Вопрос 5. Редактирование текста официального документа

Прежде чем послать документ деловому партнеру, коллеге или клиенту, нужно внимательно проверить текст и, если необходимо, отредактировать.

К основным аспектам, на которые стоит обратить внимание, относятся:

· грамматические ошибки;

· структура документа;

· стилистическое соответствие текста его целям и задачам;

· длина текста (насколько она оптимальна);

· ясность смысла.

Структура документа характеризует логику изложения, а также степень компетентности автора в обсуждаемом вопросе. Принципы построения текста мы изучали на предыдущем занятии. Остановимся подробнее еще на некоторых распространенных трудностях.

Довольно часто в деловых текстах возникает неясность из­за того, что в авторы пытаются писать так же, как думают или говорят.

Например: Вас приглашают на конференцию «……..», точное время надо будет еще обсудить, тезисы нужно прислать до 22.03.2005.

Структура данного сообщения демонстрирует невнимательность автора. Он вспомнил, что дата еще не определена, не сразу, а по ходу письма. Это создает

неблагоприятное впечатление у получателя.

Более правильно было бы написать: Приглашаем Вас принять участие в конференции «…….». В случае Вашего согласия тезисы выступления необходимо предоставить до 22.03.2005. Точное время проведения конференции будет объявлено дополнительно.

Грамматические ошибки свидетельствуют о непрофессионализме и отрицательно сказываются на репутации отправителя (как конкретного должностного лица, так и компании в целом). Кроме того, ошибки могут изменить смысл текста.

Один из способов поддержать свой профессиональный имидж внимательное проверочное чтение любого отправляемого документа.

[3]

Приведем несколько советов по повышению качества проверки текста:

· если документ особенно важен, попросите коллег перечитать его (в собственном тексте легче пропустить недочет, чем в чужом);

· не доверяйтесь полностью компьютерному текстовому редактору, поскольку его возможности ограничены;

· сосредоточившись на деталях (цифры, иностранные слова), вы можете не заметить более серьезных ошибок, поэтому советуем сначала проверить наиболее важные элементы текста, а потом перечитать все более подробно;

· для того, чтобы обеспечить максимальную точность проверки, советуем воспользоваться оригинальным способом, который приводит Грэхем Харт в книге

«30 минут для подготовки делового документа». Этот способ заключается в чтении текста в обратном порядке: от последнего слова к первому, что позволяет сосредоточиться только на написании, а не на содержании слов.

Дата добавления: 2014-12-25