Попередження

ЛЕКЦІЯ

Державна служба України з надзвичайних ситуацій

Черкаський інститут пожежної безпеки ім. Героїв Чорнобиля

Факультет пожежної безпеки

Кафедра вищої математики та інформаційних технологій

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник кафедри

ВМ та ІТ

к.ф-м.н., доц.,

полковник с.ц.з.

_______ І.П. Частоколенко

“___”______2014р.

Навчальна дисципліна: Основи інформатики та обчислювальної техніки

1-й курс (стаціонар).

Тема № 1.2. Створення розрахункових таблиць та табличних документів.

Час: 74, з них 18 годин лекцій, 18 годин практичних занять, 38 годин самостійної роботи

Тема лекції №8: Створення розрахункових таблиць та табличних документів.

Навчальна мета: Розглянути теоретичний матеріал у відповідності з темою лекції.

Виховна мета: Переконання в необхідності вивчення матеріалу лекції для майбутньої професійної діяльності, формування матеріалістичного світогляду, виховання культури та дисципліни мислення.

Матеріально-методичне забезпечення: Дошка, крейда.

Розробив:

викладач

кафедри ВМ та ІТ А.П. Марченко

Лекція обговорена та схвалена на засіданні кафедри

Протокол №1 від “26” серпня 2014р.
Лекція 8. Створення та робота з табличною базою даних.

1. Загальні положення

Табличний процесор Excel забезпечує, поряд із власне обробленням електронних таблиць-аркушів, формування ділової графіки, створення, оброблення і підтримку несклад­них, але великих баз табличних даних.

База даних — певний набір даних, призначений для зберігання ін­формації з якоїсь предметної сфери.

У цьому плані Excel можна розглядати як нескладну СУБД реляційного типу. Реляційні бази даних подають­ся у формі звичайних двовимірних електронних таблиць-відношень (relation); в останніх версіях Excel їх назива­ють просто списками. База даних (список) в Excel — той самий робочий аркуш із його стовпцями і рядками, текс­том, числами й іншими елементами, але сформований за певними правилами.

Структурними компонентами будь-якої бази даних є записи, поля і заголовний рядок.

Запис — вичерпний опис конкретного об'єкта, що міс­тить низку різнотипних, логічно пов'язаних між собою по­лів, наприклад:

10 АлмазовО. М. 1968 Інженер Харків 86

Кожний запис — це рядок бази даних. Усі записи ма­ють однакову фіксовану довжину, їх кількість, у принципі, не обмежена.

Поле — певна характеристика об'єкта або окремий еле­мент даних у запису. Кожне поле має унікальне ім'я, йому відповідають дані одного стовпця. Для ефективного пошу­ку, селекції та сортування даних бази доцільно записи по­діляти по полях, що містять найдрібніші елементи даних. Так, замість одного поля «Прізвище, ім'я, по батькові» кра­ще задати три: «Прізвище», «Ім'я» і «По батькові». Єдину адресу клієнта можна розділити на поля «Поштовий ін­декс», «Місто», «Вулиця», «Номер будинку» і т. п.

Заголовний рядок розташовується на самому початку бази-списку і має імена полів, тобто заголовки стовпців робочої книги. Іменамають бути інформативними, лако­нічними та розміщуватися в одному рядку.

2. Загальні правила формування бази даних:

§ у базі даних, як правило, розміщуються тільки поля початкових даних. Поля, що обчислюються, шапку документа і підсумкові рядки до бази не включають, їх формують на етапі створення документа-звіту;

§ заголовний рядок має відрізнятися від рядків-записів кольором, шрифтом або обрамленням. У разі моно­хромного друку його краще взяти в рамку;

§ після заголовного рядка мають іти рядки записів; розділяти їх навіть порожніми рядками не рекомен­дується;

§ в однойменних полях записів розміщують дані тіль­ки одного типу: числа, тексти або дати. Не треба розпочинати поля з пропусків;

§ текстові дані краще розпочинати з великих літер, розширюючи таким чином можливості пошуку та сортування даних;

§ фон сусідніх записів доцільно чергувати: при цьому поліпшується сприйняття даних користувачем;

§ на одному аркуші бажано розміщувати тільки од­ну базу даних. Інші дані краще розташувати на ін­ших аркушах. Поєднання різнорідних баз даних можливе, якщо відокремити їх порожніми рядками і стовпцями.

3. Формати файлів баз даних

Базу даних, створену засобами Excel, можна зберегти не тільки у стандартному форматі книги (.xls), а й у звичному для баз даних форматі, наприклад, dbf-файлі. У цьому випадку програма коректно визначає типи полів (текст, числове, дата) та їхні довжини (для тексту) на підставі на­явних даних. Для створення dbf-файлу достатньо вибрати значення DBF 4 (dBASE IV) (*.dbf) у полі Тип файлу діалогового вікна Збереження документа, яке викликається командою Файл – Сохранить как...

Excel дає змогу також працювати з dbf-файлами та файлами баз да­них системи керування базами даних (СКБД) Microsoft Office Access. Для відкриття таких файлів у полі Тип файлу діалогового вікна Відкрит­тя документа треба, відповідно, вибрати значення Файли dBase (*.dbf) або Бази даних Access (*.mdb; *.mdb). Іншим способом відкриття таких файлів є використання команди Получение внешних данных з вкладки Даные.

4. Створення бази даних.

Базу даних, як і будь-яку книгу Excel, створюють коман­дою Файл—Создать. Спочатку можна ввести назву таблиці, наприклад «Відомості про замовлення товарної продукції», потім — її заголовний рядок із однорядковими та коротки­ми іменами полів: «Замовник», «Шифр товару» і т. ін.. Далі потрібно замінити системне ім'я бази «Книга1» на призначене для користувача, наприклад на «Замов­лення», клацнувши мишею на кнопці Сохранить.

Після натиснення мишею на будь-якій із комірок таб­лиці командою Форма на екран викликається діалогове вікно, де відображається список уведених даних.

Рисунок 16.1 – Перегляд вмісту БД по одному запису

Для того, щоб відкрити діалогове вікно Форма, необхідно спочатку додати кнопку виклику вікна на панель швидкого доступу. Для цього натисніть на іконку налаштування панелі швидкого доступу та оберіть пункт Другие команды…

Рисунок 16.2 – Перегляд вмісту БД по одному запису

У вікні оберіть в полі Выбрать команды из пункт Команды не на ленте. Після чого, знайдіть в списку команд «Форма…» виділіть її, та натисніть на кнопку «Добавить >>» та натисніть ОК, після чого вона з’явиться на панелі швидкого доступу.

Значення полів запису вводять до відповідних комі­рок діалогового вікна у тій послідовності, в якій вони сфор­мовані в таблиці. Перехід між комірками виконується за допомогою клавіші Tab або клавіш керування курсо­ром. Усі комірки вікна мають таку ж ширину, як і найширше поле (стовпець) бази. При потребі її можна збіль­шити (зменшити) «буксируванням» правої межі стовпця таблиці. Запис передають у кінець бази даних командою Добавить. Після цього вводять наступний запис і т. п. до кінця бази.

Неприпустимо вводити до комірок які-небудь формули або функції. Якщо користувач бажає включити до складу бази поле, що обчислюється, наприклад «Вартість замовлення, грн.», то його потрібно заповнювати не формулами, а відповідними значеннями.

Для вставлення пропущеного запису необхідно виді­лити рядок, перед яким буде вставлятися запис, і активі­зувати команду Вставить – Строки на лист з вкладки Главная. Після заповнення встав­леного таким чином порожнього рядка потрібно знову активізувати команду Добавить. Переглядають усі запи­си бази даних за допомогою вертикальної смуги прокру­чування, причому натиснення на ній дає перехід на 10 за­писів уперед або назад.

Командні кнопки вікна дають змогу ви­лучити поточний запис, скасувати в ньому будь-яку зміну, повернутися до попереднього запису і перейти до наступ­ного, виконати пошук записів за кількома критеріями, а також відредагувати їх. Створення бази даних завершу­ється командою Закрыть.

Базу даних можна створити також, безпосередньо вво­дячи імена і значення полів записів у комірки робочого аркуша. Цей варіант буде кращим, коли в базі міститься багато текстів, що повторюються, введення яких істотно спрощується за програмою Автоввод.

Базу даних можна сформувати і на основі наявного документа-таблиці. Для цього досить після шапки табли­ці вставити порожній рядок і заповнити його короткими іменами полів початкових даних, тобто ввести заголовний рядок, а потім вилучити підсумкові рядки, шапку та всі поля, що обчислюються. У невеликих базах останні мож­на зберегти.

5. Використання фільтра та сортування даних

Потрібну інформацію в ба­зі зручно шукати за допомогою фільтрів. Виконання команди Фильтр з вкладки Данные пере­творює рядок назв полів у набір списків, що містять усі наявні зна­чення кожного з полів бази даних.

Відкриваючи ці списки і відмічаючи потрібні значення, легко вибрати, наприклад, серед усіх працівників підприємства перелік співробітників певного відділу, з конкретним окладом, посадою тощо.

Для повернення у режим звичайного відображення таблиці треба ви­конати ту саму команду, якою був увімкнений режим автофільтра.

Складніші критерії фільтрування та пошук інформації в базі чи її час­тині реалізує команда з вкладки Даные, розділ Фильтр кнопка Дополнительно.

6. Автоматичне введення та вибір зі списку. Контроль введення даних.

Засобами ЕТ можливо реалізувати списки значень, які має містити запис (або комірка) а також реалізувати перевірку введених даних. Виконання цих операцій доступне через команди, розміщені на вкладці Данные.

Для перевірки введення даних використовується функція Проверка вводимых значений, що викликається з панелі Данные кнопкою Проверка данных. Ця функція дозволяє контролювати введення даних, шляхом валідації згідно з вказаними параметрами, серед яких можна вказати як тип даних, так і діапазон, а також списки підстановки значень. Для комірок, що потребують контролю введення даних, можливо також ввести підказку та своє повідомлення про помилку та дію, якщо значення не входить до сказаного діапазону, це можна налаштувати на вкладках Сообещение для ввода та Сообщение об ошибке. Серед умов перевірки може бути також вказана формула, яка має повертати значення ИСТИНА або ЛОЖЬ.

Рисунок 16.3 – Контроль введення даних

За допомогою функції Проверка вводимых значений також можливо реалізувати списки підстановки. Таким чином комірка, в якій буде встановлене таке правило, матиме випадаючий список значень, що встановлюється полем Источник при обраному типу данних Список. Цей список не що інше як будь який стовпчик з робочої книги, що може міститись як на поточному, так і на будь-якому іншому листі робочої книги.

Наприклад при вказаному переліку місяців, що містяться в комірках з О10 по О21, вказавши їх у якості джерела для списку, комірка матиме наступний вигляд:

Рисунок 16.4 – Списки підстановки

7. Сортування даних

Excel також дає змогу швидко сортувати записи бази даних, викорис­товуючи не більше трьох критеріїв одночасно. Командою меню Сортировка з вкладки Данные викликають відповідне діалогове вікно, де зазна­чають поля бази даних, за якими послідовно (від верхнього до нижньо­го) виконуватиметься сортування за зростанням чи спаданням. Значення опцій даних визначають спосіб задавання полів: за їхніми на­звами (з рядком заголовка) чи за ідентифікаторами стовпців (без рядка заголовка). Кнопку Параметри використовують для задання додаткових параметрів сортування.

Також можна використовувати команди швидкого сортування, що також доступні на вкладці Даные, кнопками Сортировка от А до Я (кнопка ) та Сортировка от Я до А (кнопка ), які сортуватимуть виділений діапазон за зростанням або за зменшенням відповідно.

Рисунок 16.5 – Вікно сортування

8. Пошук записів бази даних

В Excel процедура пошуку і селекції даних організо­вується за принципом збігу або селективним способом.

Принцип збігу передбачає повну ідентичність крите­рію значенню поля, що аналізується під час пошуку, аж до розмірів літер і кількості пропусків. Критерії при цьому подаються у вигляді текстової константи, дати або чисел, наприклад:

ПП «Маяк»; ТШ-45; 27.10.02; 22,95

Селективний спосіб пошуку реалізується за допомо­гою таких критеріїв, як відношення, логічні функції та шаблони, наприклад:

ПП*;ШТ-4?;ТШ*;ЗАТ*;

И (Ціна, грн. >=20; Ціна, грн. <=60);

ИЛИ (Дата замовлення<=20.10.02; Дата замовлення >=28.10.02),

де * — ознака будь-якої групи символів;? — ознака того, що в цій позиції може міститися будь-який символ. Кри­терій ПП* ідентифікує всі записи бази «Замовлення» (рис. 2.104), що стосуються приватних підприємств; кри­терій ПІТ-4? — всі записи з шифрами товарів від ПІТ-40 до ІПТ-49; а критерій И (Ціна, грн. >=20; Ціна, грн. <=60) — всі записи з цінами товарів від 20 до 60 грн. Аналогічні функції виконують інші критерії.

На етапі створення бази даних, щоб розпочати ручне введення критеріїв, пошук записів, їх послідовній перегляд і редагування, слід активізувати команду Критерии, яка трохи видозмінює початкове вікно Форма й очищає всі його поля.

Як критерії пошуку використовують значення полів по­чаткової бази, що вводять до відповідних комірок нового вікна командою Добавить. Загалом керують критеріями так само, як і записами. Шукати дані можна за одним або кількома критеріями одночасно.

Рисунок 16.6 – Пошук за критеріями

Переходять до режиму пошуку клацанням мишею на кнопці Далее. Як результат, у початковому вікні (рис. 2.105) з'являється перший із записів бази даних, що задовольняє задані критерії. Запис переглядають і в разі потреби корегують. Після клацання мишею на кнопці Закрыть Excel записує відновлений запис у базу да­них. Усі подальші записи переглядають у вікні за допо­могою кнопок Назад і Далее.

Дата добавления: 2014-12-25