Фраз, способных убить творчество 10 страница

5. Определение всех преимуществ, которые сулит данное решение, по возможности в количественном (денежном) выражении.

6. Определение того, что нужно предпринять для внедрения данного решения, какие подразделения будут задействованы при его реализации.

7. Представление отдаленных последствий (возможностей), к которым приведет внедрение данного решения, какое влияние это окажет на деятельность организации в целом.

8. Проведение обсуждения (ответы на вопросы).

После утверждения плана проведения презентации необходимо определить, какие материалы следует подготовить для демонстрации (диаграммы, графики, плакаты). Целесообразно использовать рабочие материалы, которые наработала группа в процессе решения данной проблемы.

Также группе рекомендуется провести репетицию, на которой некоторые участники группы играли бы роль руководителей. Такой подход предусматривает, что выступающему будут заданы вопросы, какие могли бы задать скептически настроенные участники презентации. Это делается для того, чтобы группа смогла заранее подготовиться к ответам на такие щекотливые вопросы и подготовила свои весомые аргументы.

^{Проведение} Важно отметить, что вряд ли многим из участников группы регулярно

презентации. приходится выступать перед аудиторией, особенно перед

руководством предприятия. Поэтому, лучше всего учесть этот фактор при подготовке к презентации. Необходимо выбрать для представления результатов уверенного в себе человека, который умеет говорить складно и аргументировано. Участникам группы следует помнить, что большая часть работы уже проделана группой до собрания, и этот факт должен придавать группе уверенности.

Не менее важно, чтобы до начала собрания была соответствующим образом оформлена аудитория. Должно быть подготовлено размещение доски для презентаций, по необходимости видеопроектора или другой техники, предварительно следует проверить их исправность. Также необходимо заранее распланировать размещение участников, подготовить все наглядные материалы: плакаты развесить заранее, другие наглядные материалы расположить в правильной последовательности, чтобы во время проведения презентации не было никакой суеты по поиску нужных вещей. В общем, должна быть проведена хорошая подготовка для того, чтобы все присутствующие почувствовали серьезное отношение группы к данному мероприятию.

Первое впечатление от презентации является самым сильным. Поэтому должна быть хорошо продумана вступительная речь. Она призвана заинтересовать присутствующих, привлечь внимание к рассматриваемому вопросу.

После окончания презентации руководство должно вынести свое

решение о дальнейшей работе по решению рассматриваемой проблемы.

Если руководство предприятия сочтет доводы и аргументы группы

значительными, и если нет особых препятствий для реализации такого решения, то оно может одобрить результаты работы группы. В данном случае необходимо, чтобы руководство официально распорядилось о реализации данного решения и наделило группу соответствующими полномочиями. Задачей группы в данном случае является внимательно отнестись к подготовке осуществления проекта: разработать план мероприятий, назначить ответственных и немедленно приступить к реализации (подробнее об этом в гл.

Возможен и другой вариант развития событий - руководство не одобрило предложенное группой решение. В этом случае руководство должно привести свои аргументы в пользу такого решения. Если реализация в данных условиях невозможна, то группа прекращает работу по рассматриваемой проблеме. Но может быть, что руководство не устраивает предложенное решение в каких-то частностях, тогда группа может вернуться к решению данной проблемы и рассмотреть ранее отвергнутые варианты.

Учитывая, что проведение любой презентации требует выполнения определенных правил, неизвестных большинству населения, но способных серьезно повлиять на ее результаты, более подробная информация о них изложения в Приложении 3.

После одобрения выработанного группой решения необходимо приступить к его реализации. Это - практически самый важный этап в процессе принятия решений. Именно реализация принятого решение самая главная цель всей работы группы. На этом этапе группы подстерегают разнообразные трудности:

• участники могут работать в различных отделах,

• никогда ранее не участвовали в разработке и администрировании проекта,

• им необходимо заниматься повседневными делами.

Целью настоящей главы является определение, что включает в себя проект реализации принятого решения, и рассмотрение некоторых рациональных методов эффективного вклада в работу группы, которые помогут им добиться успеха [4].

Группы в своей работе рассматривают обычно большие проблемы, которые требуют зачастую и значительных изменений в деятельности предприятия, поэтому и реализация принятого решения может стать целым проектом. Проект - это любая группа заданий, которые необходимо выполнить в определенный период времени, часто с четко обозначенными размерами затрат, и которые выполняются оптимально подходящими для этого сотрудниками предприятия.

Группы в подразделениях или группы, работающие по принципам японских кружков качества, зачастую занимаются решением более мелких задач, но для них так же важно уметь планировать работу по реализации принятого решения. Предложенные в данной главе методы помогают спланировать мероприятия по реализации решения и контролировать их выполнение.

Почему так важно, чтобы именно участники группы осуществляли планирование и контроль за реализацией решения?

Во-первых, одним из условий работы группы над проблемой является ее интерес и желание рассматривать данную тему. Именно участники группы больше всех заинтересованы в осуществлении разработанного ими решения, что является залогом успешной реализации.

Во-вторых, никто, кроме участников группы, не знает всех подробностей о рассматриваемой проблеме, поэтому только они могут учесть все факторы, которые необходимо предусмотреть при внедрении решения.

Если отдать реализацию выработанного группой решения незаинтересованным в этом людям, то скорее всего, они сделают это формально. А если внедрение решения в деятельность предприятия не даст никакого эффекта, то разочарует руководство в работе таких групп, а также самих участников группы - вряд ли у них появится желание еще хоть раз заняться процессом решения проблем. И руководство, и сама группа заинтересованы именно в конечном результате работы по решению проблем.

При разработке сложных технологических процессов или новой продукции, чаще всего возглавляет проект по реализации принятого решения конкретный ведущий специалист предприятия, а в его осуществлении принимают участие специалисты и целые подразделения. В этом случае работу творческой группы можно считать законченной на предыдущем этапе - презентации результатов руководству. Но в остальных случаях, когда рассматриваемые проблемы не выходят за пределы рабочих компетенций участников группы, именно они могут осуществить эффективную реализацию принятого решения.

Осуществляя работу над проектом, участникам группы необходимо учитывать следующее:

• контроль работы над проектом должны осуществлять члены группы, но к участию в его реализации могут привлекаться другие сотрудники предприятия;

• период времени может составлять от нескольких недель до нескольких месяцев или даже больше, в зависимости от вида проекта;

• издержки на работу над проектом чаще всего не измеряются отдельно от общих затрат (например, на оборудование), т. к. обычно сотрудники занимаются текущими делами и одновременно осуществляют работу над проектом;

• важно придерживаться срока, в который необходимо завершить работу над проектом, т. к. невыполнение работы в срок означает возможные финансовые потери или другие серьезные неприятности для предприятия.

Проекты можно рассматривать как особые задания, которые важны для организации и должны быть завершены вовремя. Участники проекта должны быть готовы внести свой вклад в проект в рамках обозначенного срока. Для этой работы участникам необходимо обладать соответствующими навыками и умениями. Многие проекты срываются только из-за того, что людей с необходимыми навыками и опытом не подключили к работе.

Все проекты имеют определенный жизненный цикл, состоящий из следующих этапов:

• начало работ и непосредственное исполнение,

• заключительная стадия и завершение проекта.

Каждый из этих этапов должен быть четко определен и руководитель проекта решает, какие действия необходимо применять на каждом этапе. Согласованная работа всех членов проектной группы необходима для достижения успеха, и на это необходимо обращать особое внимание:

• открыто обсуждать вопросы по проекту со всеми членами проектной группы и с руководителем проекта;

• с готовностью выдвигать свои идеи и предложения;

• принимать участие во всех собраниях проектной группы;

• принимать поставленные цели и стремиться к их исполнению;

• определить приоритеты работы над проектом (по отношению к другим обязанностям);

• обнаруживать, определять и решать возникающие проблемы в ходе реализации проекта.

Для того чтобы спланировать всю работу по реализации проекта, необходимо четко определить список мероприятий и определить сроки исполнения их и самого проекта. Для разработки плана реализации проекта следует воспользоваться такими известными методами, как построение логической и стрелочной диаграмм.

Логическая диаграмма строится по принципам древовидной диаграммы (детализация планируемых мероприятий по уровням) и диаграммы связей (установление связей между уровнями и отдельными мероприятиями).

Построение логической диаграммы состоит из следующих шагов.

^Шаг ¹ Группе необходимо определить список мероприятий по реализации проекта. Для этого следует провести мозговой штурм и ответить на вопросы:

Лучше всего найти ответы на эти вопросы, организовав "мозговой штурм". Формулировки вопросов следует разместить на больших листах бумаги, обсудить их поочередно и зафиксировать все поступающие идеи под соответствующими заголовками.

После того как группа закончила обсуждение всех мероприятий по реализации проекта, необходимо каждую формулировку выдвинутых идей переписать на отдельные (небольшие) листки бумаги.

^Шаг ² Сначала необходимо сгруппировать задания и предложения, разбив их по секторам.

Каждый из этих секторов - основные мероприятия проекта (или ключевые этапы), они составляют основной план. Осуществить это можно при помощи диаграммы сродства (глава 5).

Шаг 3 После этого необходимо определить внутреннюю взаимосвязь и взаимозависимость основных мероприятий проекта. Этот процесс называется определением заданий. Запишите каждое предполагаемое мероприятие на клеящейся отрывной бумаге или на небольшом блокнотном листе, а затем согласуйте со всеми участниками проекта логическую последовательность и связь между заданиями. Чтобы выявить зависимость между заданиями, задавайте вопросы типа:

2. Что должно быть уже сделано до того, как исполнители приступят к следующему
мероприятию?

Распределите все эти записи на большом листе или на плакате в оговоренном порядке, начало проекта — слева, конец — справа. Стрелками покажите связи между мероприятиями. Таким образом, у вас получится логическая диаграмма. Пример такой диаграммы показан на рис. 37.

Далее следует определиться со сроками выполнения всех мероприятий, это легче всего осуществить при помощи построения стрелочной диаграммы.

Стрелочная диаграмма - инструмент, позволяющий спланировать оптимальные сроки выполнения всех необходимых работ для скорейшей и успешной реализации цели.

Стрелочная диаграмма представляет собой диаграмму хода проведения работ, из которой должны быть наглядно видны порядок и сроки проведения различных этапов изо дня в день. Этот инструмент используется для обеспечения уверенности, что планируемое время выполнения всей работы и отдельных этапов по достижению конечных целей является оптимальным. Построение диаграммы состоит из нескольких шагов.

^Шаг ¹ Необходимо определить, сколько времени уйдет на осуществление каждого мероприятия. Для этого сначала нужно определить исполнителей каждого из заданий. Если некоторые задания поручаются сотрудникам, не являющимися участниками группы, то их необходимо пригласить на данное собрание.

Каждому исполнителю следует подготовиться к собранию и определить, сколько времени ему потребуется на осуществление каждого задания. При этом им следует воспользоваться следующими рекомендациями:

1. Необходимо определить, сколько времени уйдет на выполнение задания по проекту, если у исполнителя нет никакой другой работы.

2. Составить список всех других заданий, которые являются частью повседневной работы исполнителя, включая посещение совещаний, затем определить время, затрачиваемое на выполнение каждого задания в списке, и суммировать полученные результаты в часах за неделю.

3. Из всего рабочего времени следует вычесть 20% времени на перерывы, получение инструкций и информации, общение с коллегами, аврал и другие непредвиденные обстоятельства, таким образом, продолжительность эффективной рабочей недели будет составлять не 40 часов, а 32.

4. Вычесть из полученной в пункте 3 суммы времени (продуктивная рабочая неделя) из пункта 2. Получившийся в результате вычитания остаток (если таковой имеется) и является тем производительным временем, которое имеется в вашем распоряжении на работу над проектом.

5. Соотнести свой фактор производительности из пункта 4 с временными рамками проекта, определенными в пункте 1, и получится реальное время, которое необходимо затратить на работу над проектом.

Проблема с определением времени состоит в том, что у исполнителя может не оказаться свободного времени для работы над проектом, т. е. фактор производительности может быть равным нулю. Или при вполне нормальной производительности для руководителя проекта окажутся неприемлемыми сроки, необходимые исполнителю для выполнения работы. Т. к. работа над проектом почти всегда означает «дополнительную нагрузку», перед исполнителем встает проблема - как справиться с работой над проектом и продолжать исправно выполнять свои повседневные обязанности. Для решения этих проблем можно предложить следующее:

• еще раз просмотреть составленный список заданий и время, необходимое на выполнение каждого из них, и если это возможно, постараться сократить время по каким-либо направлениям;

• рассмотреть возможность сократить обычную нагрузку, разделив выполнение части своих заданий с коллегами или младшим персоналом отдела;

• обсудить ситуацию с руководителем и, если возможно, изменить порядок выполнения обычных заданий;

• уменьшить свой вклад в работу над проектом, попросив кого-то еще подключиться к проектной группе.

		Окончание работы 17.11.2002
Полностью подготовить место проведения мероприятия Q
w

ПРОЕКТ: Провендение конферени

ии Предложен: Одобрен:

№

Основной этап: ВСЕ

День час

Исполнитель

Дата:

Код

Описание

Продолжительность проекта в неделях

1| 2 3

7 8

выбор места

уточнение места

проект оформления

1 |

оконч. оформления

печать/распростр.

▲

бронирование

пригласит. письма

инстр. выступающим

^^^^^^ ■ ■

соглас. выступающих

подготовка док-тов

доставка материалов

подготовка места

!_|

оформление выставки

сборка стендов

А _*

подбор материалов

Обратите внимание! Прерывистые линии означают логическую связь между заданиями

Конферениия

Условные обозначения: предполагаемая продолжит. | | решающий момент А заверш. к началу события Millll 1 совещание группы *

Примечание: Продолжительность проекта указана в рабочих днях, с учетом 5-дневной рабочей недели

Дата составления 02.08.2002

Рис. 38. Сводная графическая таблица планирования проекта

Руководителю следует подготовить два больших листа бумаги, на одном из которых разместить список всех мероприятий по реализации проекта в виде таблицы, содержащей графы:

• исполнитель, продолжительность выполнения задания,

На другом - таблицу с указанием номеров мероприятий и столбцами с указанием продолжительности мероприятий по реализации проекта (в часах, днях, неделях, месяцах).

В первой таблице необходимо по расчетам исполнителей заполнить графу «Продолжительность выполнения задания». Затем занести во вторую таблицу в виде стрелки продолжительность выполнения каждого мероприятия по данным таблицы 1. При этом группа должна учесть логические связи между мероприятиями и последовательность выполнения их, чтобы исключить потери времени.

Кто-либо из участников группы сводит полученные данные в одну графическую таблицу более удобного формата (например, А4 или А3), которая используется для контроля работы над проектом. Стрелки, показывающие продолжительность выполнения конкретного задания, в сводной таблице можно заменить прямоугольником, на котором можно отмечать штриховкой ход выполнения заданий. Пример такой таблицы приведен на рис. 38.

После этого каждый исполнитель составляет индивидуальный рабочий план, в котором детализирует свое задание на группу более мелких мероприятий и определяет сроки исполнения каждого из них. Время, требуемое для выполнения того или иного задания, не должно выходить за определенные в проекте временные рамки. Пример такой таблицы приводится на рис. 39.

В таблицу должно быть включено каждое задание с указанием времени, которое необходимо для его осуществления. Затем в столбце, где указано время для каждого мероприятия, следует обозначить период времени, выделенный для него. После этого представить план работы на рассмотрение и подпись руководителю проекта и своему начальнику. Теперь исполнитель готов приступить к работе.

12.3. Начало работ и непосредственное исполнение проекта

Последний шаг в процессе планирования ведет непосредственно к началу проекта. Руководитель проекта должен осуществлять его администрирование и следить за выполнением заданий. Легче всего это сделать, если отвести время специально на то, чтобы проектная группа докладывала о ходе мероприятий. Так гораздо быстрее можно выявить ошибки и вовремя принять меры по их исправлению. Если этого сделать не удается, тогда проекту грозит провал!

Наиболее часто поступают жалобы на то, что никто не уверен, началась ли уже работа над проектом, нет четкости в распределении обязанностей и непонятно, кто чем занимается. Приступая к работе, необходимо в первую очередь убедиться в том, что каждый понимает свою роль и обязанности. Легче всего это сделать, собрав всех участников проекта на общее совещание, на котором объявляется об открытии проекта. Эта формальная встреча группы с высшим руководством или спонсором дает руководителю проекта возможность еще раз объяснить основной план и ответственность каждого. Собрание позволяет людям почувствовать свою причастность к коллективу и понять ответственность за взятые обязательства по выполнению проектного задания. Встреча пройдет еще успешнее, если организовать «шведский стол» и прохладительные напитки.

Осуществление проекта требует от каждого своевременного исполнения взятых на себя обязательств и участия в работе коллектива. Рекомендации участникам реализации проекта:

• регулярно предоставлять отчет руководителю проекта о выполнении своей части работы;

• регулярно в устной форме сообщать руководителю проекта о ходе работы;

• распознавать потенциальные опасности и проблемы, вовремя реагируя на них;

• сообщать своему начальнику и руководителю проекта о возникающих проблемах;

• продолжать регулярные встречи со своим руководителем, чтобы не нарушать баланс между работой над проектом и повседневными обязанностями;

• посещать совещания, организованные руководителем проекта;

• посещать совещания и брифинги членов проектной группы, не опаздывать на них, стараться принимать активное участие в дискуссиях. Отчеты о проделанной работе должны быть точными, краткими и понятными;

• поддерживать других членов проектной группы, если они просят о помощи, не исключено, что вам тоже понадобится их помощь;

• обращать пристальное внимание на качество работы, выполнять ее как можно лучше;

• придерживаться намеченного плана. Если вдруг у вас появляются новые идеи, сообщайте о них руководителю проекта. Он сможет принять компетентное решение, стоит или нет вносить изменения в план;

• если повседневные обязанности изменились вследствие непредвиденных обстоятельств, следует немедленно заявить руководителю проекта о том, что план работы под угрозой срыва. В этом случае можно будет принять соответствующие меры;

• если цели и задачи проекта меняются, необходимо принять эти изменения и активно участвовать в составлении нового плана, даже если это будет означать переделывание или дублирование уже выполненной работы. Следует определить, насколько повлияли внесенные изменения на повседневную и на проектную работу;

• следует регулярно оценивать собственное исполнение заданий — всегда задавайте себе вопрос, как можно улучшить производительность.