Документальне оформлення операцій руху запасів

В основному матеріальні цінності надходять від постачальників на підставі укладених договорів. Їхнє надходження насамперед контролює відділ постачання, що стежить за виконанням постачальниками договірних зобов'язань.

Всі документи, якими оформляється надходження цінностей, можна поділити на 3 групи:

Перша - документи, що засвідчують кількість і якість цінностей. До них відносяться рахунки, товарно-транспортні накладні, специфікації, сертифікати, якісні посвідчення й т.і.

Друга - розрахункові документи, а саме платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, векселі й т.і.

До третьої групи відносяться транспортні документи: вантажні квитанції, залізничні накладні й інші. Вони дають можливість одержати вантажі, що надійшли від іногородніх постачальників.

Документальне оформлення приймання й оприбуткування матеріальних цінностей залежить від місця приймання й відповідності їхньої фактичної наявності документам постачальника.

Найчастіше отримання запасів здійснюється за таким стандартним пакетом документів, до якого входять:

- договір купівлі – продажу, який визначає всі взаємини між постачальником та покупцем;

- накладна (містить перелік, кількість, ціну та вартість отриманих запасів);

- податкова накладна (виписується у випадку, якщо контрагенти є платниками ПДВ і використовується для підтвердження сум податкових зобов’язань з ПДВ постачальника та податкового кредиту з ПДВ покупця запасів);

- документи, що підтверджують якість запасів (сертифікати якості, гарантійні посвідчення).

Якщо запаси надходять від транспортних організацій то додатково до стандартного пакету документів можуть додаватися товарно–транспортні накладні, залізничні або водні накладні.

У випадку, якщо постачальнику здійснюється передплата за запаси, він повинен надати покупцеві договір купівлі – продажу, рахунок, у якому зазначено суму передплати, і після отримання коштів від покупця – податкову накладну.

Для одержання цінностей, що надійшли, на залізничній станції (водної пристані) або безпосередньо у постачальника представник одержувача повинен пред'явити доручення (М-2). Приймаючи вантаж, одержувач насамперед перевіряє стан вагона, контейнера, пломби. У випадку їхнього ушкодження вимагає перевірки, при цьому у товарно–транспортній накладній вказується яку фактично кількість запасів отримав покупець та оформлюється акт комісії про якість пломбування вантажу. Разом зі стандартним пакетом документів, ці документи є підставою для пред’явлення претензії постачальникові або транспортній організації, у тому випадку, якщо запаси, що надійшли, було раніше оплачено передплатою. Пред’явлення претензії оформлюється претензійним листом довільної форми. У тому випадну, якщо після отримання претензійного листа постачальник відмовляється задовольнити претензію (допоставити ті цінності, яких не вистачало), копії зазначених документів передаються до арбітражного суду.

У тому випадку, якщо запаси від постачальника надійшли без документів, на підприємстві складається приймальний акт, у якому зазначається найменування та кількість отриманих запасів. Один екземпляр акту з проханням вислати документи надається постачальнику, а запаси приймаються на відповідальне зберігання.

В обов’язковому порядку запаси на підприємство надходять до конкретної матеріально відповідальної особи, яка бере їх під звіт. Для цього вона перевіряє відповідність кількості та якості отриманих запасів документам про їх надходження і підписує отримані документи, або складає приймальний акт. Після цього саме ця матеріально відповідальна особа несе відповідальність за нестачу або псування запасів. Якщо при прийманні матеріальних цінностей виявляються розбіжності у кількості і якості, спеціальна комісія складає Акт про нестачу запасів, що виявлена при надходженні запасів. Таким чином, під звід матеріально відповідальній особі надходять тільки ті цінності, які були отримані фактично, а не за документами.

В окремих випадках матеріальні цінності можуть купувати підзвітні особи за готівку (бланки документів і форм звітності, канцелярські приналежності й т.і.). Вони оформляються товарними чеками або актами закупівлі.

Всі прибуткові документи повинні бути складені в день одержання цінностей. Витрачаються матеріальні цінності насамперед на виготовлення продукції, виконання робіт, надання послуг. Їхня видача зі складів оформляється вимогами (М-11), актами-вимогами (М-10), лімітно-забірними картами (М-8, М-9). Лімітно-забірна карта виписується відділом постачання (маркетингу) на один або кілька однорідних видів матеріальних цінностей, що відносяться до певного коду виробничих витрат (замовленню) - у двох екземплярах: один - складу, а другий - одержувачу. У ній на основі норм витрат і обсягу виробництва вказується ліміт потреби (відпустку), а потім, у міру отримання фактичне вибуття. Після кожного відпуску обов'язково вказується залишок ліміту. Запаси можуть і реалізовуватися покупцям. Ця операція оформлюється такими самими документами, які виписуються у разі надходження запасів. У визначений керівництвом підприємства термін (як правило один раз у 1-5 днів) матеріально відповідальна особа складає звіт про рух запасів (звіт комірника, товарний звіт, реєстр товарних документів, матеріальний звіт і т.і.) у двох екземплярах. Ця звітність складається на підставі первинних документів про рух запасів і містить інформацію про залишок запасів на початок і кінець звітного періоду, отримання та вибуття запасів у розрізі кожного первинного документу. Один екземпляр разом з первинними документами передається до бухгалтерії та служить основою для відображення в обліку операцій руху запасів. Другий екземпляр з підписом бухгалтера залишається у матеріально відповідальної особи.

Важливе значення для контролю за діяльністю матеріально відповідальних осіб і збереженням товарно–матеріальних цінностей має інвентаризація, яка здійснюється інвентаризаційною комісією. Призначення комісії затверджується наказом керівника підприємства. В ході проведення інвентаризації здійснюється порівняння фактичних залишків запасів з даними бухгалтерського обліку. Перевірені цінності записуються до інвентаризаційного опису. Після закінчення інвентаризації підводяться її підсумки та складається Акт результатів інвентаризації. Результатами інвентаризації можуть бути:

Ø співпадіння облікового та фактичного залишків;

Ø нестача (фактичні дані менше облікових) – сума нестачі стягується з винних осіб з урахуванням вимог постанови КМУ № 116, або відноситься на витрати підприємства за цінами придбання у випадку, якщо винних осіб не встановлено;

Ø надлишки (фактичні дані більше облікових) – списуються на доходи підприємства за цінами придбання.

Дата добавления: 2014-11-06