Учебно-методический комплекс

На современных персональных компьютерах наибольшее распространение получили реляционные СУБД Access. Базы данных Access имеют расширение mdb. Каждое поле помимо типа данных имеет длину и уникальное имя, которое идентифицирует хранящуюся в этом поле информацию.

Открытие базы данных:

•запустить Microsoft Access;

•выбрать в меню Файл команду Открыть;

•выбрать нужный диск, каталог;

•выбрать имя файла базы данных;

•нажать кнопку ОК.

¢ Проектирование БД.

При проектировании базы следует определить, какая именно информация должна входить в базу данных, должна ли вся хранимая в базе информация располагаться в одной таблице или ее лучше разделить на несколько таблиц. Каждая строка таблицы содержит один блок данных (одну запись). Количество полей в записи)т.е. столбцов в таблице) и их тип определяется при проектировании базы, но в случае необходимости они могут быть изменены позднее в процессе работы с базой данных.

¢ Проектирование БД.

Перед созданием таблицы необходимо определить способ создания таблицы:

•Создание таблицы в режиме таблицы;

•Создание таблицы с помощью мастера таблиц;

•Создание таблицы в режиме конструктора.

Имеется два режима работы с таблицами:

Конструктор – для создания и редактирования таблиц;

Окно конструктора таблицы состоит из двух частей:

В верхней части окна Конструктора расположена область проекта таблицы. Проект таблицы состоит из трех колонок: Имя поля, Тип данных и Описание. Переключение между этими колонками осуществляется клавишей Тав или при помощи мыши. В колонке описание вводится информация о назначении поля.

В нижней части окна Конструктора, в области Свойства поля, задаются и изменяются свойства полей таблицы.

Режим таблицы – для заполнения и редактирования записей таблицы.

Переключение между режимами осуществляется соответствующими командами в пункте меню Вид, или кнопкой на панели инструментов.

¢ Проектирование БД. Создание списков

Для того, чтобы создать одностолбцовый список необходимо

•перейти на то поле, в котором необходимо создать поле со списком.

•в колонке тип данных выбрать Мастер подстановок.

•в появившемся диалоговом окне Создание подстановки установить переключатель «будет введен фиксированный набор значений», который позволяет пользователю самостоятельно сформировать список значений для поля.

•в следующем диалоговом окне необходимо ввести количество столбцов списка и значения списка для поля.

¢ Работа в режиме таблицы

•В таблице активная запись обозначается 4, а пустая запись *.

•Для обозначения записи, в которой осуществляется ввод, используется.

•Все маркеры появляются в столбце маркировки, расположенном в левой части листа данных.

•Запись таблицы активизируется при выполнении на ней щелчка.

•С помощью клавиш [Tab] и [Enter] можно перемещаться по полям слева направо, а посредством комбинации клавиш [Shift] + [Tab] – в обратном направлении.

¢ Запросы в Access

• Запросы в Access служат для обеспечения простого доступа к определенному подмножеству полей и записей одной или более таблиц.

•Для определения результирующих данных запроса задаются условия отбора.

•При выполнении запроса на выборку его результаты отражаются в форме динамического набора, т.е. таблицы, содержащей только удовлетворяющим этим условиям сведения из базы данных.

•При сохранении запроса сохраняется только его структура.

•Чтобы создать новый запрос, необходимо на вкладке Запросы нажать на кнопку Создать, и в появившемся диалоговом окне Новый Запрос выбрать способ создания запроса:

¢ Запросы в Access

• Простой запрос - создание простого запроса на основе выбранных полей;

• Перекрестный запрос – создание запроса, данные в котором имеют компактный формат, подобный формату представления данных в электронных таблицах;

• Повторяющиеся записи – создание запроса, выбирающего повторяющиеся записи из таблицы или простого запроса;

• Записи без подчиненных – создание запроса, выбирающего из таблицы записи, не связанные с записями из другой таблицы.

¢ Запросы в Access.

Окно Конструктора запросов разделено на две панели:

Верхняя содержит схему данных запроса, который включает все выбранные в качестве источника создаваемого запроса таблицы и запросы.

Нижняя панель является бланком запроса по образцу, который необходимо заполнить.

Каждому полю в документе соответствует один столбец в бланке запроса, для него в бланке запроса предусмотрены следующие строки:

Поля – указывает имя поля, участвующее в запросе

Имя таблицы – указывает, какой таблице принадлежит поле, участвующее в запросе

Сортировка – позволяет отсортировать результирующие записи запроса

Вывод на экран – позволяет управлять отображением поля. Чтобы поле отображалось, должен быть флажок

Условия отбора – условия отбора записей.

¢ Запросы в Access.

Добавить нужные поля в бланк запроса можно:

•путем перетаскивания их имен из списка, находящегося в верхней части окна конструктора, в строку бланка Поле.

•еще один способ – двойной щелчок на имени поля.

•Маркировать имена необходимых полей, удерживая нажатой клавишу [Ctrl].

Если необходимо в запрос включить все поля таблицы, то необходимо выполнить следующие действия:

•Маркировать все поля, выполнив двойной щелчок на строке заголовка таблицы в верхней части окна конструктора запроса, и перетащить их в первую строку бланка запроса.

•Маркировать символ * в списке полей таблицы и перетащить его в бланк запроса.

Для удаления поля из бланка запроса необходимо маркировать колонку, в которой оно находится, и нажать клавишу Delete или активизировать в меню Правка команду Удалить столбцы.

¢ Формы в Access.

Формы в Access создают для того, чтобы облегчить ввод, вывод и редактирование данных, обеспечить их вывод на экран в удобном представлении. С помощью форм можно делать доступной только часть данных, автоматически выбирать информацию из связанных таблиц, вычислять значения выражений над данными и т.д.

Перед созданием формы необходимо определить способ создания формы:

•Создание формы с помощью Автоформы (типы автоформ: в столбец, ленточная, табличная);

•Создание формы с помощью мастера форм;

•Создание формы в режиме конструктора.

¢ Формы в Access.

Имеется три режима работы с формами:

Режим конструктора – для создания и редактирования формы

Режим формы – для ее просмотра

Режим таблицы – для просмотра источника данных данной формы.

Переключение между режимами осуществляется соответствующими командами в пункте меню Вид, или кнопкой на панели инструментов.

Форма в режиме конструктора имеет область данных, в которой размещаются сведения, выбираемые для вывода из базовой таблицы или запроса. Форма может также содержать заголовок и область примечаний, в которые помещается информация, не требующая изменений при переходе от записи к записи. Форма может также содержать и область верхнего и нижнего колонтитулов – в которые помещается информация о текущей дате, номере страниц, авторе продукта.

Объекты, помещаемые в форму (например, поля, текст, графика) называются элементами управления.

¢Разработка БД.

•Определение цели создания БД – разработка БД начинается с изучения задач, которые д.б. решены с ее помощью. От этого будет зависеть структура БД и другие параметры.

•Принятие решения о том, какие исходные данные будет содержать БД – разбиение информации на таблицы и определение состава каждой таблицы.

•Определение наборов полей, включаемых в таблицы. Поля в разных таблицах не должны дублироваться.

•Выбор уникальных полей. Это такие поля, в которых значения не могут повторяться. Поле (или комбинация полей), по значению которых можно идентифицировать запись в таблице, называется первичным ключом.

•Проектирование связей между таблицами и анализ полученной структуры.

•Создание таблиц и определение связей между ними. Чтобы связать 2 таблицы, т.е. установить связи между ними, нужно ввести во вторую таблицу поле, нужно ввести во вторую таблицу поле, которое будет содержать значения первичного ключа из 1-й таблицы.

•Создание форм, отчетов и запросов, необходимых для получения и обработки информации, хранящейся в БД.

¢ Основные функции Ассess.

• Организация данных. Создание таблиц и управление ими.

• Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.

• Добавление и изменение данных. Эта функция требует разработки и реализации представленных данных, отличных от табличных (формы).

• Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных таблиц и других объектов базы данных.

• Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы используют для совместимости.

• Модули. Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений. Процедуры на Access VBA превышают возможности стандартных макросов.

• Защита базы данных. Эти средства позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.

• Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.

Дата добавления: 2014-01-20