Первичное наблюдение и документация

Тема 6 ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Вопросы лекции:

1. Сущность и значение первичного учёта.

2. Документация, её сущность, значение и классификация.

3. Документооборот и его организация.

Лекционный материал темы:

6.1.1. Сущность и значение первичного учёта

Важным элементом метода бухгалтерского учёта является наблюдение.

В бухгалтерском учёте для целей наблюдения используют два специфических способа или приема – это документация и инвентаризация.

Наблюдение за фактом совершения хозяйственной операции, количественное измерение изменений в составе средств или их источников и последующее составление документа в совокупности – ведется посредством первичного учёта.

Первичный учёт представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения, передачи и первоначальной обработки информации.

Значение первичного учёта в общей системе хозяйственного учёта весьма велико и состоит в следующем:

- первичный учёт является основным источником первичной информации для всех видов хозяйственного учёта: бухгалтерского, статистического, оперативно-технического, а также используется для анализа производственно-хозяйственной, коммерческой и финансовой деятельности организации, для определения его роли и места на рынке товаров, работ и услуг;

- данные первичного учёта используются для осуществления контрольно-ревизионной работы и аудиторских проверок;

- информация первичного учёта используется при планировании и прогнозировании деятельности организации, при определении ее финансового состояния в рыночной экономике;

- информация первичного учёта является основой для создания автоматизированного банка данных, необходимого для формирования систем сводных экономических показателей и показателей отчётности, реализуемых в подсистемах бухгалтерского учёта, анализа, материально-технического снабжения и др.;

- данные первичного учёта являются основой формирования бухгалтерского, оперативно-технического и статистического учёта и от их достоверности, сроков получения, обработки и систематизации зависят правильность и обоснованность принимаемых управленческих решений, ориентированных на изменяющуюся рыночную ситуацию.

Учётная бухгалтерская документация должна отвечать следующим основным требованиям:

- быть точной, т.е. соответствовать фактически произведенным хозяйственным операциям по их сущности, натуральному и денежному выражению;

- простой и доступной для понимания и использования, как учётному персоналу организации, так и другим внешним пользователям (работникам налоговых органов, банков, учредителям и т.д.);

- своевременно оформленной;

- рациональной, т.е. эффективно без лишних затрат составленной и оформленной.

6.1.2. Документация, её сущность, значение и классификация

Одно из требований бухгалтерского учёта – обязательное документальное оформление всех хозяйственных операций, для чего осуществляют сплошное и непрерывное наблюдение за ними.

Документ (лат. documentum - свидетельство) – это письменное свидетельство о совершённой хозяйственной операции или о целесообразности и праве на её осуществление.

Первичный учётный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент её совершения или непосредственно после её совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счета бухгалтерского учёта. В нём устанавливается ответственность отдельных исполнителей за выполнение ими хозяйственных операций.

Основные требования к содержанию и форме первичных документов изложены в статье 9 «Первичные учётные документы» Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности».

Обязательными реквизитами (показателями) документа являются: дата и место его составления; организация или ее структурное подразделение; содержание хозяйственной операции; количественное и денежное измерение хозяйственной операции; наименование должностей, фамилии и личные подписи или иные признаки (машинные знаки, символы) однозначно идентифицирующие личность участников хозяйственной операции. В зависимости от хозяйственных операций и способа получения документа в него включаются и другие реквизиты.

Первичные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Лица, составлявшие и подписавшие первичный бухгалтерский документ, несут ответственность за достоверность содержащихся в нём данных. Внесение поправок, не подтверждённых заново всеми участниками хозяйственной операции, подписавшими документ, не допускается. В банковских и кассовых документах исправления вообще не допускаются.

На основании первичных документов производятся (формируются) записи в учётные регистры: журналы-ордера, ведомости, книги, машинограммы.

Порядок заполнения каждой из форм первичных документов, составление сводных регистров учёта устанавливаются и доводятся каждому ответственному исполнителю на основе плана документооборота в виде должностных инструкций.

Все первичные бухгалтерские документы принято классифицировать по ряду признаков. По назначению различают: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные документы.

К распорядительным относят документы, которые содержат указание, распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции: приказы, распоряжения, платёжные требования и поручения, и др.

К оправдательным (исполнительным) документам относятся документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции. Например: акты приёма-передачи и акты выбытия основных средств, авансовые отчёты материально-ответственных лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в тех случаях, когда для записей хозяйственных операций нет других специальных документов. Это: бухгалтерские справки, справки-расчёты, ведомости, акты и др.

К комбинированным относят документы, которые содержат в себе элементы распорядительных и исполнительных документов. Например: путевые листы автомобилей, наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты и др.

По способу использования документы бывают разовые и накопительные. В разовых первичных документах оформляют одну или несколько хозяйственных операций за один приём. Это: накладные на поступление и отпуск материальных ценностей, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры и др. Накопительные документы используются для оформления однородных хозяйственных операций за определённый период времени по мере их совершения. Это лимитно-заборные карты по отпуску материалов, наряды, рапорта и др. документы по учёту отработанного времени, выработки и заработной платы.

По способу отражения и обобщения учётной информации документы бывают первичные и сводные. Первичные документы составляются на каждую хозяйственную операцию в момент её совершения. Это документы предназначенные для отражения операций по поступлению и отпуску материалов, отгрузке продукции, разовых выплат через кассу и др. На основании первичных документов при необходимости составляют сводные документы, такие как: расчётно-платёжные ведомости, отчёты материально-ответственных лиц, различные накопительные ведомости.

По количеству позиций (строк) документы подразделяются на однострочные и многострочные.

По месту составления (заполнения) различают внутренние и внешние документы. Внутренние документы, например, требование-накладная на отпуск материальных ценностей заполняется и используется в организации, где его составляли. Внешние документы например такие, как товарно-транспортные накладные, поступают от других организаций вместе с материальными ценностями.

По форме и значимости различают унифицированные (типовые) и специализированные документы. Типовые формы бланков документов разрабатываются и тиражируются государственными органами: Министерствами и ведомствами в виде специальных альбомов. В настоящее время большинство используемых первичных бухгалтерских документов являются типовыми. И только часть документов, например по учёту выработки, выпущенной готовой продукции, в отдельных отраслях экономики, являются специализированными для отдельных организаций. Работа по унификации и стандартизации первичной учётной документации, в т.ч. для целей автоматизированной обработки информации, продолжается.

По способу заполнения различают документы оформляемые вручную и документы созданные либо заполненные с помощью средств вычислительной техники.

По воспроизведению информации различают подлинники (оригиналы) документов, их копии и выписки из документов (например, фрагменты протоколов, резолюции, решения).

По срокам хранения различают документы с текущими (ограниченными) сроками хранения и документы постоянного срока хранения, такие как уставы организаций, балансы и др.

Классификация первичных бухгалтерских документов приведена на рис. 5

Дата добавления: 2014-01-07