Регистрация внутренних документов

Порядок обработки и регистрации исходящих и внутренних документов.

Исходящие документы, подготовленные к подписанию, должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы. К ним прикладываются материалы, на основании которых готовился документ.

Регистрация исходящих документов осуществляется после их подписания.

. Исходящий документ регистрируется в соответствии с установленным в учреждении порядком в службе ДОУ или в структурном подразделении, его подготовившем.

В службе ДОУ учреждения регистрируются:

- приказы по основной деятельности, распоряжения;

- документы, подписанные руководством учреждения и адресованные руководству Центрального банка Российской Федерации.

В соответствии с установленным в учреждении порядком в службе ДОУ могут также регистрироваться другие документы исходящей переписки, приказы по личному составу, внутренние документы и др.

Протоколы заседаний коллегиальных органов главных управлений (национальных банков) Банка России регистрируются в соответствии с положениями о коллегиальных органах.

Копии исходящих документов с визами остаются для хранения в соответствии с номенклатурой дел в структурном подразделении, в котором они были зарегистрированы.

Регистрационный номер исходящего документа может иметь следующие варианты структуры:

- индекс дела по номенклатуре дел соответствующего структурного подразделения - порядковый номер документа;

- индекс лица, подписавшего документ - индекс дела по номенклатуре дел порядковый номер документа;

- индекс лица, подписавшего документ - индекс подразделения-исполнителя -индекс дела по номенклатуре дел - порядковый номер документа.

Последний вариант структуры регистрационного номера может быть использован для регистрации документов, учитываемых и формируемых в дела в службе ДОУ.

Например, регистрационный номер документа:

13-1-20/177, где

индекс дела - 13-1-20 (индекс подразделения - 13-1), порядковый номер документа- 177, разделители — «-» и «/»;

или

03-13-1-20/177, где

индекс лица, подписавшего документ - 03, индекс дела - 13-1-20 (индекс подразделения - 13-1). порядковый номер документа- 177, разделители - «-» и «/»;

или

03-13/10-5/177, где

индекс лица, подписавшего документ - 03,

индекс подразделения, подготовившего документ - 13,

индекс дела по номенклатуре дел подразделения,

зарегистрировавшего документ и оформившего его

в дело (номенклатура дел службы ДОУ)- 10-5,

порядковый номер документа- 177, разделители - «-» и «/».

Необходимость регистрации внутренних документов, направляемых от одного структурного подразделения учреждения другому, определяет руководитель структурного подразделения, подписавшего документ.

В случае, когда регистрация документов, направляемых от одного структурного подразделения другому, не производится, их передача может осуществляться под расписку на втором экземпляре документа.

Регистрируемым внутренним документам присваивается специальный (дополнительный) индекс, например, «ВЫ».

Например;

ВН- 13-1/17, где

буквенный индекс группы документов - ВН,

индекс подразделения, подготовившего

и зарегистрировавшего документ - 13-1,

порядковый номер - 17;

или

ВН- 11-1-5/19, где

буквенный индекс группы документов - ВН,

индекс дела- 11-1-5 (индекс подразделения,

подготовившего и зарегистрировавшего

документ - 11-1),

порядковый номер - 19.

Дата добавления: 2014-12-29