Крім того, на підприємстві може бути розроблене Положення про одноразове заохочення (за виконання особливо важливих виробничих завдань)

Правила внутрішнього трудового розпорядку є внутрішнім документом підприємства, який передбачає порядок прийому і звільнення працівників, закріплює основні обов’язки за адміністрацією і працівниками, затверджує режим робочого дня, а також встановлює міри заохочення за позитивні результати у праці і міри впливу при порушенні трудової дисципліни.

У відповідності до статуту підприємства розробляється його структура, визначається штатний склад та кількість, що оформлюється спеціальним документом, на підставі якого складається штатний розклад підприємства. Він містить перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки та місячний фонд заробітної плати. Зміни до штатного розкладу вносяться наказом керівника підприємства. Сукупність документів, в яких зафіксовані етапи трудової діяльності працівників, називається документацією з особового складу або кадровою документацією

Кадрова документація поділяється на види, що можна відобразити за допомогою рис.16.2.

Для обліку прийнятих на роботу працівників застосовується “Наказ (розпорядження) про прийом на роботу”, який заповнюється у відділі кадрів. На підставі підписаного наказу про прийом на роботу відділ кадрів заповнює документ “Особова картка”, робить відповідні записи у трудовій книжці; бухгалтерія відкриває особовий рахунок.

При прийнятті на роботу працівник зобов’язаний надати трудову книжку. Працівникам, що стають на роботу вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Рис. 16.2 - Види кадрової документації

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства. Заповнюється трудова книжка у відділі кадрів підприємства. Крім трудових книжок заповнюють декілька спеціальних облікових документів, а саме:

- Книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них;

- Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

З метою полегшення роботи з картотекою на кожного працівника відкривається додатково “Алфавітна картка”. Картотека алфавітних карток ведеться по підприємству в цілому і картки в ній розкладаються в алфавітному порядку. При оформленні переведення працівника із одного цеху, відділу в інший застосовується “Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу”. Заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках. Один примірник зберігається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії. Наказ (розпорядження) візує начальник цеху (відділу) попереднього і нового місця роботи та підписує керівник підприємства. На підставі наказу про переведення на іншу роботу відділ кадрів робить відмітки в особовій картці, трудовій книжці та інших документах. Для оформлення щорічної та інших видів відпустки, що надається працівникам у відповідності з чинними законодавчими актами і положеннями, колективними договорами, контрактами та графіками відпусток застосовується “Наказ (розпорядження) про надання відпустки”, який заповнюється у двох примірниках. Один залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії. На підставі наказу про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особовій картці працівника, а бухгалтерія робить розрахунок заробітної плати, що належить за відпустку.

При звільненні працівників оформлюється відділом кадрів у двох примірниках “Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту). Один екземпляр залишається у відділі кадрів, а другий передається в бухгалтерію. На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору бухгалтерія робить розрахунок із працівником. Основним документом, який визначає застосування на підприємстві оплати праці, розміри основної, додаткової заробітної плати, преміювання працівників тощо, є Положення про оплату праці на підприємстві. Даний документ містить:

Ø загальні принципи організації оплати праці на підприємстві, системи і форми оплати праці, які застосовуються до різних категорій працівників;

Ø штатний розклад працівників підприємства;

Ø побудову основної (тарифної) оплати праці з інструкціями по посадах і професіях тарифних ставок і окладів або порядку розрахунку в залежності від показників роботи працівника і підприємства в цілому;

Ø обумовлені доплати, надбавки і компенсації із зазначенням їх розмірів;

Ø інші преміальні системи, що використовуються на підприємстві;

Ø визначений стимулюючий показник, шкала преміювання.

Порядок документального оформлення обліку розрахунків із працівниками по оплаті праці регламентується Типовими формами первинного обліку по розрахунках з робітниками та службовцями по заробітній платі, затвердженими наказом Мінстату України від 22.05.96 №144. Оперативний облік робочого часу ведеться в табелі обліку використання робочого часу. Дані табельного обліку використовуються бухгалтерією при нарахуванні заробітної плати працівникам. Підприємствами застосовуються типові форми табелів обліку використання робочого часу, затверджені Наказом Мінстату України від 09.10.95 № 253 “Про затвердження типових форм первинного обліку”. Форма табеля № П-12 застосовується для обліку використання робочого часу всіх категорій працівників. Форма № П-13 застосовується в умовах автоматизованої системи управління підприємством, вона пристосована до різних умов організації виробництва і може бути доповнена необхідними даними. Форма № П-14 використовується тільки для обліку робочого часу при твердих місячних окладах або ставках. При понаднормовій роботі відпрацьований робочий час враховується в Табелі.

При прийомі на роботу кожному працівникові привласнюється табельний номер, що використовується надалі у всіх документах по обліку робочого часу, виробітку і розрахунків по оплаті праці. Якщо працівник звільнився, його табельний номер не може бути привласнений іншому працівникові, він повинний залишатися вільним не менш трьох років.

Підготовляється табель за два - три дні до початку розрахункового періоду, за основу береться табель за попередній місяць. Внесення змін і доповнень у табель здійснюється на підставі відповідних документів по обліку особового складу. До таких документів відносяться накази про прийом, переведення, відрядження, звільнення, надання відпусток; лікарняні листки, довідки і т.п.Обов'язковою графою, заповнюваної у всіх формах табелів, є графа "Професія (посада)". Заповненню цієї графи варто приділити особливу увагу, тому що найменування професії, на яку приймається працівник, і посада за штатним розкладом повинні відповідати приведеним у Класифікаторі професій ДК-003, затвердженому Наказом Держкомітету України по стандартизації, метрології і сертифікації від 27.07.95№257 “Про затвердження Державного класифікатора України”. Форми, застосовувані для обліку виробітку працівників-відрядників, залежать від технологічного процесу виробництва, системи організації й оплати праці. До таких форм відносяться: рапорт про виробітку, маршрутні листи, відомості обліку виробітку, наряди й інші документи, прийняті на підприємстві. Для обліку виробітку відрядників можуть застосовуватися: поопераційний прийом, облік виробітки по кінцевій операції й інвентарний облік виробітки. Первинними документами про виробіток є Рапорти або Бригадні відомості виробітку. При заповненні цих форм указуються: цех, ділянка, прізвища, табельні номери працівників, розряд і кількість відпрацьованого часу, що і скільки зроблене, якої якості, а при заповненні бригадної відомості виробітки – ще і коефіцієнт трудової участі кожного члена бригади.

Найбільш розповсюдженою формою обліку виробітку є наряд-завдання, що оформляється на кожен вид робіт. Наряди можуть виписуватися на одного робітника і бригадні – на зміну або місяць. Умови преміювання працівників передбачені в Положенні про преміювання. Для обліку оплати праці в зв'язку з відхиленнями від нормальних умов роботи (заміна устаткування, матеріалів і ін.) оформляють Листок на доплату, у якому вказується найменування додатково виконаних робіт, причина і винуватець доплати, витрачений час, розцінка, сума до доплати.

Для обліку часу простою використовується Листок про простій. У Листку про простій, на підставі якого працівникові оплачується час простою не по його провині, указуються прізвище і табельний номер робітника, причина, винуватець і тривалість простою, сума належної зарплати. Порядок переведення працівника на іншу роботу у випадку простою, обмеження по переведенню на некваліфіковану роботу і порядок оплати часу простою встановлені статтями 34, 35 і 113 КЗпП. Так, у випадку простою працівник може бути переведений з його згоди на іншу роботу з урахуванням його спеціальності і кваліфікації на тому ж підприємстві на увесь час простою або на інше підприємство, але в тій же місцевості на термін до одного місяця. Кваліфіковані працівники (у випадку простою) не можуть бути переведені на некваліфіковану роботу. У випадку виробництва продукції, по якій стався брак, оформляється Акт на брак або Відомість про брак. Первинні документи з обліку виробітку і заробітної плати за графіком передаються в бухгалтерію, де і здійснюється нарахування заробітної плати. Для обліку розрахунків із працівниками використовуються р озрахунково-платіжна відомість, розрахункова відомість,, платіжна відомість, особовий рахунок.

Застосування перерахованих форм залежить від варіанта обліку розрахунків по оплаті праці, застосовуваного на підприємстві. Але незалежно від застосовуваного варіанта для обліку сум авансу, виданого за першу половину місяця, використовується Платіжна відомість. Якщо розрахунки здійснюються з застосуванням Розрахунково-платіжної відомості, що використовується і при виплаті заробітної плати на невеликих підприємствах, відомість виписується в одному екземплярі. На інших підприємствах така відомість оформляється в двох екземплярах, причому перший з них є платіжним документом. У розрахунково-платіжній відомості нарахування заробітної плати проводиться на основі даних первинних документів з обліку виробітку, фактично відпрацьованого часу, доплатних листків та інших документів. Одночасно проводиться розрахунок всіх утримань із заробітної плати і визначається сума, що належить до видачі. Відомості про суми виплачених працівникам авансів, утриманих податків, внесків і інших відрахувань протягом розрахункового періоду збираються на Особових рахунках працівників і переносяться в Розрахунково-платіжну відомість.

Підрахунок відрядного заробітку ведеться з застосуванням накопичувальних карток обліку виробітку і заробітної плати або Накопичувальних карток обліку заробітної плати.

Якщо при нарахуванні заробітної плати застосовується Розрахункова відомість, у цьому випадку виплата заробітної плати здійснюється по платіжній відомості. При наявності великої кількості первинних документів з обліку виробітки для підрахунку відрядної заробітної плати застосовуються накопичувальні картки. При застосуванні для розрахунку спеціальних листів Розрахунку заробітної плати, що виписуються за розрахунковий період на кожного працюючого, записи здійснюються в двох екземплярах. Зворотний бік другого екземпляра такої форми може бути використаний для розрахунку сум відпускних. З цих форм суми, що належать працівникам до видачі, переносяться в Платіжну відомість типової форми/ Окрім перерахованих форм, для одержання інформації про заробітну плату працівника за минулий період рекомендується вести особовий рахунок, у якому крім загальних відомостей про працівника щомісяця відображаються суми нарахованої заробітної плати по видах.

Для Особових рахунків, а при їхній відсутності - для Розрахункових (розрахунково-платіжних) відомостей, у тому числі оформлених на машинних носіях, установлений термін збереження (75 років - "В"). ("В" - вік працівника на момент здійснення записів у розрахункових документах по оплаті праці). Терміни зберігання документів затверджені Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відпустка оформляється на підставі Наказу (розпорядження) про надання відпустки. Можна видати наказ спрощеної форми або за Списком для групи працівників. Підставою для оформлення Наказу і Списку є заяви працівників відповідно до затвердженого на підприємстві Графіку відпусток. Підставою для нарахування допомоги за тимчасовою непрацездатністю є листок непрацездатності встановленого взірця (лікарняний листок). Облік сум аліментів ведеться в спеціальних для таких цілей картках або відомостях, в які на момент надходження виконавчого листа або подачі заяви заносяться відомості про суму заборгованості по аліментах, а надалі щомісячно враховуються суми погашення заборгованості, суми нарахованих і перерахованих аліментів з вказівкою дат і номерів документів про перерахування (видачу) одержувачу. Для обліку депонованої заробітної плати складається Реєстр депонованої заробітної плати.

Дата добавления: 2014-11-06