Учет денежных средств в кассе

Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств экономический субъект должен иметь кассу. В понятиях современного бухгалтерского учета касса - это обособленное подразделение, осуществляющее и оформляющее все операции по наличному денежному обороту. Касса должна иметь изолированное специальное помещение, удовлетворяющее требованиям безопасности и надежности в сохранении денежных средств и документов. Она должна быть оснащена техническим оборудованием для работы с денежными купюрами.

Порядок ведения кассовых операций регламентируется Центральным Банком РФ. В соответствии с Указанием Центрального Банка РФ от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» для ведения кассовых операций юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег). Индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать. Лимит остатка наличных денег юридическое лицо определяет самостоятельно исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег.

Сверх этого лимита деньги в кассе могут находиться только в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается. Денежные средства юридического лица сверх установленного лимита хранятся на банковских счетах в банках.

Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель) из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись. Кассовые операции могут проводиться руководителем.

Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции (далее - печать (штамп), а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Если кассовые операции ведутся и кассовые документы оформляются руководителем, то образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

Любое наличное денежное поступление оформляется приходным кассовым ордером. При его получении кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии - наличие подписи руководителя. Также необходимо проверить соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами и прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере. После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег. Если суммы соответствуют, то кассир подписывает приходный кассовый ордер, квитанцию к нему и проставляет оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег вносителю наличных денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру.

В соответствии с Указанием Центрального Банка РФ от 7 октября 2013 г. N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей.

Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам. Если осуществляется выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, то такие операции оформляются расходными кассовыми ордерами, расчетно-платежными ведомостями, платежными ведомостями.

При получении этих документов кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу. Также необходимо проверить соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами и прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере. Если выдача наличных денег производится по расходному кассовому ордеру, то кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в кассовых документах или в доверенности. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.

Предприятие обязано фиксировать любой приход и расход наличных денежных средств в кассовой книге. Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному (расходному) кассовому ордеру. Кассир в конце рабочего дня сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге остаток наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем и подписываются лицом, проводившим указанную сверку. Таким образом, контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, то записи в кассовой книге не осуществляются.

Все вышеуказанные документы могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде. Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.

Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее - технические средства), и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации и подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями законодательства РФ. При этом внесение исправлений в эти документы после их подписания не допускается.

Если индивидуальные предприниматели в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, то они могут не оформлять кассовые документы и не вести кассовую книгу.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит – расход и прочее выбытие денежных средств из кассы.

При отражении в учете кассовых операций могут быть следующие записи:

· дебет счета 50 кредит счета 51 – поступление наличных денежных средств в кассу с расчетного счета;

· дебет счета 50 кредит счета 71 – поступление неизрасходованных подотчетных сумм;

· дебет счета 50 кредит счета 62 – поступление наличных денежных средств в кассу в погашение задолженности покупателей (не более 100000руб по одной сделке в день);

· дебет счета 50 кредит счета 73/1 – поступление наличных денежных средств в кассу от работников организации в погашение задолженности по выданным ссудам;

· дебет счета 50 кредит счета 73/2 – поступление наличных денежных средств в кассу от работников организации в погашение задолженности по причиненному материальному ущербу;

· дебет счета 51 кредит счета 50 – возвращен из кассы на расчетный счет сверхлимитный остаток наличных денежных средств;

· дебет счета 71 кредит счета 50 – выдано из кассы под отчет;

· дебет счета 60 кредит счета 50 – выдано из кассы поставщику (подрядчику) в погашение задолженности (не более 100000руб по одной сделке в день);

· дебет счета 73/2 кредит счета 50 – выдана из кассы ссуда работнику организации;

· дебет счета 70 кредит счета 50 – выдана из кассы заработная плата;

К счету 50 «Касса» могут быт открыты субсчета:

· 50/1 «Касса организации»;

· 50/2 «Операционная касса»;

· 50/3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50/1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50/2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50/3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Для их учета заводится отдельная книга с выделением на каждый вид документа отдельной строки. Таким образом, помимо наличных денежных средств в кассе также хранятся денежные документы.

Приобретение денежных документов и принятия их к учету отражается по дебету счета 50/3 в корреспонденции с кредитом следующих счетов:

· 51 — на стоимость покупки денежных документов;

· 71 или 76 и других счетов расчетов — в той же ситуации, что и выше, но с отражением расчетов через физических или юридических лиц.

Использование (выдача, расход) денежных документов отражается по кредиту счета 50/3. Так, при выдаче подотчетным лицам оплаченных транспортных документов (авиа- или железнодорожных билетов, проездных документов на городской транспорт и т д.) в учете составляется запись: дебет счета 71 кредит счета 50/3.

В ситуации выдачи работникам путевок с возмещением ими полностью или частично их стоимости в учете составляется запись: дебет счета 73 кредит счета 50/3. Если путевки выдаются бесплатно, то их стоимость погашается за счет чистой прибыли: дебет счета 84 кредит счета 50/3.

На предприятии должна проводиться инвентаризация фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации. Проверка производится комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

Если в результате проведенной инвентаризации выявлены излишки, то они принимаются к учету в качестве прочих доходов: дебет счета 50 кредит счета 91/1.

Если в результате проведенной инвентаризации выявлены недостачи, то они должны быть возмещены кассиром как материально-ответственным лицом:

· дебет счета 94 кредит счета 50 – установлен факт недостачи;

· дебет счета 73/2 кредит счета 94 – недостача отнесена на материально-ответственное лицо;

· дебет счета 50 кредит счета 73/2 – кассиром внесено в кассу в погашение недостачи;

· дебет счета 70 кредит счета 73/2 – удержано из заработной платы кассира в погашение недостачи;

Дата добавления: 2014-11-06