Система базы данных

Электронные таблицы могут использоваться как простейшие базы данных.

База данных представляет собой совокупность информации, которая может использоваться в различных целях.

База данных аналогична электронному карточному указателю. Каждая карточка содержит определенную информацию, например, о клиенте - это запись. Единицы содержащейся информации (например, имена, адреса, плата за услуги) называются полями.

Преимущества базы данных над карточным указателем следующие:

· Возможность расширения.

· Количество информации, содержащейся в каждой записи/поле может быть гораздо больше, чем в карточном указателе.

· Расчеты могут выполняться автоматически, например, прибыль на инвестированный капитал.

· Записи могут сортироваться, а те, которые отвечают определенным критериям, могут выбираться автоматически и в любом порядке.

· Могут подготавливаться и распечатываться отчеты, основанные на информации.

Существуют различные способы создания базы данных для осуществления взаимосвязи между данными.

База данных плоского файла представляет собой базу данных, состоящую из единственного файла. Все записи в базе данных такого типа имеют стандартный формат. Данные могут храниться, вызываться, сортироваться и обновляться.

Родственная база данных - это такая база данных, в которой файлы могут быть соединены друг с другом и доступ к данным может быть из любого файла.

Программируемая база данных - это такая база данных, у которой имеется свой собственный язык программирования, позволяющий приспосабливать базу данных для индивидуальных запросов.

Системы базы данных и в будущем будут иметь большие возможности для расширения областей применения компьютеров.

Программное обеспечение, с помощью которого работает база данных, называется системой управления базой данных. Система управления базой данных организует ввод данных в базу данных и дает возможность различным программам использовать базу данных.

База данных - это совокупность информационных файлов или файлов с данными, которая дает возможность доступа к общим данным для большого количества пользователей с различными запросами.

Помимо четкости в исполнении документации, на каждом предприятии осуществляется контроль, который представлен инвентаризацией.

Под инвентаризацией понимают способ выявления (с последующим учетом) хозяйственных средств и их источников, не оформленных текущей документацией, для обеспечения достоверности показателей учета и контроля за сохранностью ценностей.

Главной целью инвентаризации товара является определение его фактического наличия и состояния.

Товарные запасы — это товарно-материальные ценности, которые вносят в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию. При фактической проверке устанавливают наличие товаров. Особое внимание следует уделить тем ценностям, которые поступили во время инвентаризации, и правильности их приемки материально ответственными лицами (в присутствии членов инвентаризационной комиссии, записаны ли они в отдельную опись с пометкой «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации" с указанием даты поступления, поставщика, наименования товара, количества, цены, суммы). Если инвентаризация проводится длительное время, то в исключительных случаях ценности могут отпускаться, но в присутствии комиссии. Их записывают в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». На товарно-материальные ценности, принадлежащие другим предприятиям или находящиеся в пути, составляются отдельные акты, ссылаются на соответствующие оправдательные документы. На пришедшие в негодность товары во время инвентаризации составляют отдельные описи. Тару учитывают по видам, целевому назначению и качеству, списывают в соответствии с действующим порядком.

В состав инвентаризационной комиссии должны входить главный бухгалтер и ответственные лица предприятия. За качество проведенной инвентаризации несет ответственность как руководитель, так и инвентаризационная комиссия. До начала проверки фактического наличия ценностей инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения и другие места хранения товаров, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весоизмерительных приборов, получить последние на момент начала инвентаризации реестры приходных документов или отчетов о движении товаров. Председатель комиссии визирует приходные и расходные документы, прилагаемые к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации» (дата). Для бухгалтерии эти документы являются основанием для определения остатков товаров на начало инвентаризации по данным учета.

Лица, ответственные за сохранность товаров, дают расписку о том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы на товары сданы в бухгалтерию, все товары, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Такие же расписки дают лица, имеющие средства на приобретение или доверенности на получение товара. Наличие товара при инвентаризации определяют подсчетом, взвешиванием, учетом. Массу (объем) товаров, хранящихся навалом можно зафиксировать на основе обмеров, технических расчетов: составляют акты обмеров и расчеты к описям.

Запрещается проводить инвентаризацию комиссией в неполном составе и вносить в опись данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Инвентаризационные описи подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица. Для определения результатов инвентаризации бухгалтерия предприятия составляет сличительные ведомости о ценностях, при инвентаризации которых зафиксированы отклонения от данных учета. В сличительных ведомостях отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач ценностей в этих ведомостях приводят в соответствии с их оценкой в учетных регистрах. Результаты инвентаризации отражают в учете в том месяце, в котором окончена инвентаризация.

При инвентаризации исследуют каждый случай перемещения товарно-материальных ценностей внутри фирмы, что гарантирует эффективность инвентаризации. Проверяют также товары, находящиеся у коммерческих агентов, на выставках, их артикулы. Эту информацию можно получить от материально ответственных лиц. Инвентаризационная комиссия должна знать, какой конкретно товар отправлен на отгрузку и действительно перешел в собственность покупателя. Лишь после этого его исключают из инвентаризационной описи и переносят на счет покупателя в счет продажи. Это имеет важное значение еще и для того, чтобы комиссия могла проследить за тем, чтобы товар, который находился на предприятии и предназначен для переноса на счет покупателя, не был внесен в инвентаризационную опись. Проверка согласованности графиков поступления товаров на оптовые склады и вывоза их на протяжении инвентаризационного периода позволяет выявить сокрытие различных негативных фактов, в частности недостачи.

Важную роль при инвентаризации играет качество проведения инвентаризаций на предприятии. Описи должны быть обоснованными, их показатели верными, содержать количество товаров на складах с обязательным указанием площади, на которой хранятся товары. Результаты проверки председатель регистрирует в рабочей тетради. Все выявленные недостатки фиксируются для сверки с инвентаризационными описями.

Большое значение уделяется системе непрерывной инвентаризации, материалы которой являются важным элементом контроля. Прежде всего, они обеспечивают информацию о количестве товаров на складе, о закупках и продаже товаров.

Эта система инвентаризации позволяет значительно снизить вероятность краж, нерационального и незаконного расходования складских активов.

Товары, закупленные и оплаченные предприятием, которые еще не поступили на его склад, являются собственностью этого предприятия, поэтому должны быть внесены в список закупок. Стоимость этих товаров должна подтверждаться погрузочными документами. Если они находятся в банке, финансировавшем операцию, необходимо получить его подтверждение, что товар является собственностью предприятия.

Превентивным мероприятием против злоупотреблений является соблюдение порядка учета и контроля по выданным доверенностям. Кроме использования доверенностей на получение материальных ценностей, контро­лируют также применение и учет бланков строгой отчетности. Наиболее типичными нарушениями при осуществлении операций с товаром являются следующие:

– неудовлетворительная организация складского хозяйства и хранения товара;

– завышение себестоимости товара;

– нарушение правил приемки грузов, неправильное определение и оформление недостач;

– неполное оприходование поступивших товаров;

– необоснованные претензии к поставщикам;

– нарушение норм естественной убыли:

§ отпуск товаров как неучтенных излишков на сторону;

§ нарушение порядка проведения инвентаризации;

§ недостачи, излишки, присвоение товара;

– ошибки и подделки при кодировании документов;

– неудовлетворительная постановка бухгалтерского учета.

Кроме того, изучая приходные документы, аудитор выясняет соответствие названия груза и транспортной маркировки на них данным, указанным в транспортном документе, подтверждение коммерческим актом случаев повреждения или порчи товарно-материальных ценностей, несоответствие массы груза количеству, соблюдение сроков приемки ценностей и т.п. Если выявлены случаи недостач, к акту приемки прилагают все необходимые документы, которые тщательно изучаются.

Поступления от поставщиков контролируются по выписанным ими приходным документам, соответствующим журналам-ордерам, ведомостям поступления материальных ценностей от поставщиков или на склады предприятия, а также по приходным документам складов и других мест хранения.

В зависимости от полноты охвата проверкой имущества предприятия инвентаризацию различают полную и частичную.

По характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внеплановые.

Дата добавления: 2014-12-07