Виды документов и их функции

На любом предприятии объем документов велик, нет возможности провести единую классификацию, поэтому существует классификация по различным основаниям.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются:

– на организационно-распорядительные (управленческие);

– отчетно-статистические;

– учебно-методические;

– плановые;

– по личному составу;

– научно-технические и т. д.

По наименованию существует множество разновидностей документов приведем лишь некоторые:

– приказы, распоряжения, инструкции;

– научные отчеты;

– акты, протоколы;

– анкеты, справки, стандарты и т. д.

По способу фиксации информации.:

– письменные (рукописные, машинописные, на компьютере);

– графические;

– фото- и кинодокументы.

Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются для решения внешних и внутренних вопросов.

Внешняя документация, в свою очередь, делиться на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют:

– на простые;

– сложные.

Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы:

– открытые (несекретные);

– документы с ограниченным доступом (разной степени секретности: совершенно секретно, секретно и др., документы для служебного пользования с грифом «конфиденциально»).

По юридической силе документы подразделяют:

– подлинные – это документы, в которых содержатся сведения, подтверждающие их достоверность (об авторе, месте создания и т.д.), а также соблюдены правила составления и оформления (в свою очередь подлинные могут подразделяться на действительные и недействительные в результате истечения срока действия или его отмены другим документом);

– копии – полностью воспроизведенная информация подлинного документа и все его внешние признаки, однако не имеющие юридической силы, если не получили специального удостоверения (нотариального заверения, подпись уполномоченного лица);

– подложные документы.

По срокам исполнения документы классифицируются:

– на срочные (документы с установленным сроком исполнения или установленным законами, правовыми актами, а также телеграммы и документы с грифом «срочно»);

– несрочные.

По срокам хранения:

– постоянного;

– временного хранения (на срок до 10 лет, свыше 10 лет)

По степени обязательности:

– директивно-обязательные – для обязательного исполнения, носящие характер юридической или технической нормы;

– информационные, содержащие сведения и факты производственной и иной деятельности организации

По степени унификации:

– индивидуальные (являются специфическими, носящими характер разового документа);

– типовые (рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений);

– трафаретные – имеют заранее напечатанные текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации;

– унифицированные: анкета, когда постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа (рекомендуется в тех случаях когда характеризуется один объект по ряду параметров); таблица – постоянная информация размещается в заголовках граф и строк, а переменная в цифровом или текстовом варианте на пересечении.

Таким образом, не существует единой классификации документов, а в зависимости от того, что лежит в основе классификации выделяются различные виды документов.

В период приказного делопроизводства (XV– XVII вв.) видовой состав делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей: отписки – документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты – документы, посылаемые из приказов на места боярам, воеводам, приказным людям и т. д. Личная переписка часто называлась грамотками. Но эти названия, как правило, не проставлялись над текстом документа. Они взяты историками из самих текстов или из ссылок на них в других документах.

В социальном плане любой документ полифункционален, т. е. выполняет одновременно несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.

Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся:

– информационная – любой документ создается для сохранения информации, поскольку необходимость зафиксировать информацию и есть причина появления документа;

– социальная – документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

– коммуникативная - документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

– культурная – документ как средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научно-технической документации отражен уровень научного и технического развития общества.

К специфическим функциям документа относятся:

– управленческая – документ является средством управления, этой функцией наделены так называемые организационо-распорядительные документы;

– правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного документа, это может быть любой документ);

– функция исторического источника – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (12 – 14 %) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение.

Дата добавления: 2014-01-07