Время: 2 часа

ЛЕКЦИЯ

А.С. Крутолапов

«___» _________ 2006 г.

по учебной дисциплине: ОДПО – организация деятельности

пожарной охраны

Категория обучаемых: старшие инспектора по особым поручениям,

инспекторы отделов кадров и профессиональной подготовки

ГУ МЧС по субъектам РФ.

Раздел № 2 – специальная подготовка

Тема № 2.14 – организация и ведение делопроизводства

в МЧС России

Обсуждена и одобрена на заседании кафедры.

Протокол № от «» 2006г.

Санкт-Петербург

2006г.

Цель и задачи: совершенствование знаний и практических навыков слушателей по вопросам организации и проведения единой кадровой политики по подбору и расстановке кадров.

Содержание и порядок проведения

Время, мин

Вводная часть (организационный момент, актуальность темы)     Основная часть Учебные вопросы · ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ГПС МЧС РОССИИ · ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ · ПОРЯДОК ПРИЕМА И УЧЕТА ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН · КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ · СЛУЖЕБНАЯ ИНФОРМАЦИЯ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ. · ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ · ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ     Заключительная часть (подведение итогов и задание на самоподготовку)

ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В

ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ГПС МЧС РОССИИ

Порядок приема, учета, прохождения, хранения, подготовки, оформления и отправки несекретных документов, а также контроль за их исполнением в подразделениях ГПС МЧС России осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом МЧС России от 07.03.2003 № 120.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства возлагается на начальников подразделений ГПС.

Работа с документами и хранение их за пределами служебных помещений организаций запрещается. В исключительных случаях такую работу вправе разрешить начальник подразделения ГПС.

Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники обязаны передать через ответственных за ведение делопроизводства находящиеся у них на исполнении документы другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения (при увольнении – сдать).

Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность документов и неразглашение содержащейся у них служебной информации. Об утрате служебного документа необходимо немедленно поставить в известность ответственного за ведение делопроизводства и начальника подразделения.

Принятые на работу сотрудники в течение одного месяца должны быть ознакомлены с требованиями Инструкции.

Регистрация поступившей корреспонденции производится в день поступления. На зарегистрированном документе в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается номер и дата поступления документа. На телеграммах и срочных документах указывается время их поступления. После регистрации входящая корреспонденция предается на рассмотрение начальнику подразделения ГПС, а затем в соответствии с резолюцией – исполнителям.

Исполненные документы передаются исполнителем ответственному за ведение делопроизводства для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых документов.

Регистрацию и отправку исходящих документов осуществляет структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства. При приеме служебных документов для регистрации и отправки проверяется правильность оформления и адресования документа, наличие всех экземпляров и приложений к ним, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, а также наличие на экземпляре, подшиваемом в дело, отметки в какое дело этот документ следует подшить.

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Документы, как правило, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

На бланках изображается эмблема МЧС России установленного образца (утв. Приказом МЧС России от 02.12.98 № 694 ДСП), которая располагается над серединой реквизита «наименование организации».

В реквизите «наименование организации» указывается действительное или условное наименование, присвоенное органу управления, подразделению ГПС или организации системы МЧС России – автору документа. Ниже располагается сокращенное наименование (в скобках), если оно закреплено в учредительных документах.

Над наименованием организации помещается сокращенное наименование МЧС России.

Реквизит «справочные данные» включает почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, телексов, а также может содержать другие необходимые сведения: номера счетов в банках, адрес электронной почты и т.д.

Наименование вида документа указывается на каждом документе, за исключением письма.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения совещания (заседания), принятия решения, для акта – дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то единой датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 марта 2004 года следует оформить 05.03.2004.

Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 марта 2004 г.

Реквизит «регистрационный номер документа» включает в себя порядковый номер и индекс дела по номенклатуре дел.

Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, справки и т.д.), и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Реквизит «гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об особом характере информации, ограничивающий круг лиц, имеющих доступ к документу.

В реквизит «адресат» входит совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

При адресовании служебного документа в организацию или структурное подразделение организации без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже, например:

МЧС России

Департамент управления делами

При адресовании служебного документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Начальнику Центра стратегических

исследований гражданской защиты

МЧС России

И.О. Фамилия

При адресовании служебного документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном падеже, например:

МЧС России

Начальнику Департамента

управления делами

И.О. Фамилия

В документе, содержащем более двух адресатов, слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении письма более чем в 4 адреса составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма указывается только один адрес.

В состав реквизита адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

- наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество – для физического лица),

- название улицы, номер дома, номер квартиры,

- название населенного пункта (города, поселка и т.д.),

- название области, края, автономного округа (области), республики,

- страна (для международных почтовых отправлений),

- почтовый индекс.

Например:

И.П. Калинину

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский район,

Тульская область, 301224

В такой же последовательности производится написание адресов корреспондента и отправителя на конвертах. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, адрес отправителя – в левом верхнем углу.

Реквизит «гриф утверждения документа» располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности (воинского или специального звания) лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Командир войсковой части 00000

полковник личная подпись И.О.Фамилия

10.03.2004

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа приказом, указанием, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Резолюция - реквизит документа, в котором содержится указание по исполнению данного документа – определяются должностные лица, которым поручается выполнение заданий, разработка планов, предложений и др.

Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение поручения считается названный первым в резолюции.

Служебный документ должен иметь заголовок, кратко и точно отражающий содержание документа. Например, «Об утверждении…», «О командировании…», «О создании…».

Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок не составляется к телеграммам, а также к текстам документов, оформленных на бланках формата А5.

Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «контроль».

Текст документа печатается через 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и не на бланке должен иметь размеры полей, не менее:

левое 25 мм,

правое 10 мм,

верхнее 15 мм,

нижнее 20 мм.

Текст служебного документа печатается, как правило, через 1-2 межстрочных интервала (одинарный, полуторный), а при изготовлении его с помощью средств электронно-вычислительной техники используется шрифт Times New Roman размером 12 (для оформления табличных материалов), 13,14,15.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Заголовки и подзаголовки разделов и подразделов печатаются с прописной буквы; точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Текст пунктов и подпунктов печатается с прописной буквы, в конце ставится точка.

Реквизит «отметка о наличии приложений» отделяется 2-3 межстрочными интервалами.

Реквизит «подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, при необходимости – воинское или специальное звание; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длины строки.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границей текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей на одном уровне.

В документах составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (председатель комиссии, члены комиссии).

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Согласование проекта служебного документа оформляется грифом согласования, который располагается на лицевой стороне служебного документа ниже подписи от левого поля. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Центрального архива

МЧС России

Личная подпись И.О.Фамилия

22.04.2004

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

чрезвычайной страховой компании

от 21.04.2004 № 11

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Внутреннее согласование служебного документа с должностными лицами подразделения ГПС, организации системы МЧС России (автора документа) оформляется визами согласования.

Виза включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. В случае несогласия с проектом документа замечания, особые мнения, дополнения к проекту излагаются на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка.

На документе, подлинники (первые экземпляры) которых остаются в подразделении (приказы, протоколы) визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего (подписного) листа подлинника документа. На документах, подлинники которых отправляются (в основном письма), визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, а также полистное визирование документа и его приложений.

Реквизит «печать». Печать с изображением Государственного герба РФ ставят на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.

Отметка о заверении соответствия копии документа подлиннику проставляется ниже реквизита «подпись» и состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа (на приказах – на оборотной стороне) в левом нижнем углу, например:

Петров И.В. или Петров Иван Васильевич

222-33-44 222-33-44

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; отметку «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или должностного лица, принявшего это решение.

ПРИКАЗЫ издаются на основе и во исполнение распорядительных документов вышестоящих органов, а также в инициативном порядке.

Приказы издаются:

- по личному составу (по строевой части),

- по наиболее важным вопросам жизни и деятельности войск и сил ГО, обеспечения пожарной безопасности, а также по вопросам финансового, материального и технического обеспечения, предупреждения и ликвидации ЧС, осуществления надзора за готовностью к действиям в ЧС,

- по вопросам основной деятельности и другим вопросам, право регламентировать которые предоставлено начальнику органа управления, командиру в/ч, начальнику подразделения ГПС, организации системы МЧС.

ДИРЕКТИВЫ издаются по вопросам планирования и применения сил и средств, подготовки и проведения учебных, учебно-тренировочных мероприятий, организации и ведения гражданской обороны, штатно-организационным. В директивах излагаются цели проводимых мероприятий, задачи, порядок их выполнения.

УКАЗАНИЯ издаются по вопросам, носящим оперативный и организационный характер, или рассчитанным на кратковременное действие.

Приказ, директива, указание должны быть написаны кратким, точным языком, формулировки поручений приказа, директивы, указания должны исключать двоякое толкование, иметь конкретных адресатов и сроки исполнения заданий, действовать длительное время без изменений и дополнений.

ПОЛОЖЕНИЯ (уставы) об органах управления, подразделениях ГПС – нормативные правовые акты, определяющие порядок образования, взаимоотношения с другими организациями, права и обязанности в определенной сфере деятельности.

ИНСТРУКЦИЯ – нормативный акт, регламентирующий организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности.

ПРОТОКОЛ – официальный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

АКТ – служебный документ, подтверждающий установленные факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, но могут быть составлены одним или несколькими должностными лицами.

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА по своему содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-ответы и др.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу.

Служебные письма должны быть написаны деловым стилем. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения, точность и ясность изложения, лаконичность и краткость текста.

Визы должностных лиц, с которыми согласовывается проект письма, проставляется на втором экземпляре (остающемся в организации) на лицевой стороне последнего (подписного) листа документа.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – служебный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри учреждения (кроме прямых руководителей).

СПРАВКА – документ, содержащий описание, подтверждение тех или иных фактов, событий. Различают две группы справок: служебные и личные.

ПОРЯДОК ПРИЕМА И УЧЕТА ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

Все поступившие обращения граждан регистрируются в день их поступления в журнале учета предложений, заявлений и жалоб. Письменное обращение должно быть подписано с указанием фамилии, имени и отчества и содержать, помимо существа вопроса, данные о месте жительства (работы, службы или учебе) заявителя. Анонимные обращения рассмотрению не подлежат.

Конверты, в которых поступили письма, хранятся в течение всего периода разрешения обращения, затем уничтожаются.

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в которых:

- обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению,

- сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения,

- указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.

Начальник подразделения определяет порядок и сроки рассмотрения обращений и дает письменные указания исполнителям. На тексте обращений надписи не делаются.

По каждому обращению не позднее чем в 5-дневный срок должно быть вынесено одно из следующих решений: о принятии жалобы или заявления к своему производству или нерассмотрении его (анонимные); передаче обращения на разрешение в подчиненную организацию по принадлежности. О пересылке материалов обращения в другую организацию заявитель в обязательном порядке извещается письменно.

Заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления (регистрации), а не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, но не позднее 15 дней. Срок разрешения обращения исчисляется со дня его поступления по день направления ответа заявителю. В случае, если окончание срока разрешения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается предшествующий ему рабочий день.

В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребования дополнительных материалов либо принятия других мер, сроки могут быть продлены лицом, давшим поручение, но не более чем на 1 месяц (общий срок не более 2 месяцев, за исключением случаев, когда материалы рассматриваются в суде).

На обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы ответы и сведения направляются в течение 30 дней со дня регистрации.

Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры по устранению указанных недостатков и заявителю дан ответ.

Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся отдельно от других документов. Запрещается формирование дел исполнителями и хранение их у исполнителей.

КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Поручения с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Поручения без указания даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные – в срок не более 1 месяца.

Заявления, жалобы и предложения граждан рассматриваются в срок до 1 месяца.

Заявления, жалобы военнослужащих и членов их семей – не более 15 дней.

Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются в срок до 2 дней, остальные – в срок до 10 дней.

Срок исчисляется в календарных днях от даты поручения.

На лицевой стороне первого листа документа, взятого на контроль, проставляется отметка о контроле.

Если поручение дано нескольким исполнителям, то ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым.

При необходимости продления срока исполнения поручения должностное лицо, указанное в поручении первым, представляет на имя руководителя, давшего поручение, не позднее 3 дней до истечения этого срока мотивированную просьбу о его продлении.

На исполненном служебном документе исполнитель должен проставить отметку с указанием каким номером (входящим, исходящим) исполнен служебный документ, дату исполнения, номер дела, в которое документ должен быть подшит.

Дата добавления: 2014-01-07