Лекция 18- Формы деловых коммуникаций

Искусство делового общения как основного элемента ПР связано с именем греческого философа Сократа, который выработал основные каноны общения, а именно: признание равенства и неповторимости каждого из партнеров; возможность наличия различных точек зрения; взаимное обогащение участников деловой встречи. Эти каноны стали фундаментом морального кодекса Всемирной ассоциации паблик рилейшнз
(ИАПР).

С целью создания и поддержания позитивного общественного мнения, для обеспечения желаемого поведения общественности фирмы и компании применяют многообразные формы делового общения.

Большую роль в организации ПР играет грамотное использование вербальных и невербальных коммуникаций. Наряду с невербальными, вербальные, или речевые, коммуникации выполняют ключевую роль еще с зарождения рода человеческого. В практическом аспекте эти коммуникации особенно важны для высшего управленческого звена при церемониальных открытиях торжественных приемов, конференций, презентаций, круглых столов”, дней открытых дверей и других форм общения.

В процессе коммерческой деятельности часто возникают ложные и вредные слухи, которые необходимо срочно опровергнуть. Так, например, внезапно возникли слухи, что торговый знак всем известной с 1851 г. крупной компании США “Проктер энд Гэмбел” выражает символ сатаны, дьявола. На фирменной торговой марке изображен сидящий на месяце человек в окружении 13 звезд, представляющих изначально 13 колоний, составляющих основные штаты Америки. Фирме пришлось оперативно провести мощную ПР-кампанию, в том числе были организованы брифинги, пресс-конференции, разосланы ПР-сообщения во все средства массовой ин ф ормации с подробными объяснениями, что никто и никогда из создателей фирмы не преследовал цель пропаганды культа сатаны.

Рассмотрим наиболее традиционные формы делового общения, в том числе: брифинги приемы, конфереции, пресс-конференции, презентации, дни открытых дверей, круглые столы.

Брифинг — краткая пресс-конференция, устраиваемая руководством компании в случаях чрезвычайных происшествий, скандальных ситуаций или иных неординарных событий, связанных с ее внутренней или внешней деятельностью или политикой, которые она считает нужным осветить или разъяснить. Здесь сообщение носит односторонний оповещательный характер с иллюстрацией конкретных фактов.

Прием — одна из форм внешней и внутрисоциальной жизни организации, заранее подготовленная, разработанная и обеспеченная руководством и ПР-специалистами. Следует различать текущий и представительский прием.

Текущий прием осуществляется на фирме ежедневно на регулярной основе в ходе ее повседневной деловой активности.

Представительский прием — организованная форма общения, носящая эпизодический характер по случаю знаменательных событий, юбилейных дат, годовщин основания фирмы или создания организации. Представительские приемы обычно сопровождаются встречей высокопоставленных гостей, делегаций фирм-партнеров.

Наиболее детально технология подобных приемов выработана в дипломатическом протоколе и этикете — многовековом опыте организации публичного общения людей разных национальностей, конфессий, профессиональной ориентации.

Приемы могут быть: дневные и вечерние, формальные и неформальные, с рассаживанием, где все места за столом распределяются заранее и обозначаются карточки участника с указанием имени приглашенного, и без рассаживания.

Наиболее формальным приемом являются конференции, которые проводятся как правило с целью продвижения новых идей, проектов или продукции. Ядром конференции являются подготовленные выступления авторитетных представителей бизнеса, науки, органов власти в рамках интересов собравшихся. Время докладов и выступлений ограничено 10—20 минутами.

Пресс-конференция — собрание представителей печати, радио, ТВ, официально созываемое для какой-либо важной информации, для ответов на вопросы.

Для того чтобы пресс-конференция достигла преследуемых целей, необходимо при ее подготовке и проведении учесть следующие обстоятельства:

1. Время проведения. Лучше всего проводить ее в середине недели, так как понедельник — редакционный день в редакциях СМИ, и желаемой явки не получится, пятница — день, предшествующий уик-энду, день культурных программ, Что может также отрицательно сказаться на факте присутствия журналистов. Известно, что журналисты по роду занятий профессиональные “совы” (поздние записи, монтаж, тракты и т. п.), встают обычно не раньше 10.00 часов, поэтому целесообразно назначать пресс_конференцию в промежутке с 12.00 до 14.00 часов, так как с 15.00 начинается сдача материалов в редакциях, записи, студийное время.

2. В приглашении-факсе, письменном, электронном сообщении или устном оповещении должна быть непременно сообщена тема пресс-конференции, что облегчит редакциям выделить компетентных журналистов по рассматриваемой проблеме. Приглашения должны быть именными и разосланы за пять—семь дней до открытия самой пресс-конференции.

З. Пресс-конференция должна иметь четкий сценарный план проведения с включением двух частей — изложения позиции фирмы по проблеме и ответов на вопросы журналистов. Соотношение времени на проведение каждой части зависит от позиции руководства, т. е. оно решает, какую часть времени отвести на раскрытие темы и сколько выделить на ответы журналистам.

4. Вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с общественностью или с прессой. Ведущий обязательно представляет журналистам участников, среди которых желательно присутствие лица, уполномоченного принимать окончательные решения по вопросам пресс_конференции.

5. Целесообразно провести регистрацию участников прессконференции со стороны СМИ, что позволит анализировать результаты встречи в последующих публикациях. При регистрации имеет смысл раздать участникам заранее подготовленные материалы по рассматриваемой проблеме, что обеспечит понимание ими существа вопроса.

6. Легкий фуршет (прохладительные напитки, кофебрейк, пирожные и т. д.) бесспорно способствует доброжелательности и активности журналистов. Его следует проводить по окончании конференции, так как организаторы при этом получают возможность неформального общения с журналистами, установления с ними более близких отношений.

Презентация — самостоятельная акция, которая считается приемом. Презентация — это представление фирмы, новой продукции. Как правило, презентация фирмы проводится: по случаю открытия или создания фирмы; демонстрации новых достижений, новых видов продукции, нового лица компании; при выходе на новые рынки сбыта в стране создания филиала, подразделения или представительства.

День открытых дверей позволяют всем желающим ознакомиться с руководством фирмы, ее деятельностью, планами, задать интересующие вопросы. Предполагается приглашение членов семьи работающих в целях укрепления коллектива. За рубежом достаточно распространены регулярные экскурсии по фирме: все желающие проводятся специальным маршрутом в сопровождении сотрудника фирмы, рассказывающего об истории и основных направлениях деятельности фирмы, а также о ее социальной значимости для общественности.

“Круглый стол” — одна из форм обсуждения идеи, проблемы, имеющей значение для широких кругов общественности, участниками которой являются авторитетные представители науки, бизнеса, деловых кругов, общественных и государственных организаций.
Участие в “круглых столах” высших руководителей коммерческих фирм и компаний, спонсорство их проведения способствуют повышению имиджа и популярности компании.

Дата добавления: 2014-01-07