КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Служебная информация ограниченного распространения
К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра, которые располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных «Инструкцией по делопроизводству…». Копирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется только с разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: - помещать в дело только исполненные, правильно оформленные; в обязательном порядке проверяется наличие подписей на документах и их приложениях (на копиях документов подписи заверяются исполнителем документов), наличие регистрационного номера и даты, отметок об исполнении документа и списании документа «в дело» с указанием номера дела;
- документы по содержанию должны соответствовать заголовкам дел по номенклатуре; - помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; - помещать приложения вместе с основными документами; - раздельно группировать в дела документы постоянного и временного срока хранения; - группировать в дело документы одного календарного года (исключение: годовые отчеты, поступившие в следующем году, личные дела, судебные дела, истории болезни и другие переходящие дела). Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке. Приложения присоединяются к документам, к которым они относятся, независимо от даты их утверждения. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем на документе делается отметка. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; причем документ-ответ помещается сразу за документом-запросом. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет). Полное оформление дела предусматривает: - подшивку дела в твердую обложку, папку из картона или переплет дела (за исключением карт, схем, фотографий, чертежей, которые хранятся в твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах, а также при наличии в деле отдельных особо ценных документов, например, трудовых книжек); - нумерацию листов дела; - составление внутренней описи документов дела; - составление заверительной надписи дела; оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частиному оформлению. Допускается:
- хранить документы в скоросшивателях; - не проводить пересистематизацию документов в деле; - листы дела не нумеровать; - заверительной надписи дела не составлять; - внутренней описи документов дела не составлять. Документы, составляющие дело постоянного или долговременного хранения, подшиваются на 4 прокола прочными шнурками в твердую обложку из картона с тремя клапанами и завязками или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций. При подготовке дела к подшивке металлические и иные скрепления (скрепки, скобы, нитки и т.п.) из документов удаляются. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах формата А4 (210х297), должны иметь размеры 229х324х40 мм. Обложки дел с неформатными документами могут иметь размеры соответствующие размерам подшитых в них листов. При подшивке листы документов выравниваются по левому (подшиваемому) и верхнему краям листа. В начале дела подшивается чистый лист, за ним бланки внутренней описи документов дела, в конце дела бланк заверительной надписи, за ним чистый лист. Листы больше формата А4 подшиваются за верх левого края листа и складывается под стандартный размер. При наличии документов, текст которых расположен не вдоль, а поперек листа (планы, графики, схемы) следует подшивать документ так, чтобы было обеспечено свободное прочтений текста со стороны правого края листа. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графитным карандашом. При ошибке или изменении номера листа прежний номер зачеркивается тонкой косой линией и рядом проставляется новый номер. Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами. В общий листаж дела их количество не входит, отражается только в заверительной надписи. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезвами, фотографиями) нумеруется как один лист. Листы с резолюциями нумеруются как самостоятельные листы. Запрещается подшивка в дело документов, выполненных типографским или на множительной технике с уменьшением и размещением на стандартном листе формата А4 двух листов. Такие листы разрезаются и нумеруются как два листа.
В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи. Оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: - номера литерных или пропущенных листов; - наличие справок-заметителей; - номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; - номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов; - номера склеенных листов. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. При закрытии дела во внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела. Оформление обложки дела включает в себя заполнение следующих реквизитов: - наименование органа управления, подразделения ГПС и ее непосредственная подчиненность; - наименование структурного подразделения; - номер дела (тома); - заголовок дела; - дата дела (дата начала и окончания дела); - количество листов в деле; - статья перечня, определяющего сроки хранения документов; архивный шифр дела.
Дата добавления: 2014-01-07; Просмотров: 4226; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |