Тема 3.Алгоритм ведення діловіх переговорів 1 страница

Техніка ведення ділових переговорів

Ділові переговори мають двояку мету - вирішити суперечку і надалі забезпечити співпрацю. Уміння вести переговори є одним з основних доданків професійної діяльності менеджера.

Техніка ведення переговорів передбачає вибір підходу до їх відання і типу приймається на них рішення.

Для ділових переговорів існують два принципово відрізняються один від одного підходу, які можна розглядати як методи їх ведення.Це метод позиційного торгу і метод так званих принципових переговорів (або переговорів по суті).

Суть методу позиційного торгу полягає в тому, що займаються позиції, які потім уступаються в деякій послідовності.Починається торг з викладу вихідних позицій, які передбачають досить значне завищення первинних вимог.

Висувається крайня позиція (наприклад, максимальна ціна товару), яку завзято відстоюють шляхом невеликих поступок.

Мета позиційного торгу - реалізувати свою вихідну, як правило, завищену позицію найбільш повно при мінімальних поступках. При цьому торг орієнтований на деяку гру, яка передбачає маніпулювання поведінкою партнера і тиск на нього.

Позиційний торг у залежності від його реалізації поділяється на два варіанти, В основі першого лежить пропозицію, що виграш одного з учасників дорівнює програшу іншого, а самі переговори розраховані на взаємодію, засноване на альтернативі: або абсолютний виграш, або повний програш,іншими словами-«все або нічого».

Такий вкрай спрощений варіант торгу зустрічається вкрай рідко. Найчастіше переговори носять більш цивілізований характер. Цей варіант застосовується тоді, коли конфронтація сторін виражена менш яскраво, і вони мають приблизно рівною силою.Учасники шляхом торгу, швидше за все, вийдуть на якесь «серединне рішення», проте і в тій і в іншої сторони може виникнути почуття незадоволеності.

Позиційний торг як жорсткий метод ведення переговорів в цілому малопродуктивний, оскільки він характеризується непередбачуваністю результату, великими витратами часу, можливістю погіршення взаємин з партнерами і, відповідно, імовірністю відмови від подальшої співпраці.

Більш ефективний метод принципових переговорів, розроблений у Гарвардському університеті США і докладно описаний у книзі Роджера Фішера та Вільяма Урі «Шлях до угоди, або переговори без поразки».

Цей метод полягає в тому, що партнери не торгуються з приводу того, на що може піти кожна зі сторін, а виходять із суті справи і прагнуть знайти взаємну вигоду там, де це можливо, а там, де їх інтереси не збігаються, домагаються такого результату, який був би обгрунтований справедливими нормами,незалежно від волі кожної з сторін.

Головне в переговорах - прийняття задовольняє всі сторони рішення проблеми, заснованого на партнерських взаєминах рівноправних суб'єктів. Звідси й інша поведінка на переговорах - значно більший ступінь відкритості.Для того щоб переговори були більш об'єктивними і справедливими, запрошуються посередники, спостерігачі та незалежні експерти. Якщо при позиційному торзі учасники переговорів, образно кажучи, грають з «закритими картами», то на принципових переговорах їх «карти відкриті».

Метод принципових переговорів може бути зведений до реалізації чотирьох умов:

Перша умова: зробіть розмежування між учасниками переговорів і предметом переговорів, не розглядайте їх і предмет обговорення як один і той же фактор. Інакше будуть необгрунтовані образи і звинувачення.Необхідно поставити себе на місце своїх партнерів і постаратися глянути на проблему їх очима. Не робіть висновку про наміри партнера виходячи з власних міркувань. Не приймайте свої побоювання за наміри іншої сторони.Ніколи не звинувачуйте своїх партнерів, навіть коли вони цього заслуговують. Це дуже непродуктивно, оскільки будь-яке звинувачення змушує іншу сторону займати оборонну позицію. Уважно слухайте і показуйте, що ви чули те, що було сказано.Перепитуйте «Чи правильно я зрозумів, що ви говорите про..., промовляйте своє розуміння того, що мала на вигляд} інша сторона. Говорите про себе, а не про ваших партнерів. Краще сказати: «Я відчуваю себе обдуреним» замість «Ви порушили своє слово»,

Друга умова: зосередьтесь на інтересах, а не на позиціях. Складність полягає в тому, щоб за позиціями партнерів розгледіти їх інтереси. Якщо ви хочете, щоб інша сторона взяла до уваги ваші інтереси, треба пояснити, в чому вони полягають і чому вони для вас важливі.При цьому будьте точними і конкретними, оскільки це підвищує довіру до вас. Визнайте інтереси іншої сторони частиною вирішуваної проблеми. Покажіть, що ви зрозуміли інтереси партнерів, подчерніте своє прагнення зрозуміти їх потреби.

Третя умова: розробіть взаємовигідні варіанти, які враховували б ваші інтереси і примиряли б неспівпадаючі інтереси.

У більшості випадків учасники переговорів допускають три серйозні прорахунку, які перешкоджають пошук взаємовигідних варіантів:

Прорахунок 1: критичне ставлення до висловлених варіантами. Немає нічого більш шкідливого для розробки варіантів, ніж таке ставлення, оскільки передчасне судження з приводу будь-якої нової думки перешкоджає уяві - основного генератора нових ідей.

Прорахунок 2: пошук єдиної відповіді.Прагнучи з самого початку знайти єдиний краща відповідь, ви робите щось на кшталт «короткого замикання» у процесі вироблення рішень, що дозволяють знайти багато відповідей, з яких можна вибрати найкращий. Тому необхідно розширювати коло варіантів відповіді.

Прорахунок 3: думка, що «рішення їх проблеми - їх проблема». Якщо ви хочете досягти угоди, яке відповідало б вашим власним інтересам, потрібно запропонувати таке рішення, яке відповідало б інтересам і ваших партнерів.Потрібно пропонувати такі варіанти вирішення, щоб іншій стороні було легше їх прийняти.

Четверте умова: наполягайте на тому, щоб результат переговорів грунтувався на об'єктивній оцінці або на використанні об'єктивних критеріїв.Об'єктивними критеріями можуть виступати усталені ринкові ціни, наявні прецеденти, експертні оцінки, митні правила, експертні оцінки і т.п.

Психологія переговорів

(Поради американських фахівців у галузі ведення переговорів Л. Корена і П. Гудмена.)

1.Опонент піде на переговори тільки тоді, коли чогось хоче або боїться. Існує два способи зробити пропозицію опонентові. Можна зацікавити, сказавши: «У результаті нашої операції у вас з'явиться го-то» або «залякати»:»Ось що вас чекає, якщо угода не відбудеться».Це взаємодоповнюючі підходи. На якому з них ви зупинитеся. як будете їх комбінувати - залежить від вашої оцінки опонента і мотивів нею поведінки.

2. Ви доб'єтеся від переговорів більшого, якщо сподобаєтеся своєму опонентові.

3. Встановіть довіру.

4.Зробіть переговори природним процесом - відкрито висловлюйте свої почуття самі і підштовхніть до цього свого опонента.

5. Якщо опонент - представник іншої культури, вже з самого початку врахуйте можливі відмінності.

6.Намацайте приховані почуття свого опонента і підіграв їм, але не попадіться самі на ту ж вудку.

7. Не позбавляйте самі себе шанобливого ставлення опонента, уникайте численних вибачень і не намагайтеся всім догодити.

8. Ніколи відразу не критикуйте і не відкидайте позицію опонента.

Коли опонент почне викладати свою думку - підтримайте його. Кивну, поддакніте-покажіть, що ви слухаєте і розумієте (навіть якщо і не згодні). Коли він закінчить - не поспішайте навалюватися на нього з критикою.Замість доказів, чому це погано або не годиться вообше, перерахуйте ті моменти, з якими ви згодні. Прокоментуйте, як вони співпадають з вашими пропозиціями. Пам'ятайте, що той, кого переконали проти волі, залишиться при своїй думці. Використовуйте фрази типу: «Я вважав інакше, можливо, я помилився.Давайте разом перевіримо всі факти»або«Мені здається, що цю проблему можна вирішити інакше, і я спробую пояснити вам, чому я так думаю. Звичайно, я можу помилятися.Сподіваюся, ви поліпшите мене, якщо я буду в чомусь неправий», або«У деяких випадках або за певних обставин ваша думка могло б виявитися правильним, але в даному випадку воно представляється мені кілька невідповідним...»і т.д.

Колишній президент Франції Валері Жискар Д'Естен так відгукувався про зустрічі з адвокатами: «Тим. кого я приймав, вистачало розуму не намагатися переконати мене. Вони давали мені зрозуміти, що розділяють мої сумніви і лише хотіли звернути мою увагу на ті моменти, які, на їхню думку,я міг випустити з уваги».

Якщо вам загрожують критичні випади з боку опонента - перехопіть ініціативу. Краще піддатися самокритики, ніж вислуховувати звинувачення на свою адресу. Ваша самокритика вибиває грунт з-під ніг у афессівного співрозмовника.Можна потішити самолюбство вашого опонента, відкрито визнавши, що ви були неправі, і він, почасти за інерцією суперечачи вам, сам почне доводити, що не так вже ви і неправі, що й у ваших пропозиціях міститься багато розумного.

З іншого боку, необхідно використовувати критичні зауваження опонента для зміцнення власної позиції. Попросіть опонента докладніше розповісти, що не так у вашій позиції. Поки він говорить - уважно слухайте: бути може, в чомусь він і має рацію.Один з досвідчених керівників сказав: «Ваші критики можуть раніше, ніж ваші друзі, вказати вам, де і в чому ви неправі,». Очевидно, він засвоїв мудрість видатного філософа Лейбніца: «Я пройшов би двадцять миль, щоб вислухати свого самого заклятого ворога, щоб хоч щось дізнатися про нього».

9.Якщо опонент розлютився - не поспішайте реагувати, дайте йому виговоритися.

Якщо опонент «виходить із себе», часом самим розумним буде просто дочекатися, поки він не випустить з себе накопичене роздратування й досади).Краще вислухати його мовчки, зрідка кивком голови чи репліками даючи відчути, що ви розумієте. Коли ж він втомиться, розвійте залишки його роздратування, подякувавши за те, що він був настільки відвертий з вами. Вже навіть те, що ви правильно вислухали його.опонент може розцінити як вашу прихильність до нього, і можливо, піде вам на поступки.

Якщо ви знаєте про те, що ваш опонент відноситься до психологічного типу «безглузда людина», то тактика ведення переговорів з ним повинна бути такою:

• якщо ще до зустрічі з «безглуздим людиною» ви знаєте, що з якихось питань ваші думки не збігаються, краще обговоріть з ним ці спірні питання заздалегідь, до розпочата бесіди;

• зберігайте витримку, не давайте себе спровокувати;

• якщо в діловій зустрічі бере участь ще хтось, надавайте спростовувати доводи «сварливої людини» цю третю особу;

• постарайтеся привернути його на свій бік;

• прагнете до того, щоб його пропозиції враховувалися при прийнятті рішення (по можливості);

• використовуйте перерви і паузи в діловій зустрічі, щоб з'ясувати у «сварливої людини» причини його негативного ставлення;

• якщо атмосфера переговорів розжарюється до небезпечної межі, настійно запропонуєте зробити перерву.

10. Поставте себе на місце опонента, щоб зрозуміти його точку зору.

11.Запитайте прямо опонента, чого він хоче.

12. Побільше запитуйте. Уважно слухайте, що відповідають і при - це уважно дивіться. як відповідають.

13. Зробіть вигляд, що знаєте менше, ніж на самому ділі - можливо, опонент розповість більше, ніж ви хотіли дізнатися.

14.Будьте активним слухачем, дайте опонентові відчути, що розумієте його.

15. Використовуйте в своїх доказах знайомі, доступні опонентові поняття.

16. Підкресліть позитивне, виключіть негативне.

Першою реакцією на пропозицію витратити гроші (1), змінити заведений порядок (2) або взятися за щось нове (3) буде відмова. Ваше завдання полягає в тому, щоб підкреслити саме позитивні зміни, які відбудуться,якщо ваша пропозиція буде прийнято. Думайте і говорите позитивно.

17.Дайте опонентові час звикнути до нової і незвичної думкою.

18. Дійте в своєму розпорядженні до співпраці манері: запитуйте, просіть ради.

19. Використовуйте критичні зауваження опонента для зміцнення власної позиції.

20. Зробіть мовчання стратегічною зброєю.

21.Втягніть опонента в процес формування рішень, щоб заручитися його згодою на майбутнє.

22. Ніколи не допускайте, щоб опонент дізнався, наскільки ви задоволені угодою. Небезпечно вихвалятися всім навколо, як у важливих переговорах ви взяли гору над своїм опонентом. Це просто нерозумно.Часто угоду тягне за собою цілий ланцюжок подій, в якій ви не раз можете зіткнутися з вчорашнім «переможеним». І якщо до нього дійдуть чутки, що його виставляють дурним або недосвідченим - це буде вкрай неприємно для нього, і він може озлобитися на вас.Злорадствованіе після успішної операції - свідчення вашої нерозумність і поганого виховання.

23. Розгром опонента може обернутися крахом самої угоди.

24. Допоможіть опонентові зберегти своє обличчя, коли він змушений програти або поступитися.

Якщо існує якась вірогідність нових зустрічей, подбайте, щоб опонент залишив переговори з легким серцем. Завжди прагніть вселити програв опонентові, що ваш варіант - найкраще, на що він міг розраховувати.Будь-яка домовленість, яка спричинила за собою чиюсь гіркоту чи розчарування - погана угода. Її наслідки ще повернуться, і будуть переслідувати вас. Поважайте свого опонента. Збили з ніг - допоможіть піднятися.Дзвінок назавтра, вдячного листа, запрошення на вечерю або утішний відгук перед спільним знайомим - все це дасть опоненту відчути, що, хоч він і програв, але, принаймні, порядній людині.

Специфіка проведення тривалих переговорів

(Поради американських фахівців галузі ведення переговорів Л. Корена і П. Гудмена.)

1. Періодично міняйте стиль ведення переговорів, якщо ви регулярно зустрічаєтеся з одним і тим же опонентом.

2.Почніть тривалі переговори з заяви, що підкреслює ваше прагнення знайти взаємовигідне рішення.

3. Будьте незмінно коректні і ввічливі, навіть коли жорстко і рішуче атакуєте позиції опонента.

4.Якщо опонент набагато сильніше, побудуйте переговори навколо конкретних фактів і цифр.

5. Пущена потай і просочилася до опонента інформація може зміцнити вашу позицію.

6. Використовуйте людей з оточення опонента, щоб чинити на нього вплив.

7.Якщо у вас є завідомо слабкі місця, які неможливо приховати, розкажіть про них опонентові до того,як він це зробить сам.

8. Навмисне відкладіть переговори, щоб перевірити,наскільки необхідна опонентові угода.

9. Ніколи не ведіть переговори з тим,хто не має таких самих повноважень на поступки.

10. Якщо опонент не має достатніх повноважень, добийтеся, щоб угода стверджувалося пункт за пунктом.

11. Об'єднайте два питання разом, якщо впевнені, що опонент визначено поступиться по одному з них.

12. Робіть поступки поступово, враховуючи ймовірний ефект.

Як і за яких обставин була зроблена та чи інша поступка - дуже важливо. Не забувайте: кожна поступка вказує на ослаблення вашої позиції. Кілька основних правил: 1. Зробіть так, щоб ваші поступки виглядали логічно. 2. Ніколи не показуйте, що дієте під натиском, 3.Зробіть поступки мінімальними. 4. Робіть тільки по одній поступку за раз.

13. Ніколи і нічого не віддавайте,не отримуючи що-небудь натомість.

45. Специфіка проведення коротких переговорів

(Поради американських фахівців у галузі ведення переговорів Л. Корена і П. Гудмена)

1. Не бійся бути нахабним.

2. Забудьте про стратегію в нескладних швидкоплинних переговорах. Просто скажіть, навіщо прийшли.

3. Те, що опонент керується «твердими» правилами, ще не означає, що ці правила непорушні.

4. Скористайтеся будь-якими приводами, щоб домогтися знижки.

5.Раззадорьте опонента, змусьте його пристрасно хотіти те, що ви йому пропонуєте.

6. Примусьте опонента запропонувати вам максимально вигідні умови.

7. Запропонуйте опонентові легкі для прийняття рішення.

8. Додайте «безкоштовні програми», щоб ваша пропозиція здавалося більш привабливим.

9.Примусьте опонента відчути, що ви - фахівець своєї справи, і він стане ставитися до вас з більшою повагою.

10. Звичайно можна домогтися ще однієї поступки, коли переговори підходять до завершення.

11.Ніколи не вступайте в переговори по телефону, якщо тільки не дзвоните самі і не приготувалися до детального обговорення.

12. Після закінчення телефонної розмови підготуйте протокол про досягнуті домовленості і відправте його опонентові.

13.Будьте готові відповісти на будь-яке питання, навіть якщо це буде лише перефразування щойно сказаного.

Як протистояти непорядності при ділових переговорах: (поради американських фахівців у галузі ведення переговорів Л. Корена і П. Гудмена.)

1. Будьте обачні.Якщо вагомих причин довіряти опонентові ні - не вірте. Ніколи не забувайте про обережність. Можете не сумніватися: ні про які недоліки опонент не розповість сам («Ви знаєте, тут стійки погнуті, так це після аварії»).І всі заяви типу «бігає як новенька» слід сприймати, принаймні, як перебільшення. Фундаментальна правило переговорів свідчить: якщо перевірити не можна - не вірте.Попросіть документацію, станьте на час експертом і перевірте самі, наскільки його слова збігаються з вашим власним висновком. Вас спробують присоромити, мовляв, сумніваєтеся в їх чесності, вас будуть дорікати, мовляв, даремно витрачаєте їх час.Не будьте розтяпою, зажадайте все в письмовому вигляді. А якщо всі їхні заяви перевірити не можна, відкладіть переговори або взагалі відмовтеся мати з ними справу.

2. Якщо опонент намагається шахраювати, викрити його хитрість і обговоріть його поведінку.Якщо ви раптом виявите якісь махінації або гру не за правилами, викрити опонента. Будь-який трюк втратить будь-яку ефективність, як тільки буде викрито, а ви зможете звернути непорядність супротивника проти нього самого. При цьому опонент може дати задній хід, але може і не зрадів. Як краще вчинити?

1. Чи не атакуйте опонента персонально, щоб не викликати захисної агресії.

2. Запропонуйте «забути» про інцидент і перейти до конструктивного обговорення.

3.Покиньте переговори і чекайте, поки опонент вам не подзвонить, або пізніше зателефонуйте самі і запитайте, чи готовий він продовжувати на сумлінних засадах.

ВАРІАНТ: Не поспішайте викривати супротивника, поки не використовуєте його обман з максимальною вигодою: «До речі, ваш номер не пройшов, і я повідомлю куди слід, якщо ви не скинете ще 150 доларів».

З. Не піддавайтеся впливу навколишнього оточення, не дозволяйте маніпулювати собою.

4.Остерігайтеся прийоми з обмеженою порядком обговорення. Іноді противник може спробувати звести переговори до обговорення єдиного питання. Задумайтеся, чому він уникає інших питань, не тому, що відчуває себе вразливим?Ви можете погодитися на те, щоб обговорювати ці питання окремо, але з однією умовою - ваша проблема повинна бути розглянута першої,і тільки потім можна буде зайнятися його питаннями.

5.Остерегайтесь зайво оптимістичних запевнень.

6. Остерігайтеся навмисних спроб затягнути переговори.

У.Остерігайтеся надмірних вимог.

8.Остерегайтесь зростаючих вимог опонента

9. Остерігайтеся, коли опонент вибудовує кругову захист. Як тільки побачите, що липа змінюються, а результату як не було, так і немає, відмовтеся від будь-яких поступок взагалі або зведіть їх до самого мінімуму.

10. Остерігайтеся «гамбіту з низькою подачею». Чекайте підступу, якщо умови неймовірно вигідні. Відразу ж вимагайте письмового підтвердження. Якщо опонент відмовляється від своїх слів, зажадайте додаткової поступки.Навряд чи слова про чесність подіють на такого пройдисвіта, але спробувати варто, особливо, якщо зробити упор на свою довірливість і ускладнення, що загрожують вам у разі зміни умов.

11. Остерігайтеся «гамбіту з високою подачею». Міркуйте так: «Це дуже добре, щоб вірити».Не допускайте, щоб жадібність позбавила вас розуму. Ви знаєте реальну ціну, так що будьте напоготові, якщо хто-то йде від неї далеко убік. Пам'ятайте: угода ще не угода, поки не підписані документи. Ніколи не відмовляйтеся від інших пропозицій, тримайте додаткові варіанти про запас.Якщо ви дійсно переконалися, що в наявності каверза - ретируються скоріше, щоб уникнути ще більших втрат.

12. Остерігайтеся трюку «поганий - хороший». Ви ведете переговори, перед вами двоє; один готовий піти на угоду, а інший чинить опір.Тоді «хороший» опонент просить трохи поступитися, щоб якось умовити поганого. У такій ситуації можна розкрити хитрість супротивника і тим самим нейтралізувати її ефект. Скажіть, наприклад.: «Чудово, друзі, але давайте все-таки по-сушество».Або можна підіграти противнику і спробувати направити дії «хорошого» опонента проти свого ж товариша. Але в будь-якому разі не слід забувати, хто за вас і хто працює проти.

13. Остерігайтеся персональних випадів, як явних, так і замаскованих.Будьте наполегливі і незворушні, висловіть все, що збиралися сказати. Оберніть методи супротивника проти нього ж. Викриття трюку, як завжди, нейтралізує його ефективність.

14. Остерігайтеся спроб вселити вам почуття провини.

15. Остерігайтеся ультиматумів типу «або - або».

16.Остерігайтеся несумлінного опонента, здатного порушити свої зобов'язання. Якщо ви припускаєте, що супротивник здатний повністю або частково порушити угоду, включіть в текст договору «штрафні санкції», тобтотакі умови, які б змусили його виконати взяті на себе зобов'язання. Для підстраховки можна залучити третю сторону, того, хто виступив би свідком вашої угоди і простежив за його виконанням.

Тема 4. Дрес-код та вимоги до ділового спілкування.

Імідж ділового чоловіка. Імідж ділової Жінки.

Візитні картки та їх роль у діловому спілкуванні.

Візитні картки - важливий елемент протокольних контактів з діловими партнерами.Відсутність візитної картки може стати перешкодою у встановленні і підтримці ділових відносин. Візитки використовують і дипломати, і бізнесмени, і чиновники, і діячі культури і мистецтва. Використання візиток в багатьох випадках полегшує життя ділової людини.

Стандартна візитна картка являє собою лист білого, не дуже щільного картону розміром 5x9 см. Жінці, яка виступає в якості дружини, а не посадової особи, належить мати візитку на один сантиметр менше - 4x8 см. Вищі посадові особи можуть мати візитки розміром 6x10;візитка дружини такої особи, відповідно, буде мати формат 5x9 см.

У Великобританії дотримуються протилежної правила: розмір жіночих візитних карток більше чоловічих.

Правила оформлення візитних карток неухильно дотримується тільки дипломатами.Вимоги до оформлення візиток в діловій практиці не так строгі. Але все ж краще, якщо візитка має класичний вигляд: на верху по центру - назва фірми (організації, установи), в якій працює власник візитної картки (якщо він має кілька місць роботи, то вказується основне);нижче по центру - ім'я та прізвище (в українській і російській варіантах - прізвище, ім'я та по батькові), ще нижче - посада; нижче і лівіше, то є в лівому нижньому кутку - телефон, факс; можливий і такий варіант: і телефон, і факс, та поштова адреса зазначаються у правому нижньому куті, а лівий залишається порожнім.

Класична ділова візитка повинна мати чорний шрифт на білому фоні. Інші кольори можуть використовуватися тільки в зображенні рекламного знака фірми в лівому верхньому кутку картки.

Такими є вимоги протоколу до оформлення візитної картки бізнесмена.У діловій сфері вони тепер дотримуються не занадто суворо, деякі підприємці замовляють картки рожевого, блакитного, зеленого відтінків.

Більшу свободу в оформленні візиток можуть дозволити собі діячі культури, мистецтва, науки, церкви і т. п.: Будь-який шрифт на картоні або папері будь-якої якості,будь-який колір карток і розташування тексту. «Вільні художники» замість назви фірми іноді вказують домашню адресу і телефон.

На Україні і в Росії візитки часто друкуються з одного боку державною мовою,а на звороті - англійською.Однак за правилами протоколу, текст візитки повинен бути надрукований тільки на одній стороні, щоб друга залишалася для будь-яких записів від руки.

Тому рекомендується мати візитні картки двох видів - рідною мовою і англійською мовою.Перед поїздкою за кордон часто спеціально замовляють візитки на мові тієї країни (країн), куди направляється бізнесмен.

Візитними картками обмінюються при знайомстві, при поздоровленні і вираженні співчуття, їх прийнято залишати, завдаючи візит, і посилати замість візиту у відповідь.З візитними картками пересилаються подарунки (квіти, книжки, альбоми, газети, журнали, квитки в театр або на вернісаж, фотографії і т. д.). Іноді візитки посилають замість листа, що висловила подяку за запрошення на неофіційний прийом, виставку, в театр і т. п.

У деяких випадках візитна картка служить рекомендацією. Наприклад, якщо у ділової людини немає часу для складання рекомендаційного листа, він може просто передати свою візитну картку за призначенням, написавши на ній прізвище людини, яку рекомендує.

За правилами протоколу, в певних випадках на візитній картці в нижньому лівому кутку повинні бути проставлені (від руки) літерні позначення приводу, по якому послана візитка.

1. Привітання. Зарубіжних партнерів необхідно вітати з їх національними святами, пославши їм візитку.

У таких випадках чорнилом або краще простим олівцем ставляться скорочені позначення відповідних французьких слів:

pf - «щоб привітати» («вітає»).

У новорічному привітанні до них додаються ще дві, і напис на візитці виглядає так: pfNAЦе означає: «щоб привітати з Новим роком» («вітає з Новим роком»).

Якщо ви посилаєте візитну картку у відповідь на новорічне поздоровлення, то в ній потрібно не тільки подякувати, але і, в свою чергу, привітати партнера. Для цього слід

зробити такий напис: prfNAВона означає: «щоб подякувати і привітати з Новим роком» («дякує і вітає з Новим роком»).

2. Вираз співчуття. З нагоди національного трауру і з інших аналогічних випадків слід надсилати візитну картку з буквами р.с.Цей напис означає: «як співчуття» («співчуває»).

Візитну картку з таким написом слід надсилати у разі смерті ділового партнера.

3. Вираз вдячності.Висловленням подяки за привітання, за висловлене співчуття, за подарунки або які-небудь дрібні послуги служить візитна картка з написом р.р.: «щоб подякувати» («дякує»).

Візитну картку з висловленням подяки необхідно надіслати до закінчення 24 годин з моменту отримання поздоровлення, співчуття, подарунка і т. п.

4. Прощання при від'їзді на тривалий термін.Якщо ви виїхали з країни, де перебували з візитом, і не знайшли можливості особисто проститися з діловим партнером, дотриматися правила ввічливості допоможе візитна картка з написом: р.р.с.: «щоб попрощатися» («прощається»),

5. Представлення.Якщо ви хочете бути заочно представлені кому-небудь, надішліть свою візитну картку разом з візиткою іншої особи, вже знайомого з тим, з ким ви хочете познайомитись. На його візитній картці повинно бути написано: pp, тобто «щоб уявити» («представляє»).

У відповідь особа, якій вас представили, надсилає свою візитну картку, без написів.

6. Запрошення на прийом.Дня того, щоб запросити кого-небудь на неофіційний прийом, слід написати його ім'я і прізвище вгорі на візитній картці, а внизу вказати найменування прийому (наприклад: «сніданок»), місце його проведення, кількість і час:

Якщо на вашій візитною картці не вистачає місця для цієї інформації, можна написати текст запрошення на листівці і відправити, приколів до неї візитну картку, запрошуємо.

7. Повідомлення про зміну адреси.При зміні адреси слід послати діловому партнеру стару візитну картку разом з новою, на якій є нові реквізити.

Новий номер телефону можна, у крайньому випадку, вписати і від руки. А ось вписувати від руки нову посаду вважається непристойним.При зміні посади необхідно терміново друкувати нові візитки.

Залежно від характеру відносин з відповідною особою, на візитній картці можуть бути зроблені такі написи українською, російською, англійською чи будь-якою іншою мовою: «дякує за поздоровлення», «шле свої найкращі побажання у Новому році», «дякує за увагу»,«Висловлює співчуття з нагоди» і т.п.

Якщо ви посилаєте в одному конверті, адресованому фірмі, візитні картки для кількох осіб, то в лівому верхньому кутку кожної з них напишіть прізвище особи, якій вона призначена.

Візитні картки ніколи не підписуються. Дата на візитках теж не проставляється.

Посилаючи візитні картки поштою або кур'єром, вкладайте їх у спеціальний конверт, на якому чорнилом або на друкарській машинці вказуйте ім'я, прізвище та посаду адресата.

Якщо ви особисто завозьте свою візитну картку (це розглядається як прояв особливої поваги), то загніть її залежно від місцевої традиції. У деяких країнах прийнято загинати верхній правий або лівий кут, в інших - всю праву чи ліву сторону.У російській діловій практиці візитер загинає правий верхній кут візитки або праву сторону по всій ширині. На особисто доставленої візитній картці не прийнято писати прізвище особи, якій її залишають.

Якщо загнута візитна картка надсилається з шофером, кур'єром або поштою, це вважається грубим порушенням етикету.

Не прийнято особисто вручати візитну картку з висловленням подяки та інших почуттів.

Прийнявши при особистій зустрічі картка партнера, не слід робити на ній будь-які позначки, м'яти або просто крутити її на очах у господаря.

На отримані або завезені візитні картки слід відповісти власними (протягом 24 годин).

За правилами протоколу, після що відбувся знайомства першим має залишити свою візитну картку особа, яка має нижчий ранг. Якщо познайомилися особи, що займають рівне становище, то першим повинен залишити свою візитну картку молодший за віком.

Дата добавления: 2014-11-06