Общие положения. Тема 6. Систематизация и хранение документов

Тема 6. Систематизация и хранение документов.

Функции и полномочия сотрудников, осуществляющих контроль.

Сотрудники службы ДОУ. ответственные за контроль, осуществляют следующие операции:

получение, анализ и обобщение информации об исполнении документов;

информирование руководства учреждения Банка России о состоянии исполнительской дисциплины в учреждении;

информирование, при необходимости, сотрудников центрального аппарата Банка России, органов власти субъектов Российской Федерации, а также представителей учреждений и организаций об исполнении контролируемых документов;

снятие документов с контроля после исполнения.

Сотрудники структурных подразделений, осуществляющие контроль за исполнением документов, обязаны регулярно информировать руководителя о состоянии и результатах исполнения.

Сотрудники структурных подразделений, осуществляющие контроль исполнения, обязаны ежедневно просматривать информационную базу САДД ТУ или другие учетные формы, если учреждение не располагает САДД ТУ, рассылать «напоминания» в установленной форме ответственным исполнителям и информировать руководство подразделения о ходе исполнения документов.

Секретарь (сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства) обязан за 2 дня до наступления срока исполнения документа напоминать руководителю структурного подразделения и исполнителю о наступлении срока. При выявлении неисполненного в установленные сроки документа секретарь обязан незамедлительно доложить руководителю подразделения о факте нарушения исполнительской дисциплины и проинформировать службу ДОУ о мерах, принимаемых для исполнения документа

Вопрос: Номенклатуры дел и их значение. Виды номенклатур дел: индивидуальные, типовые, примерные. Требования к номенклатуре дел. Формирование дел. Подготовка дел к передаче в архив организации.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, подлежащих передаче в архив.

Дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Ответственность за составление номенклатуры дел учреждения возлагается на службу ДОУ.

Номенклатура дел учреждения составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатуры дел подведомственных главному управлению (национальному банку) расчетно-кассовых центров (отделений) согласовываются со службой ДОУ и включаются в сводную номенклатуру в качестве дополнения.

Номенклатура дел разрабатывается на основе анализа состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности учреждения. При разработке номенклатуры дел используются положение об учреждении, положения о его структурных подразделениях, организационная структура и штатное расписание, другие нормативные и распорядительные документы, характеризующие задачи и функции учреждения, планы и отчеты учреждения по основным и вспомогательным видам деятельности.

В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности учреждения (в том числе документов коллегиальных органов, комиссий, комитетов и т.д.), определенные положениями, приказами и другими документами. Юридические дела кредитных организаций, формирующиеся в подразделении, отвечающем за лицензирование, а затем передающиеся на хранение в подразделение безопасности и защиты информации, включаются в номенклатуру дел подразделения, отвечающего за лицензирование.

В номенклатуру дел включаются все документы на бумажных носителях, сформированные в дела, а также документы на других (технических) носителях информации (электронных, магнитных и т.п.).

Документы на технических носителях и их комплексы не подлежат формированию в дела, но включаются в номенклатуру дел в целях учета.

. Сроки хранения включенных в номенклатуру дел (документов на технических носителях) определяются на основе действующего Перечня документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков, а также на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Типовой перечень), решений ЦЭПК при Росархиве и ЦЭК Банка России о сроках хранения отдельных категорий документов.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в номенклатуру дел учреждения без изменений.

Номенклатуры дел учреждений и их структурных подразделений на новый календарный год разрабатываются в IV квартале текущего года и вводятся в действие с 1 января следующего года.

Утвержденная номенклатура дел учреждения тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ. второй - используется в качестве рабочего экземпляра, третий - находится на хранении в архиве учреждения системы Банка России, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данное учреждение.

Дата добавления: 2014-12-29