Эффективное распределение обязанностей в контексте менеджмента

Подлинное распределение обязанностей является ключом к управлению ростом организации и может проводиться при любом стиле руководства. Эффективное распределение обязанностей зависит от трех основных факторов: четкая постановка задач, доверие и контроль. Большая часть описания и анализа работы содержат в себе ясную постановку задач. Наиболее приемлемым описанием работы часто становится исчерпывающий список всех целей, которые необходимо достигнуть. Фактически описание и анализ работы, а также описание должности – результат эффективного анализа потребности в различных или конкретных видах деятельности. Цель такого анализа – обеспечить эффективность и исключить возможность перегрузки постановкой четко сформулированных задач. Имея перед собой набор четко сформулированных задач и целей для каждого вида деятельности, руководитель в состоянии контролировать организацию в ключевых областях. При этом нет необходимости в личном ежедневном контроле и участии, то есть, возникает возможность контролировать результаты того, что делают работники, а не то, как они это делают. Сменив ежедневный контроль на наблюдение, производимое один или два раза в неделю, руководитель сможет лучше контролировать свое собственное время, высвобождая себя для стратегического планирования. Но вся эта система должна строиться на доверии, на уверенности, что люди, получившие власть и влияние в ходе правильного распределения обязанностей и ответственности между сотрудниками, способны справиться. В этом заключается главная цель процесса делегирования полномочий, который способствует мотивированию персонала, ориентируя его на постоянное развитие.

Делегирование полномочий – процесс передачи человеку права на принятие решений, который включает в себя также распределение функций, возложение ответственности за решения, создание ответственности за результат. Впервые данная модель стала применяться в Германии тридцать лет назад.

Делегирование полномочий высвобождает время руководителя, улучшает процесс принятия решений, ускоряя его, так как нередко люди на местах лучше знают ситуацию, что исключает необходимость участия верхних уровней. Этот процесс развивает подчиненных, повышает заинтересованность сотрудников в стремлении повыситься в должности, улучшает взаимоотношения руководства и подчиненных.

Процесс делегирования полномочий включает в себя следующие этапы и во многом объединяет процесс оценки персонала, его деятельности и процесс оценки должности:

1. Определяется цель

2. Определяется, кто будет нести ответственность за выполнение этой цели

3. Определяется, какая власть потребуется данному человеку, и как она будет устанавливаться

4. Определяется, когда этот человек должен отчитываться, перед кем, а также в какой форме

5. Определяется, сколько денег он может тратить, не имея разрешения

6. Определяется, к кому он может обращаться за помощью

7. Определяется, какие приказы он может издавать и кому

8. Определяется, какую дисциплинарную власть имеет при делегировании

9. Определяется продолжительность полномочий

Значительно облегчает процесс делегирования полномочий осознание руководителем необходимости этого, а также ясное представление того, какие работники могут делать ту или иную работу за руководителя в данный момент и особенно в будущем. При этом, мало задать цель и распространить компетенцию для выполнение этой цели на подчиненных, но необходим также свобода действий для достижения цели.

Успех делегирования полномочий, во многом, зависит от проявления следующих факторов (в основе определения данных факторов лежит процесс оценки деятельности персонала):

· Руководитель выбрал нужного человека

· Руководитель не раздумывает, что выбранный им человек решит данный вопрос лучше него, внеся вклад в общую задачу

· Руководитель уведомляет выбранного человека о назначении

· Руководитель информирует и согласует сроки выполнения задания

· Выбранный человек имеет возможность руководить, развивать уверенность в своих подчиненных.

· Выбранному человеку предоставляется свобода действий

· На выбранного человека возлагается ответственность

· Исполнение выбранным человеком своих обязанностей планируется так, чтобы возможная ошибка не вызвала последствий

· Учитываются недостатки выбранного человека

· Руководитель постоянно пересматривает позиции делегирования

При делегировании полномочий часто возникают проблемы следующего характера:

- нежелание руководящего работника расставаться хотя бы с частью власти, так как передача некоторых прав и полномочий подчиненному означает передачу части собственной власти

- недоверие по отношению к подчиненным

- ощущение незаменимости со стороны руководителя

- передаются права и полномочия, но вся ответственность за исполнение может быть оставлена за лицом, которое осуществило передачу этих прав и полномочий, то есть за руководителем

- вместо передачи прав и полномочий нередко передаются обязанности или происходит освобождение от рутинной работы или делегирование дубликата работы

При делегировании также возможны следующие ошибки:

- чрезмерная передача прав и полномочий, которые приходится возвращать

- передача ответственности без свободы действий

- передача ответственности до принятия решения о назначении

- передача прав и полномочий до предварительной проверки человека, что приводит, как правило, к неудаче

- передача полномочий, а затем – частая проверка человека

- частая критика, которая приводит к тому, что человек вынужден за решениями обращаться к старшему по должности

- предоставление недостаточного объема информации со стороны руководителя

Часто при делегировании полномочий некоторые люди начинают вырабатывать собственный, самостоятельный путь. Руководящий работник должен внимательно относиться к этому и определить, насколько допустим такой путь подчиненного, так как выбранный работник может приложить максимум усилий для независимых действий. С другой стороны, может возникнуть ситуация, когда выбранный работник осторожничает, избегая принимать решения, так как боится сделать ошибку и не желает критики.

ТЕМА 6. УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ В СИСТЕМЕ СОЦИАЛЬНОЙ РАБОТЫ. МОТИВАЦИЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ.

Планирование человеческих ресурсов связано с прогнозированием спроса и предложения служащих в организации и носит программно-прогнозный характер. Оно позволяет специалистам по работе с персоналом обеспечить организацию необходимой рабочей силой. В идеале, все организации должны устанавливать кратко, средне и долгосрочные потребности в служащих посредством планирования. Краткосрочное(1 год) планирование занимается применением персонала, средне(5 лет) и долгосрочное (более 5 лет) планирование больше связано с определением потребности в персонале: набором, развитием и высвобождением. Главной целью при этом является своевременное и квалифицированное дополнение состава персонала или «высвобождение от достигнутого». План «высвобождения от достигнутого» – установление и своевременное или опережающее уменьшение излишков персонала, сопровождающееся планированием альтернативного применения.

Планирование персонала дает возможность улучшить использование своих человеческих ресурсов, эффективно соотнести будущие цели организации и деятельность по управлению персоналом, достичь экономии при найме новых служащих, расширить информационную базу управления персоналом для того, чтобы оказать помощь в другого рода деятельности по работе с персоналом и помочь другим подразделениям организации, определить спрос на местном рынке труда, координировать различные программы по управлению персоналом, такие как потребности найма на работу, программы «равных возможностей».

Дата добавления: 2014-01-07