения 16.30—20.00

Место проведения Малый зал Малого театра (филиал)

Подготовка сценария церемонии

Заказ и изготовление призов

Список (по категориям СМИ)

Подготовка и рассылка пресс-релиза анонса

Пресс-пакет

Аккредитация

Список

Подготовка и рассылка приглашения

Сувениры для гостей

Подарки для VIP гостей

Трибуна

Эмблема на трибуне

Микрофоны для выступающих

Украшение зала (растяжки, цветы, флажки и т.д.)

Техническое обеспечение (освещение, видеоаппаратура,

наличие розеток, удлинители и т.д.)

Оформление помещения (цветы, шарики и т.д.)

Меню приема

Напитки

Посуда

Скатерти

Театрализованное представление

Фоновая музыка во время сбора гостей и на приеме

Парковка

Технический персонал (электрик, радист и т.д.)

Видеогруппа

Обслуживающий персонал (гардеробщики, уборщики)

Охрана

Официанты

Оформление зала

Технический секретариат (прием и регистрация журналистов и гостей)

Место Малый зал Академического Малого театра

Дата 15 декабря

Сбор гостей и регистрация журналистов — 16.30

Церемония вручения призов —17.00

фанфары —17.00-17.03

Ведущие объявляют о начале церемонии — 17.03—17.10

Выступление председателя жюри

конкурса —17.10—17.17

Музыкальная заставка —17.17—17.20

Театрализованная церемония

вручения призов —17.20—17.55

Заключительное слово председателя жюри

конкурса —17.55—18.00

Прием —18.00-19.30

Разъезд гостей —19.30-20.00

Следовательно, график подготовки такой церемонии может выглядеть следующим образом:

Бронирование помещения 2 ноября В. В. Веселовский

Написание сценария церемонии 20 ноября Е. М. Карцева

Заказ призов 10 ноября В.В.Веселовский

Подготовка речи председателя жюри 10 декабря Е.М.Карцева

Подготовка пресс-релиза и приглашения 1 декабря Е. М. Карцева

Рассылка пресс-релиза 5 декабря М. Силин

Рассылка приглашения 5 декабря М. Силин

Приглашение победителей и членов жюри 25 декабря В. В. Веселовский

Подготовка пресс-пакета 13 декабря Е.М.Карцева

Заказ сувениров и подарков 20 ноября В. В. Веселовский

Подготовка банкета 10 декабря В.В.Веселовский

Украшение зала 14 декабря Л. А. Фомина

Приглашение режиссера и актеров,

участвующих в театрализованной части

церемонии 20 ноября Л. А. Фомина

Приглашение ведущих 1 декабря Л. А. Фомина

Репетиция церемонии 14 декабря Л.А.Фомина

Инструктаж технического

секретариата 12 декабря В.В.Веселовский

Инструктаж обслуживающего персонала 12 декабря В.В.Веселовский

Проверка готовности церемонии 14декабря Л.А.Фомина

Проведение церемонии 15 декабря Л.А.Фомина,

В. В. Веселовский

Итоговый отчет должен отражать основные этапы подготовки и ход проведения мероприятия. Но главное — оценка эффективности мероприятия, поэтому в отчете отмечаются наиболее удачные моменты мероприятия и недостатки в его проведении, которые следует учесть в дальнейшем. В отчет также включаются публикации в СМИ, в которых упоминается или каким-либо образом комментируется проведенное мероприятие. При этом учитываются те же показатели, что и при проведении мониторинга прессы, т.е. тираж издания или охват зрительской/слушательской аудитории, статус СМИ, общий тон публикаций и их объем и т.д.

Дата добавления: 2014-01-07