Оформление дел

Общие требования к оформлению дел.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Оформлению по завершении календарного года, в котором они были заведены, подлежат законченные делопроизводством дела.

Цель оформления дела - подготовка его к архивному хранению в соответствии с установленными правилами.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений учреждения при методической помощи архива. При формировании дела в текущем делопроизводстве на лицевой стороне обложки дела (на папке типа «корона» разрешается использовать торцевую сторону) обозначаются: индекс дела, год. полный заголовок дела, год заведения дела, срок хранения и номер статьи по Перечню учреждения.

Полностью оформляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, подлежащие передаче в архив учреждения. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- оформление реквизитов обложки дела: уточнение названия организации и структурного подразделения (на конец календарного года), индекса и заголовка дела, крайних дат документов в деле, количества листов; заполнение листа-заверителя дела.

Документы в деле подлежат перегруппировке (пересистематизации) в хронологическом порядке: документы раннего периода - в начале дела, позднего - в конце (с января по декабрь).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, не передающиеся в архив учреждения, подлежат частичному оформлению, допускается хранение дел в скоросшивателях (в том числе типа «корона»), при этом пересистематизация документов не проводится, листы не нумеруются.

Регистрационные дела кредитных организаций в подразделении лицензирования банковской деятельности оформляются частично: на обложке указываются название учреждения, название структурного подразделения, осуществляющего функции лицензирования банковской деятельности, делопроизводственный индекс, полный заголовок дела («Регистрационные документы /название кредитной организации» и ее регистрационный номер), начальная дата документов в деле, срок его хранения и номер статьи по перечню.

Полностью обложка регистрационного дела кредитной организации оформляется перед передачей дела в архив: к ранее проставленным реквизитам добавляются конечная дата документов и общее количество листов в деле,

. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, темными светостойкими чернилами или шариковой ручкой с черной или синей пастой.

При подготовке дел к передаче в архив учреждения в реквизиты, указанные на обложке, могут вноситься изменения и уточнения. Например, при изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дописывается новое наименование этого структурного подразделения (или преемника), прежнее наименование заключается в скобки. В личных делах при смене фамилии лицом, на которое заведено дело, на обложке дела зачеркивается старая фамилия и указывается новая (допускается написание в скобках прежней фамилии).

Могут уточняться также заголовки, сроки хранения дел в соответствии с изменениями в перечнях, данные о количестве листов в деле.

Дата добавления: 2014-12-29