Распределение обязанностей между функциональными службами предприятия при выполнении аналитических работ

В связи с ускоренным развитием общественного производства, внедрением достижений научно-технического прогресса, усложнением хозяйственных связей объем информации непрерывно растет. По оценкам ученых, объем информации, необходимый для управления экономическими и социальными процессами, каждые 6-8 лет удваивается. Поэтому важное значение имеют минимизация и рациональное использование информации. Причем для принятия управленческого решения менеджерам необходима специфическая, хорошо структурированная информация об объекте управления.
При организации экономического анализа на предприятии разрабатывают специальный "Табель аналитических работ" (табл. 5.3), указывая в нем полный перечень аналитических работ (задач), ответственных за них исполнителей и соисполнителей.

Таблиця 5.4 Розподіл обов'язків між функціональними службами підприємства щодо виконання аналітичних робіт____

Суб'єкти аналізу Конструкторський відділ	Функції виконання Аналізує виконання заходів щодо введення у виробництво нових видів продукції і використання нових видів сировини та матеріалів і підвищення технологічності економічності виробів, поліпшення їх експлуатаційних властивостей, надійності та міцності
Відділ капітального будівництва	Оцінює все, що пов'язано з капітальними вкладеннями, тобто з будівництвом, технічним переоснащенням, модернізацією, розширенням діючих потужностей, аналізує екологічну ефективність капітальних вкладень, у тому числі витрат, пов'язаних з охороною навколишнього середовища, контролює повноту і вчасність введення в експлуатацію об'єктів
Виробничий відділ	Аналізує випуск продукції за обсягом за асортиментом, ритмічність роботи, підвищення їкості продукції, брак і втрати, впровадження нової техніки й технологій, витрачання матеріальних ресурсів, тривалість технологічного циклу, загальний технічний та організаційний рівень виробництва, дотримання технологічної дисципліни.
Відділ технічного контролю	Визначає якість сировини та готової продукції, дотримання технологічної дисципліни, причини браку, аналізує рекламації щодо якості продукції, розробляє заходи щодо усунення недоліків продукції, яка випускається, і підвищення й якості
Відділ головного механіка	Вивчає стан експлуатації машин і обладнання, виконання графіків ремонту та модернізації обладнання, якість і собівартість ремонтів, повноту використання обладнання (за часом і потужністю) та виробничих потужностей
Відділ головного енергетика	Аналізує ефективність використання енергетичного обладнання спільно з технологічним відділом, проводить аналіз норм витрат енергетичних ресурсів

Технологічний відділ	Разом з відділом головного механіка вивчає виконання завдань щодо введення нової техніки, механізації та автоматизації технологічних процесів, аналізує заходи, спрямовані на зменшення матеріаломісткості виробів і підвищення їх якості (разом з відділами головного конструктора і технічного контролю)
Відділ постачання	Контролює своєчасність і якість матеріально-технічного забезпечення виробництва, стан збереження складських запасів, дотримання норм відпуску матеріалів, транспортно-заготівельних витрат тощо
Відділ маркетингу	Вивчає „портфель замовлень", виконання договірних зобов'язань, стан складських запасів і збереженість готової продукції
Відділ праці і заробітної плати	Аналізує забезпечення підприємства трудовими ресурсами за категоріями та професіями, рівень продуктивності праці, трудомісткість виробів та її зниження, стан нормування праці та якості чинних норм
Відділ бухгалтерського обліку і звітності (бухгалтерія)	Бухгалтерія не лише спрямовує аналітичну роботу на підприємстві та узагальнює її результати, а й здійснює оперативний аналіз витрат, контролює рівень собівартості товарної продукції й окремих виробів за даними аналітичного та синтетичного обліку, аналізує фінансовий стан підприємства, стан його розрахунків з окремими підприємствами й особами, величину й склад наявних на підприємстві запасів товарно-матеріальних цінностей тощо
Економічний відділ або відділ економічного аналізу	Здійснює складання плану аналітичної роботи та контроль за його виконанням, методичне забезпечення аналізу, організовує дослідження й узагальнює результати економічного аналізу діяльності підприємства та його структурних підрозділів, розробляє заходи за підсумками аналізу
Юридичний відділ	Здійснює роботу з розгляду претензій, оцінює, які штрафи мас платити підприємство через порушення контрактних зобов'язань

Таблиця 5.5   Розподіл завдань економічного аналізу за суб'єктами управління

Короткий зміст аналітичних завдань

Суб'єкти управління

Лінійний управлінський персонал (майстри, начальники цехів)

Конструкторський відділ

Відділ капітального будівництва

Виробничий відділ

Відділ технічного контролю

Відділ головного механіка

Відділ головного енергетика

Технологічний відділ

Відділ постачання

Відділ маркетингу

Відділ праці та зарплати

Відділ бухгалтерського обліку і звітності (бухгалтерія)

Економічний відділ

Юридичний відділ

А

Заполняя приведенную таблицу, указывают поставлены для решения аналитические задачи, отмечают, кто именно является основным (ответственным) исполнителем, соисполнителем т.д.
Кроме исполнителей аналитической работы (см. табл. 5.5), перечисленных выше, субъектами экономического анализа является как непосредственно собственники предприятия, кредиторы, поставщики, покупатели, налоговые органы, персонал и руководство предприятия, так и опосредованно заинтересованные в деятельности предприятия пользователи информации (аудиторские фирмы, консультанты, биржи, юристы, пресса, ассоциации, профсоюзы). Каждый субъект экономического анализа изучает информацию, исходя из своих интересов. Так, собственникам необходимо определить содержания (увеличение или уменьшение) доли собственного капитала и оценить эффективность использования ресурсов администрацией предприятия; кредиторам и поставщикам - целесообразность продления кредита, условия кредитования, гарантии возврата кредита; потенциальным собственникам и инвесторам - выгодность вложения в предприятие своих капиталов и т д.
Деятельность современного предприятия отличается глубиной и сложностью связей, высокой степенью разделения труда, динамизмом технологических, экономических, социальных и других процессов; состоит из значительного количества событий и явлений, каждое из которых является источником информации.
Информация становится ценной только при ее необходимости, при взаимодействии потребителей и источников информации. Информация уменьшает неопределенность, снимает неясность, помехи возникает при недостатке данных. Она может быть выражена набором букв, цифр, других условных знаков (символов) и осмысливается результате чувственного восприятия и представлений человека.
Экономический анализ занимает промежуточное место между сбором информации и принятием управленческих решений, поэтому его комплексность, глубина и эффективность во многом зависят от объема и качества информации, используемой. Для качественного управления необходима оптимальное количество достоверной информации, поскольку ее нехватка не позволяет получить полного представления о предмете, который изучается. При недостатке информации трудно как следует разобраться в ситуации, оценить ее и принять правильное решение. С другой стороны, избыточность информации препятствует ее быстрому обработаны, анализа и обобщению, в результате чего можно сделать необоснованные выводы. Чтобы уменьшить объем информации, ее стремятся сжать, прибегая к кодам, шифров, специальных методов, одновременно повышает ее полезную емкость. Особенно успешно решается эта проблема в условиях функционирования автоматизированных систем управления, устраняющие поток ненужной, избыточной информации.
Экономический анализ выступает не только потребителем информации, а создает ее для собственных нужд и принятия управленческих решений. Для экономического анализа используют различные источники информации. Потребность в конкретных материалах зависит от анализируемого периода, мсти и задач экономического анализа.
Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к анализу, имеют определяющую роль в обеспечении его действенности. Анализ не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию.
Обращает на себя внимание огромный объем информации, а также современные ее виды, такие как: реклама, которая, хотя пока и не совершенна, но имеет значительные информационные возможности; машинные источники: материалы полиграфические, средств массовой информации и Интернета; информация профессиональных консалтинговых фирм. К сожалению, последнее из названных источников находится в стадии становления, но его важность трудно переоценить. Информационно - маркетинговые центры занимаются предоставлением информационных услуг по ситуации на рынках Украины и в других странах, дают возможность отслеживать рейтинговые оценки ближайших конкурентов, облегчают формирование рациональных деловых решений.
Основой построения информационного обеспечения экономического анализа в АСУ должна быть его модель, описывающая процесс прохождения аналитической информации, ее обработки и порядок документального оформления. Разработка информационного обеспечения экономического анализа в АСУ должна ориентироваться на оптимальный перечень аналитических задач. Эффективнее информационное обеспечение, основанное на концепции банка данных, обеспечивает интеграцию информации, возможность ее многократного и комплексного использования без дополнительных преобразований и дублирования.
Организация информационных массивов в банке данных определяется их взаимосвязью, отражающей информационную модель объекта, и потребностями эффективного доступа к массивам при различных запросах на выдачу и обработки необходимой информации. Ведение банка данных на современных ЭВМ обеспечивает автоматизированное решение задач в различных режимах, в том числе и диалоговом. Достаточно общий характер функций банка данных позволяет создавать универсальные системы интеграции и обработки данных для различных предприятий. Такие системы включают совокупность относительно самостоятельных функциональных блоков (модулей), обеспечивающих успешное решение информационных задач.
При проектировании информационного обеспечения прежде всего определяют состав и организацию нормативной базы, размещение документации в основных информационных массивах, количество записей и ориентировочно их объем. Затем устанавливают объем необходимой для решения комплекса аналитических и других управленческих задач информации, а также формы результативной информации. При проектировании размещения информации ЭВМ следует учитывать требования различных подсистем АСУ. Состав и содержание информационной базы, технология и организация основных работ во многом типичны.
Неоднократное использование информации, находящейся в базе данных, предъявляет повышенные требования к ее достоверности и сохранности, что необходимо учитывать при выборе соответствующего программного обеспечения.
Любой процесс управления - это прежде процесс, предусматривающий выполнение функций по сбору, передаче, обработке, анализу информации и принятия соответствующих решений. В конкретной управленческой деятельности (планирование, бухгалтерский учет и т.д.) применяют различные специфические информационные структуры, представленные в соответствующей форме (плановые задания, учетная, отчетная документация и т.п.).
Внедрение диалогового режима общения человека и компьютера связано с возникновением таких структур информации, как меню-столбцы, меню-строки, экранные таблицы, окна и т.п., которые присущи и ручному обработке информации.
Итак, в зависимости от мести и методов организации данных в структуризации ЭГ возможны разные подходы. Однако в любом случае анализ и синтез ЭИ взаимосвязаны и основываются на образованных структурных единицах, поскольку анализировать можно только то, что был выделен.

3. Информационное обеспечение аналитического процесса
Под информацией (от лат. Informatio - объяснение, сообщение, изложение) понимают упорядоченные сведения о процессах и явлениях внешнего мира, совокупность каких-либо знаний и т.д.
Различают два понятия: "данные", получаемых в результате фиксации тем или иным способом изменений в хозяйственных процессах и явлениях, и "информация", который накапливается путем соответствующей обработки данных. Понятие "данные" нередко заменяют понятием "входная информация", а "информация" - понятием "результативная информация", поскольку сбор данных приводит к принятию соответствующих управленческих решений. В том случае, когда нет необходимости подчеркивать различие между информацией и данными, они употребляются как синонимы.
Информация не доступна для использования, пока она не зафиксирована. Информация регистрируется на документальных и машинных носителях, а та, что используется в оперативном экономическом анализе, может быть выражена и в устной форме.
В зависимости от поставленных целей и задач воздействия на объект управления экономическая информация может классифицироваться по определенным признакам:
- Сменности: постоянная, условно-постоянная и переменная информация. К постоянной относится информация, которая не изменяется в течение определенного периода (например, отчетные данные); условно-постоянная информация сохраняет новые значения в течение длительного периода (например, нормы расходования); переменная - происходит частая смена значений (например, сведения о расходовании сырья и материалов;
- Насыщенность: недостаточная, достаточная и избыточная информация. Сейчас учет не всегда отвечает требованиям, которые к нему предъявляются. Например, имеет место многократное дублирование учетной информации. Вместе многие показатели не находят отражения в первичных документах, учета и отчетности. В ряде случаев отсутствует стандартизация, унификация и рационализация составления и содержания документов (особенно тех, которые готовятся неучетному отделами и службами предприятий), недостаточная информация делает невозможным решения поставленных задач, достижение определенных целей.

Информацию можно классифицировать по следующим частям:
- По способу изображения информация бывает: текстовая, графическая (графики, диаграммы, схемы, чертежи) и мультимедиа,
- По функциональному назначению: прогнозная, плановая, нормативная, учетная информация;
- По степени обработки - входная га исходная информация. Входная информация (основа для последующего обработки данных) регистрируется в месте ее возникновения (хранения). Исходная информация - результат обработки входных данных; делится на промежуточную (которая подлежала соответствующем обработке) и исходно;
- По месту образования: внутренняя (образующегося непосредственно в пределах объекта и характеризует его деятельность) и внешняя информация (которая поступает извне);
- По объему необходимых сведений для управления экономикой предприятия: комплексная и тематическая, относящаяся к определенному аспекту деятельности;
- За носителем: немашинна (устный, телефонная, документальная) и машинная информация (на магнитных лентах, дисках, датчиках данных и т.п.). Определенная часть управленческой информации сообщается устно, особенно в низших звеньях оперативного управления. Вся бухгалтерская информация оформляется соответствующими документами и, следовательно, является документальной. Применение современных информационных технологий в процессах управления предприятиями и другими субъектами хозяйствования расширяет возможности использования и повышает значимость машинных носителей информации.
Известны и другие классификационные признаки экономической информации: по элементам структуры (реквизиты, показатель, массив, поток), за предметом хозяйственной деятельности (информация о продукции, услугах и т.п.).
Все источники данных, привлекаемых для проведения экономического анализа, можно разделить на отдельные группы.
Нормативные, сметные, плановые. К ним относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, бизнес - планы, планы-графики производства, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и т.д.
Источник учетного характера. К ним относятся все данные, содержащие документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, включая внутрихозяйственная отчетность, первичная учетная документация. Отчетность, которая используется для нужд экономического анализа, классифицируется по нескольким признакам (табл. 5.6).

Таблиця 5.6

Основні види звітності підприємства

Ознака класифікації	Види звітності
А
За джерелами складання	Бухгалтерська, статистична, податкова. Бухгалтерська звітність - це сукупність показників обліку, відображених у формі таблиць, що характеризують використання основних засобів, виробничих і трудових ресурсів за певний період. Вона складається лише за даними бухгалтерського обліку, до того ж із дотриманням балансового узагальнення облікової інформації. Статистична звітність складається в основному за даними оперативно-технічного та частково бухгалтерського обліку, використовується для вивчення суспільних явиш, встановлення закономірностей і тенденцій розвитку виробництва. Податкова звітність - звіти, які містять інформацію про нарахування та сплату податків і платежів. Найпоширенішими податковими звітами є Декларація про податок на прибуток та Декларація про ПДВ
За строками подання	Поточна (оперативна) і річна. Поточна звітність може бути тижневою, 15-денною, місячною, квартальною
За ступенем узагальнення інформації	Первинна та зведена звітність. Первинна звітність (вона базується на первинній звітності подається підприємствами, а зведена міністерствами, відомствами
За охопленням видів діяльності	Звітність може включати всі сторони діяльності підприємства чи лише одну її галузь (торгівлю, постачання тощо)
За поширенням на галузі економіки	Типова та галузева. В першому випадку використовуються типові форми звітності, а в другому - спеціалізовані, що відображають діяльність окремої галузі
Залежно від характеру користувачів інформації, що міститься в звітності	Внутрішня та зовнішня звітність. Зовнішня звітність подається до державних органів управління та контрольованим органам, інвесторам, засновникам тощо. На її підставі складається зведена звітність і розроблюються показники статистичної звітності. Внутрішня звітність використовується головним чином для потреб управління підприємством
За способом надання звітності	Поштова, телеграфна, електронна

Отчетность предприятий - это система показателей, характеризующих результаты деятельности предприятия за определенный период.
Важное значение для аналитической работы имеют данные, которые отражены в учетных регистрах, оборотных ведомостях, карточках и книгах учета, в первичных документах (требованиях, нарядах, накладных, лимитных карточках и т.д.). Для углубления результатов экономического анализа, выявления причин отклонений от прогнозов и в динамике по показателям, которые изучаются, используются данные регистров бухгалтерского учета (машинограмм, журналов, дебетовых и накопительных ведомостей и т.п.), первичных и сводных документов. Эти источники информации содержат широкий аналитический материал. Так, по данным регистров бухгалтерского учета и приложенных к ним документов можно изучить причины перевитрачання ресурсов, уплаты штрафов и других недостатков, установить виновных, проверить законность, целесообразность и эффективность хозяйственных операций.
В процессе проведения экономического анализа (особенно при оценке финансового состояния предприятия) широко используются данные финансовой отчетности: Баланс (ф. № 1), Отчета о финансовых результатах (ф. № 2), Отчета о движении денежных средств (ф. № 3), отчета о собственном капитале (ф. № 4), Примечания к годовой финансовой отчетности (ф. № 5), которая, согласно П (С) БУ 1 "Общие требования к финансовой отчетности", имеет такие Якорные характеристики: ясность и а адекватность истолкования, достоверность, сопоставимость, уместность.
Позаобликови источники информации:
- Официальные нормативные документы, которыми предприятие обязано пользоваться в своей деятельности - законы Украины, указы президента, постановления правительства и местных органов, приказы вышестоящих органов;
- Материалы, акты, заключения внутреннего и внешнего аудита, внутриведомственных и вневедомственных ревизий, проверок деятельности налоговой службы, кредитных учреждений, территориальных агентств по финансовому оздоровлению и т.п., лабораторного и врачебно-санитарного контроля, профессиональных консалтинговых фирм, печати, СМИ, Интернета, региональных отделов статистики, личных контактов с исполнителями;
- Хозяйственно-правовые документы (договоры, решения арбитража, судебных органов и т.д.);
- Техническая и технологическая документация;
- Специальные обследования (хронометраж);
- Докладные записки, переписка с контрагентами;
-Реклама.
Комплексное использование перечисленных источников информации и правильное их сочетание в процессе экономического анализа позволяют всесторонне и глубоко изучить все стороны хозяйственной деятельности и полнее выявить резервы экономического и социального развития.
Определение источников анализа и подготовка данных является одним из важных моментов первого этапа организации аналитического процесса. Для проведения анализа с основной темы исследования необходимы источники информации можно оформить в виде табл. 5.7.

Таблиця 5.7. Джерела інформації для проведення фінансового аналізу

№ з/п	Найменування і номер форми джерела інформації	Показники	Для чого використовуються під час аналізу

Подготовка информационной базы для нужд экономического анализа.
Ценность экономической информации может рассматриваться в трех аспектах; потребительском (полезности для управления), экономическом (стоимости), эстетическом (восприятии человеком). Ценность информации определяется экономическим эффектом функционирования объекта управления, вызванным ее потребительной стоимостью. Основным требованием к информации является ее полезность при принятии решений. Для обеспечения этого требования информация должна быть понятной, уместной, достоверной, а также отвечать идеи гармонизации и стандартизации.
Подготовка информации для проведения экономического анализа предусматривает:
- Проверку информации на доброкачественность (проверяются полнота данных, соблюдение правил составления и оформления отчетности, правильность арифметических расчетов, согласованность показателей, приведенных в разных таблицах);
- Проверку информации по существу (в процессе проверки определяют, насколько тот или иной показатель соответствует действительности, фактическому состоянию дел предприятия);
- Обеспечение возможности сравнения показателей (всю числовую информацию после проверки ее доброкачественности приводят к сравнительному вида.
Это осуществляется с помощью таких способов, как нейтрализация влияния стоимостного и качественного факторов путем доведения их до единого базиса, использование средних и относительных величин, методов пересчета и т.д.);
- Упрощение числовых показателей. Выбор степени упрощения зависит от содержания показателя, его величины и т.д. Для этого можно заменять абсолютные показатели относительны, закруглять цифры;
- Систематизация и группировка подобранной информации.
Поскольку от качества источников информации зависит достоверность результатов анализа, они должны обязательно и тщательно проверяться. Достоверные источники анализа - необходимое условие объективности и высокого качества аналитических работ, поскольку они обеспечивают доказательную силу выводов, сделанных на основании результатов экономического анализа.
При проверке информационной базы применяют приемы документального контроля (табл. 5.8)

Таблиця 5.8

Назва прийому	Мета роботи	Зміст роботи
А
Перевірка за формою	Полягає у візуальній перевірці правильності записів усіх реквізитів звітності та виявленні наявності самостійних змін у встановлених формах звітності, необумовлених виправлень, підчисток, наявність підписів	Під час загального огляду звітних форм увага звертається на заповнення їх адресної частини. Вид діяльності підприємства повинен відповідати видам діяльності, передбаченим Статутом. При необхідності ліцензування даного виду діяльності обов'язковою є перевірка наявності у підприємства ліцензії та строку її дії. Визначення виду діяльності підприємства є важливим критерієм для правильного розмежування доходів і витрат підприємства за основною та іншою діяльністю
Аналітична перевірка показників звітності	Виявлення суттєвих відхилень за допомогою глибинних та наскрізних тестів дозволяє встановити факти помилок та порушень, що призводять до перекручення звітності	Насамперед слід перевірити відповідність вказаної в балансі величини статутного капіталу даним засновницьких документів, а також чи не мають місце прострочення погашення заборгованості за внесками до статутного капіталу в засновників. Визначаються ті ділянки звіту, в яких аудиторський ризик найбільший, де можливість шахрайства чи наявність помилок в обліку і звітності для даного підприємства найімовірніша. Залежно від цього виділяються ті операції та активи, які необхідно перевірити ретельніше
Перевірка за сутністю	Установлення достовірності показників звітності	Проводиться арифметична перевірка, тобто перевіряється узгодженість показників, відображених у різних формах бухгалтерської звітності, показників, відображених у формах бухгалтерської звітності та зведених реєстрах обліку

Основні вимоги до інформації, яка використовується при аналізі, наведені в табл. 5.9.

Таблиця 5.9. Вимоги до інформаційного забезпечення аналітичного процесу

Вимоги	Характеристика
Оперативність інформації	Потрібна інформація для проведення економічного аналізу мас надходити аналітику якомога швидше. Тільки в цьому разі с можливість оперативно впливати на хід виробничого процесу, результати господарської діяльності
Достовірність інформації	Характеризується правдивістю, відповідністю нормативним актам і внутрішньогосподарським положенням; нейтральністю, прозорістю обачністю - відображенням витрат і збитків раніше, ніж доходів і прибутків
Нейтральність	Відсутність у ній суб'єктивних оцінок. Інформація не повинна надаватися вибірково з мстою впливу на рішення користувачів
Об'єктивність інформації	Інформація повинна відповідати дійсності, бути достовірною, тобто об'єктивно відображати господарські факти, явища та процеси
Єдність інформації	Інформація для проведення економічного аналізу може надходити з різноманітних джерел. Тому необхідно усунути відокремленість та дублювання різних джерел інформації
Аналітичність інформації	Інформація повинна відповідати потребам економічного аналізу, тобто забезпечувати надходження даних саме про ті напрями діяльності та з тією деталізацією, яка необхідна для всебічного вивчення економічних явищ та процесів, виявлення впливу факторів і визначення резервів господарювання
Доречність (релевантність) інформації	Означає її своєчасність, цінність, корисність для прогнозування й оцінювання результатів
Зіставність інформації	Забезпечує зацікавленим користувачам можливість порівнювати її за різні періоди діяльності одного суб'єкта господарювання, а також за різними суб'єктами з метою об'єктивного оцінювання економічного та соціального розвитку, визначення реального фінансового стану та тенденцій щодо його зміни
Раціональність інформації	Передбачає її достатність, оперативність, високий коефіцієнт використання первинної інформації, відсутність зайвих даних, подолання протиріччя між систематичним зростанням обсягу інформації та постійною її нестачею для раціонального управління через високу вартість отримання необхідних відомостей
Ефективність інформації	Система інформації повинна потребувати мінімум затрат на збирання, оброблення. зберігання та використання даних, забезпечуючи всі потреби аналізу та управління

При исследовании достоверности информационной базы необходимо: - проверить соблюдение правил оформления отчетности; приемлемость и согласованность показателей отчетов за смежные хронологические периоды: согла ¬ ность показателей различных форм отчетности проверяют, как правило, сопоставлением. Некоторые показатели входят в разных отчетных форм и, следовательно, при правильном
составлении отчета обязательно должны совпадать. При этом надо
- Использовать внутришньоформови и мижформови увязки;
- Провести выборочную инвентаризацию;
- Осуществить логический контроль показателей отчетности;
- Провести арифметический и нормативный контроль;
- Применить встречную проверку.
Одновременно должны быть обеспечены комплексность информации, ее формирование по единым признакам, возможность группировки, перегруппировки и компьютерного обработки, доступность для восприятия и т.д.
При этом необходимо определить способы наиболее эффективного удовлетворения информационных потребностей, возможность обработки информации с помощью компьютерных технологий, разработку программ для использования информации.
При применении в экономическом анализе и управлении экономикой современных ЭВМ появились условия для создания единой централизованной информационной системы, которая получила название банка данных.
Банк данных - это совокупность взаимосвязанных информационных массивов (файлов), которые поддерживаются в рабочем состоянии, и программного обеспечения, позволяющего решать задачи поиска и обработки данных, сохраняются.
Банк данных состоит из:
- Комплекса технических средств для хранения, обработки и входа - выхода данных;
- Одного или нескольких баз данных, т.е. совокупности сведений, хранящихся в запоминающих устройствах.
- Комплекса программных средств, который принято называть системой управления банком данных. Эта совокупность программно-технических средств обеспечивает автоматическое ведение баз данных (прием на хранение и преобразование информации), а также поиск сведений по запросам пользователей, обработка и оформление в удобном виде ее результатов. Кроме того, выделяют языковые средства общения пользователя с банком данных, предназначенные для выполнения операций с данными, комплекс организационных мероприятий, обеспечивающих функционирование банка данных в составе автоматизированных систем управления (АСУ).
Далеко не всегда исходная информация, например бухгалтерская отчетность, может быть признана достоверной. Причинами недостоверности могут быть: незнание составителями нормативных актов, содержания и порядка подготовки отчетности; невыполнение требований этих актов, прямая фальсификация, вуалирования сведений т.д.
Важным критерием рациональности является не только отражающая, но и организуя функция информации, если она приспособлена к требованиям конкретного пользователя и может быть зафиксирована в качестве ноу-хау.
В общем случае выделяют научную, техническую, экономическую и социальную информацию.
Экономическая информация (ЭИ) включает количественную и качественную характеристики производственных процессов. Это сообщение, циркулирующих в экономической системе и которыми она обменивается с внешней средой.
Объектом отражения EI является производственно-хозяйственная деятельность, а ее назначение - использование для нужд управления с целью совершенствования этой деятельности, улучшение технико-экономических показателей системы.
Итак, экономическая информация - это совокупность различных сообщений экономического содержания, возникающие при подготовке производства, при производственно - хозяйственной деятельности и в управлении этой деятельностью.
Экономическая информация является объектом сбора, регистрации, передачи, хранения, обработки и используется для осуществления функций управления народным хозяйством и его отдельными звеньями разного уровня.
Информацию, представленную в определенном формализованном виде, что позволяет ее передавать, хранить на различных (в том числе и машинных) носителях и обрабатывать с помощью некоторого процесса, принято называть данными.
Объектом информации являются различные производственные подразделения, изделия, детали и т.д., т.е. все элементы сообщения, которые передаются в систему.
Источником информации является такой элемент, который может формировать или производить входящее сообщение в систему. Источником информации может быть, например, отдел. Измеряют ЭИ в следующих единицах:
- Натуральных - количество сообщений, документов, строк, показателей, слов, символов;
- Телеграфных бит (количество двоичных разрядов), байты (8 бит), килобайты (1024 байт), мегабайты, гигабайты и терабайты.
Натуральные единицы используются в случае обработки информации человеком, его телеграфные - при организации машинной, в частности автоматизированных ного и автоматической обработки информации.
EI имеет свойства и специфические особенности, которые следует учитывать при проектировании информационного обеспечения информационных систем и при анализе существующей информационной системы объекта. К этим свойствам относятся:
- EI имеет линейную форму, то есть записывается построчно;
- Входная и исходно информация в основной массе дискретная и представлена в алфавитно-цифровом виде, характеризуется длительностью хранения;
- Входная информация в основном фиксируется в первичных документах, которые не пригодны для автоматического ввода в ЭВМ, что обусловливает необходимость перезаписи данных на машинные носители;
- EI сравнению однотипна и однородна в сочетании с массовостью и общностью источников возникновения;
- Одни и те же входные данные используются многократно для получения информации в различных экономических разрезах для всех служб и видов хозяйственной деятельности;
- Основную часть экономической информации периодически и регулярно обрабатывают;
- Экономическая информация характеризуется большим объемом и простыми операциями обработки;
- При обработке информации основном существуют логические операции, арифметические операции сводятся, как правило, до четырех арифметических действий;
- Полученную исходно информацию часто используют как входную при дальнейших расчетах.
Особенности ЭИ влияют на выбор технических средств для ее обработки.
К экономической информации выдвинут ряд требований. Рассмотрим основные из них.
Информация в компьютерных системах обработки данных является и предметом труда, и его продуктом, а потому от качества такой информации существенно зависит эффективность функционирования системы.
Качество информации можно определить как совокупность свойств, которые предопределяют возможности ее использования для удовлетворения определенных согласно ее назначению потребностей.

4. Требования к информации
Возможность и эффективность использования информации для управления обусловлена такими ее потребительскими показателями качества, как репрезентативность, содержательность, полнота, доступность, актуальность, устойчивость, точность, достоверность и ценность.
Репрезентативность информации связана с правильностью ее отбора и формирования с целью адекватного отражения заданных свойств объекта.
Содержательность информации - это ее удельный семантическая емкость, равную отношению количества семантической информации в сообщении к размеру данных, что его воспроизводят.
Полнота информации означает, что она имеет минимальный, но достаточный для принятия эффективного управленческого решения набор показателей.
Доступность информации - это обеспечение восприятия при принятии управленческого решения в компьютерных системах соответствующих процедур ее получения и переработки.
Актуальность - определяется степенью обеспечения ценности информации для управления в момент ее использования и зависит от статистических характеристик отображаемого объекта и интервала времени, прошедшего с момента выполнения этой информации.
Своевременность информации - обеспечивается поступлением на тот или иной уровень управления не позже заранее назначенного момента времени.
Устойчивость - это свойство управленческой информации реагировать на изменения входных данных, сохранять необходимую точность.
Точность информации определяется степенью приближения отраженного Информацией параметра и его истинного значения. Для экономических показателей, которые отображаются цифровыми кодами, известны четыре классификационные понятия точности: 1) формальная точность, измеряемая значением единицы младшего разряда числа, которым подан показатель, 2) реальная точность, определяется значением единицы последнего разряда числа, правильность которого гарантирована, 3) достижимая точность - максимальная точность, которой можно достичь при конкретных условиях функционирования системы; 4) необходима точность, которая определяется функциональным назначением показателя.
Достоверность (достоверность) информации - свойство информации отражать реально действующие объекты с необходимой точностью. Измеряется достоверность информации вероятностью того, что отображаемые информацией значение параметра отличаются от истинного значения этого параметра в пределах необходимой точности.
Наряду с понятием "достоверность информации" существует понятие "достоверность данных", под которой понимают их безошибочность. Измеряется достоверность данных вероятностью появления ошибок в данных.
Ценность информации - это комплексный показатель ее качества.
Информацию, циркулирующую в экономическом объекте, можно классифицировать по разным признакам. Рассмотрим некоторые из них.
По месту возникновения и направлению движения информация делится на входную внутреннюю и исходящую или результативную.
Информация, поступающая в объект управления, называется входным. Внутренняя входная информация делится на следующие группы: плановая (для участков и рабочих мест), транспортные команды, технические задания мастерам, рабочие команды на ликвидацию внутренних искажений.
Каждый из этих видов информации, в свою очередь, с точки зрения отношения к объекту управления, можно разделить на внешнюю и внутреннюю. Внутрен-ной называется такая информация, которая возникает внутри объекта (цеха, отдела). Внешняя возникает за пределами объекта. Внешняя входная информация делится на три группы: плановую, нормативно-справочную, о внешних искривления.
К следующей группе информации можно отнести нормативно-справочную, которая содержит различные нормативные и справочные данные. Эта информация вводится и меняется редко. Информация о внешних искажения включает сведения, как. характеризующих изменение плана, недопоставки материалов и комплектующих изделий, недостаток технологической документации.
Внутренняя входная информация делится также на три группы: о продукции, процессы, внутренние искажения.
Информация о продукции включает в себя комплекс данных, характеризующих с количественной и качественной стороны все виды продукции, а также сообщения о движении этих видов продукции в цикле производства.
Информация о процессах представляет собой данные о прохождении технологического процесса производства, состояние транспортных средств и т.д.
Информация о внутренних искажения включает сообщения о простоя оборудования, рабочих, транспортных средств, отсутствие материалов и т.д.
Внешняя исходная информация делится на учетно-расчетную и справочную. Справочная представляет собой различного рода справки высшим уровням управления о выполнении производственного задания:
- По стадиям образования информация делится на первичную и вторичную (производную). Первичная информация возникает непосредственно во время деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии процесса управления (стадии первичного учета). Вторичная (производная) получается в результате обработки информации и может быть промежуточной или результативной.
Промежуточная информация содержит результаты расчетов, которые используются как входные данные для последующих расчетов. Она является исходной для одного расчета и входной для групп других задач или для этого же расчета, что создается через некоторый промежуток времени, то есть обеспечивает связь в середине информационной системы и взаимодействие подсистем.
Исходно информацию получают при обработке первичной и промежуточной информации и используют ее для управления объектом и принятия решений;
- По отношению к процессу обработки информация классифицируется на такую, которая подвергается обработке, и такую, которая не поддается обработке;
- По способу отражения данных информация делится на текстовую (алфавитную, цифровую, алфавитно-цифровую) и графическую;
- По функциям управления экономическая информация подразделяется на плановую, нормативную, бухгалтерскую, статистическую и оперативно-техническую;
- По стабильности информация делится на переменную и условно - постоянную, которую коротко называют постоянной.
Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности объекта, она может изменяться для каждого конкретного случая как по названиям реквизитов - признаков, так и за количественными величинами реквизитов - основ. Переменная информация, как правило, участвует в одном цикле обработки, поэтому ее называют разовой.
Постоянная информация остается неизменной на протяжении длительного времени, многократно используется при обработке переменной информации. Постоянство информации во времени характеризуется коэффициентом стабильности, который признается отношением количества позиций номенклатуры, не изменяется в течение определенного периода (обычно года), к общему количеству позиций этой номенклатуры на начало этого периода. К постоянной причисляют информацию, для которой коэффициент стабильности больше 0,7.
Постоянная информация, делится на нормативно-расценивательную, справочную, табличную, плановую.
Нормативно - расценивательная информация месите действующие местные, отраслевые и общегосударственные нормативы, выраженные в абсолютных и относительных величинах. К абсолютным относятся нормы времени и расценки на изготовление изделий, нормы потерь материальных ресурсов, цены на материалы и изделия, тарифы. Относительными являются различные длительное время действующие расчетные коэффициенты, процентные ставки и т.д.

Постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде признаков, зависимость которых продолжалась некоторое время. В наборе таких признаков всегда выделяется основная ключевая признак, которому соответствуют определенные значения других признаков. Например, табельный номер работника (ключевая признак) соответствуют следующие признаки: отдел, цех, участок, категория работника, профессия, разряд т.д. К справочной информации можно отнести и структурную информацию, которая определяет состав объекта или явления, например распределение цехов и отделов предприятия по видам производства, состав уборочных соединений и т.д.
Табличная информация содержит заранее вычисленные показатели, например, таблицы сумм налогов, таблицы сумм амортизации.
Структурные построения ЭИ могут быть разными, но приоритет отдается иерархическому принципу выделения информационных совокупностей.
Единицей (структурным элементом) высокого ранга можно считать всю информационную множество некоторого объекта (отрасль, регион, предприятие, цех, фирма, учреждение и т.п.), его информационную базу (ИБ). Такое множество делится на структурные единицы низшего ранга и так продолжается до тех пор, пока не будет достигнуто неделимых (атомарных) единиц. Такими в ЭИ являются реквизиты, которые представляют собой минимальные структурные совокупности ЭИ, имеющие смысл. Рассмотрим это понятие подробнее.
Всякий объект (явление, процесс и т.д.) имеет определенные особенности и характеристики, присущие только ему и отличают его среди ему подобных. Скажем, такими свойствами изделия является его цена, габариты, масса, мощность и т.д.
Все эти свойства отражаются с помощью переменных величин - реквизитов или элементарных структурных единиц ЭИ.
По форме реквизит является совокупностью символов - знаков или цифр, которая отражает вполне определенные свойства объекта. Реквизит является логически неделимым элементом любой другой сложной информационной совокупности.
При автоматизированной обработки данных часто используют синонимы понятия "реквизит";
- Элемент данных;
- Атрибут;
- Переменная т.д.
В дальнейшем будем пользоваться такими из них, как атрибут и переменная.
Каждый реквизит характеризуется наименованием (именем), значением и структурой.
Имя реквизита служит для его однозначного определения. При автоматизированной обработки используют уменьшительное реквизита - идентификатор. Он также однозначно определяет реквизит и, как правило, является набором знаков и символов, имеет ограничения по алфавиту, длиной т.п., которые накладывают применяемые технические и программные средства. Кроме того, чтобы формулы и алгоритмы обработки информации можно было задавать публиковать, для реквизитов внедряют буквенно-цифровые обозначения заранее определенным для этого языках.
Значение реквизита применяют, чтобы задать соответствующую конкретную свойство объекта.
Структура реквизита - это способ представления его значений, который определяется длиной, типом и форматом представления значений.
Длина реквизита - это количество знаков, которыми подается его значение. Она может быть постоянной или переменной.
Тип реквизита определяется тем, какие свойства объекта он может подводить. Рассматривают числовые, текстовые, логические и другие типы.
Реквизиты числового типа характеризуют количественные свойства объекта, которые получают в результате вычислений или измерений, то есть значение таких реквизитов можно задать в числовой форме.
Реквизиты числового типа называют еще реквизитами-основаниями, или количественными атрибутами. Реквизиты текстового типа отражают обычно качественные свойства. их характеризуют обстоятельства, при которых происходит тот или иной процесс или было добыто те или иные значения количественных атрибутов. их называют еще реквизитами-оценками или качественными атрибутами.
Реквизиты логического типа приобретают лишь двух значений: "истина" или "ложь". Они отражают такие свойства объекта, которые можно разделить на две противоположные группы.
Между структурными единицами высшего и низкого рангов существуют и другие структурные элементы. Рассмотрим некоторые из них.
Сложную структурную единицу ЭИ, образуемую из нескольких реквизитов, которые дают количественную и качественную или одну лишь качественную характеристику объекта или пронесу, называют сообщением. Она может принимать различные формы, в частности подаваться в виде показателя и документа.
Сложная структурная единица ЭИ, образована из одного реквизита-основания и одного или нескольких качественных атрибутов, связанных с ним логично, является показателем. Показатель всегда является сообщением, но не каждое сообщение является показателем. Показатель, охватывающий реквизит-основание и реквизиты-признаки, позволяет характеризовать экономическое явление как по количественному, так и с качественной стороны. В экономике значения показателей чрезвычайно велико и их можно считать главными структурными единицами ЭИ.
Однородные информационные совокупности реквизитов, объединенные общим содержанием, образуют информационный массив.
Основные элементы информационного массива - это записи, под которыми понимают значение одной позиции массива. Записи являются теми элементами массива, с которыми в основном оперирует пользователь при работе с массивом.
Множество однородных показателей (документов) образует соответствующий информационный массив.
Запись массива характеризуется перечнем и последовательностью размещения реквизитов (атрибутов), входящих в него. Длина записи равна сумме длин указанных атрибутов.
Информационный массив как совокупность записей характеризуется также идентификаторам Последний присваивается массива при его создании и используется для его отыскания и работы с массивом.
Записи в массиве можно упорядочивать по возрастанию или убыванию значений соответствующих атрибутов или их комбинаций. Такие атрибуты называются ключевыми, или "ключами благоустройства" массива. Задавая идентификатор массива, структуру его записи и ключевые атрибуты, полностью определяем его как информационную единицу.
При автоматизированной обработки ЭИ с помощью ЭВМ важное значение приобретает формализация представления ЭИ.
Поскольку реквизит является основным и неделимым элементом ЭИ, то прежде чем начинать автоматизированную обработку данных, необходимо формализованы подать информацию. Это действие выполняют, в основном пользуясь таблицей с такими графами: название реквизита, обозначение, тип, длина, количество знаков после запятой, идентификатор.
Чтобы формализованы подать любой показатель, прежде всего следует выделить его реквизиты, обозначить каждый из них и определить его тип.
Если для упомянутых реквизитов задать значения, которые они могут приобретать, и присвоить им соответствующие идентификаторы, то станет возможным машинное представление информации, ее ввод в ЭВМ и машинное обработки.
Рассмотрим пример формализованного представления показателя, задается документом "платежное поручение" и определяет сумму, которая перечисляется со счета клиента (плательщика) соответствующего банка на счет другого клиента (получателя) того же или другого банка (как оплата за купленные товары или оказанные услуги). Опишем реквизиты этого показателя в виде табл. 5.10.

Таблиця 5.10

Реквізити показника документа „платіжне доручення"

№ з/п	Назва реквізиту	Позначення	Тип	Довжина символів	Знаків після коми	Ідентифікатор
	Сума платежу	W	Кількісний		-	SUM
	Номер рахунка платника	а	Якісний			NRP
	Код банку платника	Р	Якісний		-	KВР
	Номер рахунка одержувача	b	Якісний		-	NRO
	Код банку одержувача	о	Якісний		-	КВО
	Номер платіжного доручення	h	Якісний		-	NPD
	Дата документа	d	Якісний		-	DPD

Согласно обозначениями, первичный показатель можно записать в виде Wapbohd, определяющий сумму "W", которая была перечислена со счета "а" в банке "р" на счет "b" в банке, и.о. "согласно документу.. платежное поручение»по номеру,, h" отдать,, d ".
Если в формализованном записи первичного показателя выполним суммирование по реквизиту h (номер документа), получаем новый (он будет производным) показатель следующего вида:
Wapbo = Σ. Wapbohd Полученный показатель будет определять сумму, которую она перечислена со счета "а" на счет "Ь" по всем документам (поручениям) данного дня "d".
Аналогично можно получить и другие производные показатели. Если реквизитов определить их длину и проставить в таблице значения длины и идентификаторы, соответствующие этим реквизитам, то можно говорить о введении данных в ЭВМ, формирование массивов, хранения данных на машинных носителях и их дальнейшую обработку.
Поскольку записи массива является совокупностью реквизитов, то набор реквизитов (W, а, г, b, о, h, d) также можно рассматривать как запись информационного массива "оплаченных поручений" с именем, например, MAPLD Длина записи такого массива равна сумме длин реквизитов, входящих в него, и составит 67 символов.
Условно структуру такого массива можно представить в таком виде:

Множество значений любого промежуточного показателя, например Wapbo, можно представить также как массив, образованный суммами, перечисленными со счета "в" в банке на счет "b" в банке "о" за период от,, dl "до,, d2" с именем, например, MAPL Его структуру можно записать так:
Массив MAPL имеет пять полей (реквизитов), а длина его записи - 56 знаков. Такими действиями задача получения множества значений промежуточного показателя Wapbo из множества значений первичного показателя Wapbohd можно свести к задаче построения массива MAPL из первичного массива MAPLD.
Эти массивы можно создать на машинных носителях и ЭВМ, поскольку определены реквизиты, входящие в их записей, т.е. задано идентификаторы, тип и длину реквизитов. Вопросы непосредственного преобразования входных массивов на выходные - это вопрос организации автоматизированной обработки с использованием тех или иных программных и технических средств.
Контрольные вопросы
1. Какие основные задачи бухгалтера-аналитика?
2. С какой целью осуществляется организация аналитической процесса?
3. Что значит организация экономического анализа?
4. Назовите организационные этапы аналитической работы на предприятии.
5. Укажите, кто есть субъектом экономического анализа.
6. Что понимают под понятием "информация"?
7. Как классифицируется экономическая информация в зависимости от поставленной цели?

Прослушать

Дата добавления: 2014-01-07