Организация работы с письмами граждан

Ответственность за правильную организацию работы с письмами граждан в учреждении несет его руководитель.

Все поступающие в учреждение письма граждан регистрируются службой ДОУ.

Письменные обращения частных лиц, оформленные не на бланках учреждений или организаций, рассматриваются как письма граждан. Письменные обращения работников индивидуально-частных предприятий, оформленные без бланка, но подписанные с указанием должности или удостоверенные печатью, не могут рассматриваться как письма граждан.

Коллективными считаются обращения граждан, подписанные двумя и более лицами. При регистрации таких писем в графе «Корреспондент» указывается фамилия первого заявителя, подписавшего письмо.

. Не подлежат регистрации письма граждан без указания фамилии заявителя, данных о его месте жительства или работы (учебы). Указанные письма передаются в службу ДОУ для оформления их в дело.

Не подлежат рассмотрению письма граждан, не содержащие предложения, заявления или жалобы. Указанные письма также передаются в службу ДОУ для оформления их в дело.

. Письма граждан, в которых содержатся вопросы, относящиеся к ведению других организаций, направляются по принадлежности с обязательным информированием об этом заявителя.

Зарегистрированные письма граждан передаются на рассмотрение руководству учреждения или его структурного подразделения.

Если в процессе работы с письмом исполнитель выясняет, что вопрос не входит в компетенцию данного подразделения, то он не позднее, чем в 2-дневный срок, должен возвратить данное письмо в службу ДОУ для передачи в другое подразделение, при этом передача предварительно согласовывается исполнителем с руководителями соответствующих подразделений. Передача документа отмечается в САДД и др. формах.

Запрещается направлять жалобы граждан для решения поставленных вопросов тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

Письма граждан исполняются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие дополнительной проверки и изучения - не более 15 дней.

Письма военнослужащих и членов их семей исполняются в срок до 15 дней со дня регистрации.

Текст ответа должен давать исчерпывающую информацию на все поставленные в письме вопросы и содержать сведения о результатах его рассмотрения. При подтверждении сведений, изложенных в жалобах, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам. Ответы на коллективные обращения направляются одному из авторов, указавшему конкретный почтовый адрес.

В исключительных случаях ответ заявителю может быть дан в устной форме, о чем исполнителем на письме делается запись о фактическом исполнении, которая подписывается руководителем структурного подразделения.

. Если письмо не требует ответа, то отметка «В дело» должна проставляться непосредственно на письме с указанием даты и подписи руководителя структурного подразделения, рассмотревшего письмо.

Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Документы, приложенные к письму гражданина, остаются в деле или возвращаются автору письма, о чем обязательно указывается в ответе-справке.

Информация о поступлении и результатах исполнения писем граждан периодически обобщается службой ДОУ и докладываются руководству.

Дата добавления: 2014-12-29