Система коллежского делопроизводства

В 1717–1720 гг. Петром I были проведены административные реформы, в результате чего была существенно изменена система государственных органов управления. Сложилась новая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии (в центре), губернатор, воевода, комиссары и другие органы на местах.

Роль центрального административного исполнительного органа власти, формирующего государственные документы стали играть коллегии. Вместо 50–ти упраздненных приказов были созданы 12 коллегий. Соответственно, этот исторический период развития делопроизводства в России называют «коллежским». Каждая из коллегий в системе государственного делопроизводства имела свою функцию (Адмиралтейская, Военная, Судейская, Иностранных дел, Юстиц-коллегия, Вотчинная, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Мануфактур-коллегия и др.). Коллегию возглавлял президент. В состав коллегии входили: вице-президент, советники, асессоры, служители канцелярий.

В 1699 г. Петром I была введена в государственное обращение гербовая бумага. В 1700 г. была официально отменена «столбцовая» форма документа, что ускорило всеобщий переход к тетрадной форме (листовой и книжной).

Первоначально каждая из коллегий руководствовалась собственным регламентом. 28 февраля 1720 г. Петр I утвердил «Генеральный Регламент», который стал основным законодательным актом, регламентирующим работу с документами. В этом нормативном документе была впервые определена структура коллегий, их штатный и численный состав, должностные обязанности чиновников, пределы их компетенции, а также порядок организации работы с документами. Данным законодательным актом был узаконен коллегиальный принцип принятия решений. В состав коллегий стали входить канцелярии, в обязанности которых входила работа с государственными документами.

«Генеральный Регламент» узаконил необходимость регистрации документов, определил технологию ее ведения. Основной целью регистрации являлось обеспечение сохранности документов. При регистрации заводили четыре типа документов: А, В, C. D.

Структура органов государственной власти и управления в период коллежского делопроизводства показана на рисунке 2.

ИМПЕРАТОР

ГЕНЕРАЛ-ПРОКУРОР

СЕНАТ

Коллегии-12

Губернатор

Губернская канцелярия

ПРОВИНЦИАЛЬНЫЙ ВОЕВОДА

Провинциальная канцелярия

Рисунок 2 – Система органов власти и управления

Российской империи

Регистрация велась в специальных журналах, причем документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале. В отдельном журнале регистрировали и исходящие документы. При передаче документов от стола к столу составляли регистры, в которых подробно записывали операцию по регистрации. Всего в коллегии вели четыре журнала регистрации: A и B – для регистрации документов вышестоящих органов, журналы C и D – для всех остальных документов. Данная форма регистрации документов (журнальная) в некоторых учреждениях применяется до сих пор.

Генеральный Регламент ввел понятие «архив». Законченные дела в течение трех лет находились в канцелярии, а затем под расписку передавались в архив коллегии. Предписано было иметь два архива — общий для всех коллегий в специальном ведении иностранных дел и финансовый. Также Генеральным Регламентом были установлены сроки исполнения документов, нарушение которых каралось «наказанием смертным», «ссылкой на галеры», «лишением всего имения» в зависимости от силы дела или вины. Указы должны были исполняться в течение 1 недели, при необходимости уточнения их информации срок увеличивали.

В период коллежского делопроизводства был изменен состав видов документов, которые определялись их соподчиненностью. В оформлении документов стали выделять отдельные реквизиты, обязательным стало проставление даты и наименования вида документа. Были введены такие обязательные реквизиты документа, как: отметка о согласовании, отметка о контроле, отметка о направлении документа в дело.

Основные виды документов, издаваемые в период коллежского делопроизводства:

1. Указы – направляли от вышестоящих органов подчиненным.

2. Рапорты и положения (составляли подчиненные и направляли вышестоящему начальству).

3. Предложения, представления и сообщения – направляли по горизонтали (из коллегии в коллегию).

4. Челобитные (позже прошения)– отправляли частные лица.

5. Протокол — новый вид документа, появившийся в ХVIII веке.

Система коллежского делопроизводства характеризовалась: усилением законодательной регламентации всего государственного делопроизводства, формированием и закреплением единых общих административных начал работы государственных органов, значительным увеличением объемов письменных работ. Вместе с тем, государственная система делопроизводства в России в этот период оставила без изменений его бюрократическую сущность.

Дата добавления: 2014-12-23