Понятие систем и их место в менеджменте

Формальная организация может быть представлена как система.

Управление формальной организацией (менеджмент) тоже может быть представлено как система. Умение строить модель системы управления представляет собой важную практическую задачу менеджмента предприятия. Общая теория систем предлагает инструменты проектирования системы управления.

Под системой принято понимать следующее:

Системы - реальные или гипотетические ансамбли или множества связанных элементов.

Система - это совокупность элементов, обнаруживающих склонность к взаимодействию.

Система - множество образует систему в том случае, когда на нем реализуется заранее данное отношение R со свойствами Р.

Поскольку система функционирует в тесном взаимодействии с внешней средой, то можно говорить о поведении системы как множестве состояний системы, а переход из одного состояния в другое определяется некоторыми функциями.

В данном случае учитывается двойственный характер системы как объекта, который имеет собственную внутреннюю структуру и развивается по определенным законам как единое целое.

Менеджмент представляет собой сложное целое, в котором различным образом сочетаются многие элементы. Ему присуща с ложность, изменчивость и неопределенность - трудности присутствующие в работе менеджера естественным образом. Для их преодоления менеджер должен знать их содержание, способен измерить и оценить степень этих трудностей и предпринять некоторые известные действия по снижению силы их воздействия в складывающихся ситуациях.

Степень сложности измеряется количеством взаимодействующих элементов и разнообразием связей между ними. И первое, и второе при определении степени сложности желательно выражать количественно. Однако количество взаимодействующих элементов само по себе является лишь предпосылкой сложности, реальная степень которой определяется разнообразием связей между ними. Для того, чтобы снизить степень сложности менеджмент применяет такие инструменты как ограничения, правила и процедуры, стандартные решения, моделирование, что позволяет упростить объект или ситуацию за счет как уменьшения числа взаимодействующих элементов, так и упрощения (большего однообразия) связей между ними, что уменьшает их количество и, следовательно, степень сложности.

Под неопределенностью понимается состояние, при котором значение результатов может быть известно менеджеру, но не имеется сведений о вероятности их наступления. Теория информации предлагает измерять неопределенность количеством информации, которая может быть получена при выборе из имеющегося числа альтернатив. При этом неопределенность снижается на это же количество информации, выраженное в битах.

Изменчивость представляет собой динамическую сторону сложности и измеряется числом изменений переменных в единицу времени. Она показывает: 1. изменчивость среды как число изменений измеряемых переменных в единицу времени; 2. отношение к сохранению целевой функции как реакцию на изменения со стороны менеджмента, выражающуюся в количестве решений по отношению к числу сообщений об изменениях среды. В таблице 1.2.1. приводятся основные признаки измерения степени сложности, неопределенности и изменчивости иллюстрация, а также стандартные действия менеджера по поводу снижения степени сложности, неопределенности и изменчивости.

Таблица 1.2.1.

Естественные трудности в работе менеджера, инструменты их измерения и меры ослабления.

Естественные трудности в работе менеджера	Признаки измерения степени сложности, неопределенности и изменчивости	Действия менеджера по поводу снижения степени сложности, неопределенности и изменчивости
Сложность	1. Количество элементов; 2. Разнообразие связей между ними	Упрощение путем моделирования и наложения ограничений
Неопределен-ность	Количество информа-ции: в соответствии с теорией информации равняется -log2 pi,, где pi есть вероятность выбора из имеющихся альтернатив	Принятие решений, при этом неопределенность снижает-ся на то количество информации, которое было получено в результате выбора из имеющегося количества альтернатив
Изменчивость	Скоростью изменений переменных в единицу времени	Готовность к изменениям, стандартные реакции и решения, контроль за переменными

К истории вопроса: Социотехнический подход к формальным организациям как системам продемонстрировал высокую степень сложности, изменчивости и неопределенности, присущую им. С учетом этого, менеджменту следует поддерживать стремление к упрощению, определенности и стабильности. Принцип внешнего дополнения выдвинут Ст. Биром в качестве механизма компенсации последствий, обусловленных неполнотой формальных схем управления в связи с тем, что им имманентно присущи погрешности измерения переменных. Таким образом, внешнее дополнение есть совокупность неформальных процедур корректировки формально полученного управляющего решения.

2. Дефиниции системы управления.

Построение систем – нелегкое дело. Общая прикладная теория систем и кибернетика облегчает эту задачу. Прежде всего нужно иметь ясность в отношении тех атрибутов системы, которые, взятые вместе, позволят построить ее модель. Поэтому в таблице 1.2.2. приводятся общепринятые определения присущие системе.

Таблица 1.2.2.

Дефиниции системы управления.

Дефиниция	Краткое содержательное описание
1.Элементы	Составные части, взаимосвязанные между собой естественным образом и/или организационно
2.Процесс преобразования	Преобразование ресурсов в продукт, ценность и полезность которого при этом увеличивается
3.Входные элементы	Входными элементами являются люди, вооруженные знаниями и средствами производства, которые потребляют ресурсы
4.Выходные элементы	Результат процесса преобразования, например: продукт, доход, растущая квалификация персонала, а также нежелательные результаты
5.Окружающая среда	Все что находится за границами системы и соответственно вне влияния лица, принимающего решения, но учитываемого им
6.Назначение	Необходимое условие целенаправленного поведения хозяйствующего человека
7.Признаки	Свойства (характеристики), которые нужно измерять и контролировать
8.Задачи и цели	Цели и задачи проистекают из назначения системы и представляют собой инструменты целенаправленного поведения человека
9.Компоненты, программы, задания	Инструменты организации процесса преобразования
10.Принятие решений	Выбор доступных наблюдению и измерению результатов и средств достижения этих результатов
11.Структура	Упорядоченность отношений между элементами по горизонтали и вертикали
12.Состояния и потоки	Статические и динамические представления о поведении системы

Таким образом, для описания систем управления необходимо выполнить следующие стандартные действия:

· определиться с ее назначением в целом;

· уточнить назначение за счет описания ее целевой функции;

· выделить составляющие ее элементы и очертить ее границы;

· описать цели системы, иерархию целей и задач, функции ее элементов и построить ее структуру;

· алгоритмически описать процесс формирования входа и преобразования, а также процесса принятия решений.

Дата добавления: 2014-11-25