Министерское (исполнительное) делопроизводство

В результате административных реформ, проведенных Александром Первым (на рубеже ХVIII–ХIХ вв.), была существенно изменена структура государственной власти. В состав высших государственных органов управления наряду с Правительствующим Сенатом были дополнительно включены вновь созданные Комитет Министров и Государственный Совет.

Вместо двенадцати коллегий были созданы восемь министерств (1802 г.) Местные органы управления не изменились. Высшие государственные учреждения того времени (Правительствующий Сенат, Государственный Сенат и Комитет министров) сохранили принцип коллегиальности в организации работы с документами. Делопроизводство в них велось на основании законов, называемых «учреждениями». В этот период издавались:

– учреждения Правительствующего Сената;

– учреждения Государственного Совета;

– учреждения Комитета Министров.

В связи с созданием министерств, как центрального административного (исполнительного) звена системы государственного делопроизводственного аппарата, этот период принято называть министерским. Основой работы министерств был принцип единоначалия, т.е. министр исполнял волю царя. Отношение к министру как к единоличному исполнителю воли царя определило делопроизводство министерств как исполнительное.

В этот период не исключался и коллегиальный принцип принятия решений. Коллегии были введены в состав министерств, а позже при министрах были созданы советы, которые имели статус коллегиального совещательного органа. В министерствах строго соблюдался принцип служебной иерархии, в соответствии с которым осуществлялось строгое распределение функций между чиновниками.

Основной нормативный акт, регламентирующий ведение делопроизводства в государственных учреждениях этого периода — «Общее Губернское Учреждение» (1775 г). Данным документом предусматривалось единообразие изложения по приведенным образцам.

Документы сложного содержания состояли из трех частей: введения с изложением дела, обоснования со ссылками на законодательство, «соображения и заключения» с выводами (распоряжениями) и предложениями, ходатайствами или просьбами.

Основные виды документов министерского (исполнительного) делопроизводства:

1. Манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления – исходили от царя.

2. Указы и предписания – получали от Правительствующего Сената.

3. Предложения, циркуляры, запросы – направляли министры и руководящие чины министерств нижестоящим органам власти.

4. Доклады, прошения, жалобы – направляли вышестоящей власти.

28 января 1811 г. был принят указ «Общее учреждение министерств». Министрам стали подчиняться директоры департаментов. Директорам департаментов – начальники отделений, начальникам отделений – столоначальники. Канцелярии действовали на правах департаментов. Указом об учреждении министерств были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов. Порядок прохождения документов по инстанциям был строго регламентирован законом, который требовал, «чтобы бумаги сколь можно менее уклонялись от установленного им пути в департаментах». В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах: общих – в канцелярии и частных – в отделениях канцелярии и департаментов. И общие, и частные журналы регистрации документов состояли из трех частей: для регистрации документов верховной власти, для «обыкновенных бумаг» и для секретных документов.

Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, сменило коллегиальность на единоначалие. Это привело к дальнейшей централизации государственного аппарата, к быстрому росту прослойки бюрократов-чиновников, всецело зависящих от милости царя.

В конце ХIХ в. появились пишущие машинки, значительно ускорившие ведение письменных работ, позволившие, одновременно с подлинником, создавать несколько копий документов. В этот период изобрели телеграф и телефон, благодаря которым появились новые виды документов — телеграммы, телефонограммы, значительно ускорившие процесс принятия управленческих решений.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период, она не была столь гибкой, как требовалось в конце ХIХ в. В условиях быстро меняющихся общественных и политических отношений система государственного делопроизводства продолжала оставаться бюрократической, громоздкой и «неповоротливой».

Происшедший в 1917 г. социально-политический переворот (Февральская буржуазно-демократическая, а затем Октябрьская социалистическая революция), привели к полному разрушению государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил старые традиции, но создавался на принципиально новых началах.

1.4 История «советского» делопроизводства

В результате Октябрьского переворота в 1917 г. структура государственного аппарата управления была существенно изменена. Высшим законодательным органом раннего советского периода являлся Всероссийский съезд Советов. В период между его съездами собирался ВЦИК (Всесоюзный центральный избирательный комитет), который являлся органом исполнительной власти. Непосредственное управление страной осуществлялось Советом Народных Комиссаров (Совнарком). Руководство отдельными отраслями государственного управления осуществлялось тринадцатью наркоматами (народными комиссариатами). Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты, выходцы из крестьян, не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления, несомненно, снизился.

В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так, 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

Организационно-научная деятельность в сфере управления в 20-е гг. двадцатого столетия была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами научной организации труда (НОТ) и делопроизводства. Особое внимание в этот период было уделено документированию функций планирования, учета и контроля. В феврале 1921 г. была образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), в функции которой входила разработка отраслей и отдельных предприятий. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.

Система органов по рационализации управления и делопроизводства в «ранний советский период» была ликвидирована, что привело к значительному сокращению исследований в этих областях. Основную работу вели крупные ведомства, издававшие нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т.п. Отсутствие единого методического центра, координирующего работу учреждений в области управления и делопроизводства, несогласование в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования актуализировали проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил, организационного оформления этого процесса.

Великая отечественная война (1941–1945 гг.) отодвинула на дальний план вопросы документационного обеспечения управления. Интерес к государственному решению вопросов по проблемам рационализации делопроизводства возник лишь в начале 60–х гг.

В 1958 г. постановлением Совета Министров РСФСР была утверждена «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций в РСФСР». В этот период усиливается влияние ГАУ (Главное архивное управление), которое осуществляло свою деятельность при Совете Министров СССР и с 1958 г. стало правомочно контролировать организацию делопроизводства и работы архивов, учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ издал «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были основным руководящим документом и способствовали упорядочению их деятельности.

В 1966 г. в системе ГАУ был утвержден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому было поручено завершить разработку ЕГСД (Единой государственной системы документоведения). В сентябре 1973 г. Госкомитетом Совета Министров СССР по науке и технике были одобрены «Основные положения ЕГСД» и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для применения. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по НОТ служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация её положений повысила общую культуру управления, содействовала улучшению качества принимаемых решений, оптимизации структуры, штатной численности управленческого аппарата. Но новые информационные технологии работы с документами с применением вычислительной техники в ЕГСД представлены не были. Этот пробел отчасти был восполнен позже – при переработке ЕГСД и издания ее новой редакции — Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной коллегией ГАУ в 1988 г. Заметным явлением в истории делопроизводства 70–80 гг. было издание государственных стандартов (ГОСТ) на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72, ГОСТ 6.39-72 и др.), разработка общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОК ТЭИ) – ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др., унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на унифицированные системы. Внедрение данных документов в практику управления значительно улучшило организацию работы с документами.

Дата добавления: 2014-12-23