Виды и особенности юридического этикета 2 страница

Общение в служебном коллективе.

Служебные отношения влияют на настроение людей, создают тот нравственный микроклимат, без которого невозможно существо-вание коллектива. Нормальные служебные отношения формируются на основе двух основных требований: ответственность за дело и ува-жение к коллегам.

Ответственность предполагает честное и обязательное отноше-ние к своему слову и делу. Необязательный человек, болтун приносит вред не только своим личным поведением, но и создает вокруг себя атмосферу безответственности, недисциплинированности. Праздные разговоры, перекуры, выполнение домашних или личных дел в слу-жебное время, не только снижают эффективность работы, но и разла-гающе действуют на добросовестно относящихся к делу людей. На-рушение деловой обстановки не компенсирует самая изысканная вежливость и предупредительность.

Деловая обстановка в немалой степени зависит и от уважения к коллегам, умения на чем-то настоять, а в чем-то и уступить способно-сти разрядить конфликтную ситуацию. Уважение к коллегам в нема-лой степени проявляется в умении учитывать их интересы, проявлять заботу, делать небольшие, но приятные услуги.

Служебные отношения несколько отличаются от бытовых, что накладывает свой отпечаток и на требования к поведению сослужив-цев. Если, например, в кафе или ресторане главным в отношении женщин и мужчин является приоритет дамы, то в служебных отноше-ниях этот приоритет нередко отступает на второй план и замещается приоритетом начальника. Уважение к сотруднице как женщине сказы-вается в оказании ей помощи и внимания, но не в том, чтобы ей было позволено нарушать дисциплину, перекладывать на плечи коллег ра-боту, которую она должна выполнять сама. В то же время сделать жен шине-коллеге приятный комплимент, уступить место, помочь перене-сти тяжелые вещи, пропустить вперед, проходя через дверь, отклик-нуться на просьбу о помощи в каком-либо деле, взять на себя наибо-лее сложную и тяжелую часть общей работы — обязанность мужчины в любых условиях, вне зависимости от того, является ли он ее на-чальником или нет.

Юридическая деятельность связана со сложными, быстро ме-няющимися ситуациями, значительным риском, что вызывает повы-шенную вероятность возникновения различных конфликтов — меж-личностных и межгрупповых. Для успешной работы важно предвидеть возможность возникновения конфликтных ситуаций и знать, как из них выходить. Если избежать конфликта все же не удалось, то нужно уметь безболезненно и с минимальными потерями разрешить возни-кающие проблемы. Как этого достичь? Здесь уже недостаточно знания лишь этикетных правил поведения. Исполнение этих правил должно

сочетаться с тонким психологическим анализом ситуации, учетом воз-можного поведения коллег в конфликтной ситуации.

Во всех конфликтных ситуациях, перед тем как принимать реши-тельные меры, необходимо попытаться понять причины возникшего конфликта и только затем приниматься за его разрешение. Хотя в ка-ждом конкретном случае причина разногласий между сослуживцами может быть различной, есть некоторые общие правила, которые по-зволяют преодолеть возникшие трудности в общении. Специалисты в области межличностных отношений рекомендуют следующую после-довательность действий, которые могут совершать не только находя-щиеся в конфликте, но и их товарищи, желающие снять напряжение в служебном коллективе: создайте атмосферу сотрудничества; стреми-тесь к ясности в общении; признайте наличие конфликта; определите содержание конфликта; исследуйте возможные варианты его реше-ния; добейтесь соглашения между конфликтующими; воплощайте со-глашение в жизнь.

И все-таки лучше предотвратить конфликт, чем его гасить. Даже при благополучном разрешении конфликта его последствия будут да-вать знать о себе: в неприятных воспоминаниях, не до конца устано-вившихся отношениях, некоторой напряженности в общении и т.п. Не случайно древняя восточная мудрость предостерегает: разбитую чаш-ку можно склеить, но трещины на ней все равно будут заметны.

Прежде всего, в коллективе должна быть установлена атмосфе-ра взаимного доверия и корректного отношения друг к другу. Из дело-вого общения следует устранить суждения и оценки, которые могли бы ущемить честь и достоинство сослуживцев. Недопустимы пренеб-режительное отношение или проявления чувства превосходства к представителям других служб или младшим коллегам. Понятно, что невозможно полностью отказаться от оценочных суждений, в том чис-ле и критического содержания. Однако и в этом случае нужно быть предельно объективным, тактичным и стараться сделать упор на по-ложительном, учитывая, что люди более благосклонно воспринимают положительную информацию, даже если в ней содержатся критиче-ские аспекты, нежели отрицательную, к тому же высказанную в некор-ректной форме.

В официальной обстановке даже близких людей в присутствии коллег или других лиц следует называть на "вы" и по имени и отчест-ву. Конечно, совершенно недопустимы в служебных отношениях даже необидные клички и прозвища, которые могут употребляться лишь при общении очень близких людей вне службы.

Хотя в каждом коллективе складывается свой нравственно-психологический микроклимат, этика делового общения позволяет устранять «шероховатости» в межличностных отношениях и тем са-мым способствовать повышению эффективности служебной деятель-ности.

Проведение деловых совещании.

Существует несколько правил, которые обязан помнить руково-дитель, собирающийся провести совещание:

− совещание должно быть предельно кратким: затянутое сове-щание вызывает у его участников потерю интереса к рассматривае-мым вопросам и "отторжение" даже той информации, которая до этого вызывала интерес;

− на совещание следует приглашать только тех сотрудников, ко-торые действительно необходимы, т.е. тех, которые должны действи-тельно реализовать полученную здесь информацию, и тех, мнение ко-торых необходимо для принятия решения;

− совещание должно проводиться только тогда, когда оно дейст-вительно необходимо, когда иной путь выработки определенных ре-шений будет более длителен и менее результативен; излишне частое проведение совещаний говорит о слабости руководства или о его ад-министративной трусости, а также о бесполезной растрате служебного времени сотрудников.

Всякое совещание требует тщательной подготовки. Чем лучше проведена подготовка совещания, тем меньше времени затрачивает-ся на его проведение. Подготовка совещания включает в себя сле-дующие операции: определение целей совещания, формулировка те-мы, определение повестки дня, назначение даты и времени проведе-ния совещания, определение участников и назначение основного док-ладчика, подготовка участников, определение длительности проведе-ния совещания (оптимально 1,5 часа, далее его эффективность резко снижается), подготовка материалов, техническое обеспечение.

Существует четыре вида совещаний: оперативное совещание, инструктивное совещание, проблемное совещание, итоговое совеща-ние. Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

а) диктаторские — ведет и обладает фактическим правом голо-са лишь руководитель, остальным участникам предоставляется право лишь задавать вопросы, но отнюдь не высказывать собственные мне-ния;

б) автократические - основываются на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них; здесь нет широкой дискуссии, возмо-жен лишь диалог;

в) сегрегативные — доклад обсуждают лишь выбранные руко-водителем участники, остальные лишь слушают и принимают к сведе-нию;

г) дискуссионные - свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в его окончательной формулировке, как правило, остается за руководителем;

д) свободные — на них не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, оно не обязательно заканчивает-ся принятием решения и сводится в основном к обмену мнениями.

Начинать совещания следует в точно обозначенное время. Всту-пительное слово, как правило, делает начальник подразделения. Во вступительном слове необходимо четко очертить контуры обсуждае-мой проблемы (или проблем), сформулировать цель обсуждения, по-казать ее практическую значимость и определить регламент.

Основная задача ведущего собрание заключается в обеспечении возможности выслушать мнения выступающих и проанализировать их. Он должен корректно указать на повторы, отсекать лишнее, не имею-щее отношение к делу, настаивать на аргументации высказываемых мнений. Важный признак культуры ведущего собрание — четкое со-блюдение регламента. Однако и здесь возможны «послабления», ес-ли выступающий излагает мнение, имеющее большое значение и вы-зывающее всеобщий интерес. В этом случае следует обратиться к со-бранию и получить его разрешение на увеличение регламента.

Никогда не следует принуждать участников слушать доклады и выступления и побуждать их обязательно выступать. Если во время заседания некоторые из его участников занимаются посторонними де-лами, не нужно спешить их осуждать. Скорее всего, поднятые на за-седании вопросы мало их касаются или же они настолько ясны, что не заслуживают их обсуждения. В этих случаях организатор совещания может быть недоволен только самим собой. Вместе с тем нельзя до-пускать во время совещания посторонних разговоров, хождений и то-му подобных проявлений бестактности и невоспитанности. Их обяза-тельно надо пресекать.

Руководителю не следует злоупотреблять заседаниями в своем кабинете. Здесь сама обстановка подчеркивает неравноправие между руководителем, сидящим в кресле за собственным столом и осталь-ными собеседниками. Подчиненные держатся в этих условиях более скованно.

Руководитель, проводящий заседание в своем кабинете, безус-ловно, не должен прерывать его ход переговорами по телефону вызо-вами секретаря, разговорами с посетителями и т.д. Такое поведение — не только напрасная трата времени присутствующих, но и прямая бестактность по отношению к ним. Совещание должно оканчиваться принятием решения или заключительным словом начальника с указа-нием конкретным исполнителям. На совещании ведется протокол, где важна не форма, но фиксация принятых решений для последующего контроля. Решения также можно расписать на карточки-задания.

Важнейшим критерием совещания является отношение участни-ков к его итогам. Важно, чтобы у них не было чувства бесполезно за-траченного времени, чтобы у каждого сложилось ясное понимание принятых решений и своей роли в их исполнении. По степени конкрет-

ности принимаемых решений можно судить о компетентности руково-дителя, его управленческой культуре и нравственной воспитанности.

Телефонные переговоры.

Телефонное общение при решении служебных вопросов зани-мает едва ли не больше времени, чем личное общение. Поэтому так важно соблюдать правила делового разговора по телефону. Ненуж-ные телефонные разговоры нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий день, затрудняют решение важных вопросов, тре-бующих обдумывания и анализа в спокойной обстановке, мешают коллегам.

Телефон является одним их психологических раздражителей на работе. Как считают медики, достаточно длительное воздействие те-лефонных звонков отрицательно влияет на нервную систему, а неко-торые даже полагают, что это воздействие может сократить жизнь че-ловека на три-четыре года. Причем дело тут не в тех или иных извес-тиях, которые мы узнаем из телефонного разговора, а в напряжении нервной системы из-за неожиданности телефонного звонка или, на-против, из-за постоянного ожидания его. Поэтому, во-первых, следует отрегулировать громкость звонка, чтобы он был слышен, но не за-ставлял вздрагивать, и, во-вторых, лучше сразу снимать трубку, как только услышите звонок. К тому же некоторые стеснительные люди, которые боятся потревожить своим надоедливым звонком абонента, услышав, что после первых гудков никто не отвечает, кладут трубку. А в правоохранительной деятельности от такого несостоявшегося те-лефонного разговора может зависеть судьба людей.

К важному телефонному разговору следует хорошо подготовить-ся. Специалисты подсчитали, что плохая подготовка к телефонному разговору, неумение выделить в нем главное, емко и грамотно изла-гать свои мысли у некоторых работников на четверть сокращает их полезное рабочее время. У большинства людей до трети телефонного разговора занимают повторения, ненужные паузы и просто множество лишних слов.

Для сокращения времени разговора под рукой всегда должны быть авторучка, бумага, документы и данные, на которые, возможно, придется ссылаться, номера телефонов, адреса организаций или лиц, которые вам потребуется сообщить, а также календарь. Наличие этих своеобразных "реквизитов" телефонного разговора является состав-ной частью культуры служебного общения.

При подготовке к служебному телефонному разговору прежде всего нужно определить цель разговора. У вас хорошая память, но ка-кой бы она ни была, желательно записать вопросы, которые вы хотите решить, или сведения, которые вы хотите получить. Записанные во-просы помогут вам вернуться к нужной вам теме, если разговор уйдет

в сторону, а также не упустить чего-то важного, чтобы потом не при-шлось еще раз обращаться по этому вопросу. Повторные звонки не очень хорошо характеризуют звонящего, говорят о его несобранности, нечеткости в ведении дел.

Обращаться со служебными вопросами по домашнему телефону можно лишь в случаях, не терпящих отлагательства, или по просьбе самого хозяина. Но и в этом случае звонить следует не позднее 22 ча-сов.

Раздается телефонный звонок, и вы поднимаете трубку. С чего начать? Если по домашнему телефону вполне уместно сказать: «Ал-ло», то служебный разговор нужно начинать с представления. По внешнему телефону называют, как правило, не свою фамилию (если это не персональный телефон), а организацию или подразделение. По внутреннему же телефону называется подразделение и фамилия поднявшего трубку. Отвечая на звонок по персональному телефону, следует всегда называть свою фамилию.

Первые фразы по телефону служат средством представления сторон друг другу, от них во многом зависит дальнейший разговор, по-этому, даже не зная, кто звонит, отвечать нужно доброжелательным тоном. Нередко у позвонившего после того, как он услышит в трубке: "Алло, слушаю", сказанное грубоватым тоном или так, будто от вас отмахиваются, как от назойливой мухи, пропадает всякое настроение продолжать разговор. Люди ждут от правоохранительных органов по-мощи и защиты, а услышав в телефонной трубке раздраженный голос, они понимают, что от этого человека такой помощи они вряд ли дож-дутся.

Инициатор разговора, услышав ответ, должен поздороваться и сразу представиться, то есть назвать свою фамилию, имя и отчество, а также организацию и должность. Чтобы не поставить человека в не-ловкое положение, заставив его мучительно вспоминать, как вас зо-вут, или лихорадочно листать записную книжку, пытаясь отыскать ва-шу фамилию, рекомендуется после фамилии назвать свои имя и от-чество. Даже если вы звоните человеку, который вас знает, не следует рассчитывать на то, что каждый ваш знакомый хорошо помнит, как вас зовут.

Поскольку телефонный звонок может прозвучать в неудобное для другого человека время, после представления рекомендуется спросить, не помешали ли вы ему и если да, то в какое время было бы удобно перезвонить. При этом можно коротко сообщить, по какому во-просу вы желали бы поговорить. Забыв спросить об этом и начав из-лагать суть своего вопроса, вы рискуете быть прерванным и почувст-вуете себя неловко, поставив в неловкое положение и того, кому по-звонили. В лучшем случае вас выслушают, но рассчитывать на то, что разговор окажется эффективным, в таком случае не приходится, так

как ваш собеседник в это время может быть не в состоянии сконцен-трировать на вас внимание или вести доверительный разговор.

Если при разговоре на личные темы считается невежливым сра-зу заговаривать о деле, то служебный разговор, напротив, сразу же рекомендуется начинать с дела, сообщив, о чем пойдет речь. Обычно не принято спрашивать о причине звонка, но если нужного вам чело-века не оказалось на месте, подошедшему к телефону не только не запрещается, но рекомендуется поинтересоваться, не сможет ли он чем-либо помочь или что-то передать нужному вам человеку. В любом случае на столе того, кому звонили, следует оставить записку с пере-данной просьбой и фамилией звонившего. Желательно также указать время звонка.

Позвонивший, в свою очередь, должен сказать о причине звонка или, если он не может этого сделать в силу тех или иных причин, хотя бы назвать свою фамилию и время, когда он смог бы перезвонить, чтобы не заставлять человека гадать, кто мог им интересоваться.

Если вы положили трубку, чтобы кого-то пригласить к телефону, постарайтесь не забыть о ней, а также о том, что на другом конце про-вода ждут ответа. Естественно, позвонившему следует заранее по-благодарить человека, откликнувшегося не просьбу позвать нужного ему сотрудника к телефону.

В случае, когда вам необходимо на некоторое время отойти от телефона, чтобы навести справки или подобрать необходимую ин-формацию, сообщите собеседнику, как долго ему придется ждать, и спросите его, не будет ли удобнее, если вы перезвоните ему позднее.

Нередки случаи, когда набирают ошибочный номер или происхо-дит неправильное соединение. Тогда следует помнить, что вас побес-покоили неумышленно и что позвонившему, возможно, так же досад-но, как и вам. С вашей стороны извинений не требуется, а вот позво-нившему сказать «простите» или «извините» не помешает. Если зво-нок раздается вновь, не следует менять приветливого тона на агрес-сивный, лучше поинтересоваться, какой номер набирает позвонивший. Тем самым вы избавите себя от дальнейшего беспокойства и поможе-те попавшему в затруднение человеку, который поймет, что дело не в технических неполадках, а в неверно записанном номере телефона.

Если во время разговора связь прерывается, следует положить трубку. По общепринятому правилу вновь набирает номер тот, кто по-звонил. Это же правило действует и при определении длительности разговора, первым кладет трубку позвонивший. В разговоре старшего и младшего, начальника и подчиненного независимо от того, кто по-звонил, окончание разговора определяет старший или начальник.

Если вызванный к телефону спешит или занят, он должен, изви-нившись, тактично попросить позвонившего перенести разговор на другое, удобное для него время или, если это сделать затруднитель-но, изложить суть вопроса в наиболее краткой форме Служебный раз-

говор требует краткости и четкости. Следует постоянно помнить, что деловой разговор по телефону - это не подробный обмен мнениями, а обмен информацией оперативного значения с целью достижения оп-ределенного результата, а также выяснения позиции другой стороны по тому или иному вопросу. Искусство ведения телефонных разгово-ров заключается в том, чтобы в минимально возможный отрезок вре-мени сообщить все, что вы хотите сказать, и получить необходимую информацию При этом важно помнить, что по телефону не ведутся разговоры, содержащие государственную и служебную тайну. Компе-тентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ве-дения беседы, стремление оперативно и эффективно решить пробле-му или оказать помощь в ее решении — все это оставляет приятное впечатление у собеседников и помогает достичь цели, ставшей при-чиной телефонного звонка.

Нередко в правоохранительные органы звонят люди с сообще-ниями о происшествии, преступлении, находящиеся в возбужденном или подавленном состоянии, в стрессовой ситуации. Они не могут со-средоточиться, говорят сбивчиво, упускают главное, повторяются и т.п. В этом случае следует тактично направлять нить разговора в нуж-ное русло, задавая наводящие вопросы. Рекомендуется избегать длинных вопросов и сложных предложений, которые тяжело воспри-нимаются на слух. Вежливость, внимательность, спокойный, заинте-ресованный тон сотрудника помогут получить максимум информации, снять напряжение у абонента.

Нужно научиться во время телефонного разговора делать паузы: после вопросов, чтобы собеседник мог ответить; перед тем, как вы произнесете важную информацию или слова, на которые собеседник должен обратить внимание; после того, как закончите свою мысль, чтобы дать возможность другой стороне высказать свою. Старайтесь сдерживать себя и не прерывать собеседника на полуслове, даже ес-ли он высказывает, на ваш взгляд, несправедливые упреки и замеча-ния. Ответная агрессивность лишь укрепит вашего абонента в пра-вильности своей позиции, но не приведет к положительному решению вопроса. В таких случаях нужно дать собеседнику высказаться, а за-тем спокойным тоном, признавая, когда есть возможность, его право-ту, изложить свое мнение по данному вопросу, а если возникнет необ-ходимость, предложить встретиться и в личной беседе обсудить все спорные моменты.

Следует учитывать, что при разговоре по телефону вы лишае-тесь одного из важнейших средств передачи информации — мимики и жестов, зато обостряются все недостатки вербальной речи, усилива-ется значение тона, тембра голоса, интонации. Обращайте внимание не только на то, что говорит собеседник, но и на то, как он это говорит, чтобы понять, в каком психологическом состоянии он находится, что ему мешает в разговоре, чтобы не совершить ошибки.

По телефону рекомендуется говорить отчетливо, не торопясь и негромко, кроме случаев, когда в помещении слишком шумно или пло-хая связь. Акустической особенностью телефонного разговора явля-ется эффект зеркальности: если на одном конце провода говорят ти-хо, то и отвечать будут тоже вполголоса, а если громко, то ответ будет дан повышенным голосом, поскольку у разговаривающих создается впечатление, что их плохо слышат. Старайтесь особенно отчетливо произносить числа, имена собственные, согласные буквы. Это связано с тем, что слова с одинаковыми гласными и окончаниями («пятна-дцать», «шестнадцать») могут по телефону звучать одинаково. Труд-ные для восприятия слова, особенно имена и фамилии, следует про-износить по слогам или даже по буквам, используя для этого простые слова: чаще всего для этих целей используют общеизвестные имена.

В деловой беседе чужеродными кажутся жаргонные слова и вы-ражения типа «добро», «идет!», «ладно», «о'кей» и другие. Они соз-дают впечатление легкомысленного отношения к делу, несерьезности партнера по разговору.

Хотя вежливость требует произнесения таких слов, как «извини-те», «простите», «спасибо», «пожалуйста», в служебном телефонном разговоре желательно не злоупотреблять повторением извинений и благодарностей.

Выяснив необходимые вопросы, не следует еще раз повторять уже сказанное, затягивать разговор, не зная, как его закончить или вслух вспоминая, все ли, что хотелось, обсуждено. В конце разговора рекомендуется поблагодарить собеседника за оказанную помощь, консультацию, информацию, высказать готовность к продолжению со-трудничества и попрощаться. При всех трудностях разговора и воз-можном неприятном его содержании и дискуссионном характере раз-говор должен быть закончен на оптимистической ноте и в доброжела-тельном тоне, что оставляет возможность продолжения контактов.

Составление служебных документов и ведение деловой переписки.

Деятельность юриста невозможно представить без работы с до-кументами. Специалисты подсчитали, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников тратит-ся от 30 до 70% рабочего времени.

За всяким документом стоят люди, он опосредованно выражает отношения между ними, поэтому не случайно в правоохранительной сфере существуют достаточно строгие требования к составлению служебных документов и ведению деловой переписки, которые входят в деловой этикет. От правильно составленного приказа, постановле-ния, корректно написанного письма во многом зависят соблюдение за-конности, авторитет правоохранительных органов, отношения в кол-лективе и с гражданами и, в конечном счете, успех дела.

Служебные документы, как правило, строго формализованы. Они требуют лаконичности, четкости, односложности языка, не должны быть перегружены словами, ненужными оборотами. Максимум ин-формации при минимуме слов - непреложное правило их составления. Формализованность служебной документации позволяет быст-

рее и яснее усвоить суть вопроса, избежать излишней траты времени на ее составление и сократить бумаготворчество. Как и всякая фор-мализованность, что является одним из признаков делового этикета, она носит договорный характер. С одной стороны, это приводит к то-му, что правила составления служебных документов и ведения дело-вой переписки получают закрепление в официальных документах и таким образом становятся едиными для всех, на кого распространя-ются эти документы, а с другой - могут существенно отличаться от по-добных правил, принятых, скажем, в другом ведомстве или другой стране.

В то же время общие принципы делового общения посредством документации практически едины во всем мире, что позволяет со-трудникам правоохранительных органов обмениваться служебной до-кументацией не только друг с другом, но и со своими коллегами из других стран, содействуя борьбе с международной преступностью.

Все служебные документы можно разделить на организационные (уставы, положения, инструкции), распорядительные (инструкции, ре-шения, приказы, распоряжения), информационно-справочные (сводки, акты, протоколы, ведомости), оперативные (служебные письма, запис-ки, телефонограммы и т.д.)

Среди распорядительных документов самый распространенный — приказ. Приказ должен быть точным, ясным и соответствовать за-кону. Его содержание выносится в заголовок и формулируется в пред-ложном падеже, например: «О мерах по совершенствованию борьбы с преступностью».

Во вводной (констатирующей) части приказа излагаются факты и события, послужившие основанием к изданию приказа: «В соответст-вии с решением...», «В целях устранения отмеченных недостатков...». В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений типа: поднять, повысить, усилить, улучшить, принять ме-ры. Пункты, содержащие такие задания, расплывчаты и проверить их практически невозможно.

Приказы по личному составу имеют некоторые особенности и со-ставляются отдельно от приказов по общим вопросам. В них может опускаться констатирующая часть. В распорядительной части, как правило, сначала идут параграфы о назначении на должность, затем о переводе, освобождении от занимаемой должности и т.д. Изложение содержания таких приказов должно быть единообразным, что облег-чает их использование в справочных целях. Каждый пункт приказа на-чинается с глагола: назначить, перевести, освободить. Эти слова пи-

шутся прописными буквами. Затем с новой строки указываются фами-лия, имя и отчество лица, о котором идет речь, его должность, под-разделение, куда он назначается.

Приказы и распоряжения должны излагаться таким языком, как если бы они зачитывались вслух. Не следует злоупотреблять излиш-ним наукообразием, применять искусственные удлинения речи. И, ко-нечно, недопустим оскорбительный тон приказа.

Большое место среди служебных документов занимают деловые письма, которые составляются по самым различным поводам. Толко-во, грамотно составленное письмо служит одним из действенных средств получения нужного результата.

При составлении делового письма важно соблюдать следующие требования:

− исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое он хочет передать, или вопрос, который хочет выяснить, и точно знать, как это выразить в понятной и сжатой форме;

− письмо должно быть простым, конкретным, логичным, без дву-смысленностей, допускающих несколько толкований, чтобы адресат мог понять его содержание; письмо составляется только по одному вопросу. Текст письма разбивается на абзацы, в каждом из которых должен затрагиваться лишь один аспект данного вопроса; письмо должно быть убедительным, с достаточной аргументацией;

− письмо пишется в нейтральном тоне изложения, не допускаю-щем эмоциональной окраски;

− объем делового письма, как правило, не должен превышать двух страниц машинописного текста, однако исполнитель его ни в ко-ем случае не должен ради краткости жертвовать вежливостью тона;

− небрежно оформленное письмо с орфографическими, синтак-сическими и стилистическими ошибками производит плохое впечатле-ние и раздражающе действует на адресата.

Следует учитывать, что восприятие письма во многом зависит не только от содержания, но и от конверта, бланка организации. Служеб-ные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стан-дартам, имеющих установленный набор обязательных элементов (ре-квизитов), расположенных в определенном порядке. Для официально-го письма рекомендуется следующий состав обязательных реквизи-тов: наименование ведомства, которому принадлежит организация; наименование организации, которое дается в полной и сокращенной форме; почтовый и телеграфный адрес; номер телефона и телефакса; дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего докумен-та; имя (наименование) адресата; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; фамилия, имя, отчество и телефон ис-полнителя.

Деловое письмо - это единственный официальный документ, на котором не ставится его название. Не допускается произвольно со-кращать наименования организаций, хотя официальное сокращение не только разрешается, но и необходимо, например, как реквизит де-лового письма,

Дата добавления: 2014-11-06