Советское делопроизводство

После революции 1917 года молодое советское государство строилось на принципиально новых основах, но ему также необходимо было четкое документирование управленческой деятельности. К деятельности государственного аппарата были привлечены люди без специального образования (рабочие, солдаты и др.), что понизило уровень культуры делопроизводства. В то же время некоторые царские чиновники занимали старые места, благодаря им многие старые традиции сохранились,

В этот период внимание уделяется упрощению и рационализации при использовании опыта предшественников. Развивается организационно-научная деятельность по оптимизации в сфере управления. К концу 20-х годов Государственный институт техники управления (ИТУ) активно занимается проблемой научной организации труда (НОТ), унификации и стандартизации, развиваются системы специальной документации (планирование, учет, контроль, статистика, бухгалтерская система, документирование управленческой деятельности). В 30-е годы укрепляется жесткая централизованная административно-командная, исключающая альтернативные подходы к государственному делопроизводству. Особенно повышается потребность в рационализации технологии и техники управления к началу 60-х годов. Учреждается Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), НИИТруда, ВНИИоргтехники ВНИИстандартизации. В новый информационный этап развития общества наша страна вошла с хорошо организованной системой государственного делопроизводства. На «бумажном» этапе завершилось создание ЕГСД (единой государственной системы делопроизводства), создана система стандартизации и унификации, специальные системы документации, общесоюзные классификаторы, ГОСТы. Высокий уровень достижений отечественной науки проявился в области документоведения, НОТ, по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.

Появление новых информационных технологий не разрушило нашу хорошо отлаженную систему делопроизводства, она органично влилась в концепцию безбумажного офиса и внедрила в реальную управленческую деятельность новейшие разработки в области кибернетики, информатики, математических методов управления.

К сожалению не все разработки советского периода востребованы в настоящее время. Лишь частично удалось реализовать концепцию общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Новые компьютерные базы данных содержат комплекты шаблонов документов из зарубежных источников, которые полностью игнорируют отечественные нормативы и наработки. Государственные органы, ответственные за поддержание ЕГСД в актуальном состоянии, не успевают за быстро изменяющимся законодательством. Унифицированные системы документации не достаточно четко сформированы, мало информации о структуре ЕГСД как системы; сведения о ней разобщены и разбросаны по различным источникам, некоторые из этих источников распространялись по внутренней рассылке организациям и поэтому их трудно найти.

Лекция 2. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Государственная система документационного обесепчения управления (ГСДОУ)

1. Общие понятия

Создание единой государственной системы делопроизводства (далее - ЕГСД) было вызвано усложнением государственной организации и необходимостью структурирования потоков поступающей информации. За последние десятилетия количество информации в мире удваивается каждые три года. С появлением компьютеров начался новый этап в развитии общества - информационный. В большинстве стран, также как и в России, развитию информатики придается приоритетное значение в государственных программах, принимаются меры по организации информации и документации в различных отраслях народного хозяйства. Такой системой по упорядочению управленческой документации является ЕГСД.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) в России в ее современном варианте начинает формироваться в 1970 - 1987 гг. с целью создания единого порядка работы с управленческой информацией и приведения документации всех российских предприятий к единой унифицированной форме. Наиболее полным межотраслевым документом по документированию управленческих процессов являются изданные в 1990 году рекомендации «Государственная система документационного обеспечения управления» (далее - ГСДОУ). Положения ГСДОУ получили развитие в «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ», разработанной 1993 г., которая долгое время была основным документом по организации документооборота в государственных организациях и частных фирмах..

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях, общественных организациях.

Основная цель ЕГСД – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения современных технических средств, ускорение сбора, обработки, анализа, информации, совершенствование работы аппарата управления. При создании этой системы ставились задачи механизированной обработки и быстрого чтения документов, предохранения их от случайных ошибок и пропусков необходимых данных, делающих документ недействительным. Решалась также задача сохранности наиболее важной и исторически ценной информации. Делопроизводство рассматривается в качестве организационно-правового и технологического инструмента построения документационного обеспечения управления.

Под документационным обеспечением управления (ДОУ) понимается создание документированной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

По определению ГОСТ 16487-83., единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами. ЕГСД включает в себя:

· правила по составлению организационно-распорядительной документации;

· правила по организации документооборота на предприятиях;

· документы, регламентирующие делопроизводственные операции и деятельность участников делопроизводственного процесса.

Но если говорить о ЕГСД как о системе, то нельзя воспринимать ее только как совокупность документов. Как всякая система, ЕГСД должна состоять из отдельных функциональных частей (элементов системы), связанных между собой и превращающих беспорядочную совокупность элементов в единую структуру, подчиненную заданной цели. Важными функциональными частями этой системы являются и государственные органы, ответственные за ее организацию (ГОССТАНДАРТ, ГОССТРОЙ), архивные учреждения во главе с РОСАРХИВом, органы статистики во главе с ГОСКОМСТАТом, органы контроля, научные учреждения (ВНИИДАД), учебные учреждения, международные организации (например, советы по стандартизации ИСО), государственные органы, ответственные за информатизацию, за разрешение информационных споров. Получить более полное представление об органах государственного управления РФ можно из анализа Общероссийского классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

ЕГСД построена на принципах централизации, стандартизации и унификации.

Дата добавления: 2014-12-10