Принципы формирования процесса организации

Процесс организации отражает количественные и качественные изменения объекта управления на всех его этапах и стадиях. Упрощенная схема процесса организации может быть представлена в следующем виде: цель – ситуация – проблема – решение. Каждый этап состоит из набора процедур и операций. В зависимости от построения, выбора того или иного сочетания процедур и операций процесс организации может получить следующие свойства:

1. Устойчивость. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по стандартной схеме, причем сам процесс связан с созданием некоторого запаса, компенсирующего возможные отклонения при корректировке целей, изменении ситуации или изменения варианта решения.

2. Изменчивость. Процесс связан с созданием запасных вариантов при заранее предусмотренных параметрах возмущающих воздействий. В случае возникновения непредвиденных возмущающих воздействий, процесс может осуществляться по непредсказуемой схеме с большими затратами всех ресурсов.

3. Непрерывность. При возникновении возмущающих воздействий, процесс будет связан с эволюционными (постепенными) изменениями в выполнении операций на каждом этапе.

4. Дискретность. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс будет осуществляться с постепенным наращиванием или ослаблением до заданного конечного состояния одного этапа, а затем будет осуществлен переход к следующему этапу и т.д.

5. Цикличность. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс будет связан с постоянной корректировкой выполняемых операций в зависимости от промежуточных результатов.

6. Однократность. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс будет проходить по стандартной схеме.

Принципы построения процесса организации:

1. Процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий.

2. При выявлении проблемы необходимо учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, влияющих на процесс.

3. Осуществлять сокращение влияния субъективного фактора на процесс.

4. Обеспечение соответствия свойств процесса техническим и организационным ресурсам и организации.

5. Процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть обоснованы.

6. Процесс должен обеспечиваться оптимальной информационной средой.

Рассматривая влияние новых информационных технологий на процессы рационализации организационной деятельности, хотелось бы отметить тот факт, что в истории человечества новации в области технологий не раз оказывали революционное влияние на общественное и экономическое развитие. В последние десятилетия благодаря стремительному развитию информационных технологий ми­ровое сообщество вступило в эпоху формирования нового ин­формационного пространства, которое создается на базе ком­пьютеризации и сетевых телекоммуникаций. Это объективное явление современной действительности, рассмотренное нами в рамках закона информированности и упорядоченности, со­провождается нарастанием объемов социально значимой ин­формации, используемой в системах управления организаци­онными системами с целью рационализации их деятельности-. Накапливаемая в процессе развития общества информация становится источником экономии времени и общественного труда, т.е. мощным фактором ускорения общественного раз­вития.

Уровень информатизации процессов управления стал од­ним из наиболее важных показателей социально-экономичес­кого прогресса, достигнутого государством и отдельной орга­низацией. С качественной стороны увеличение объемов ин­формации, используемой в решении задач управления органи­зациями, приводит к рационализации человеческого труда и росту благосостояния. Под влиянием описанных процессов уже сейчас в человеческом обществе сформировалась группа людей, для которых основным профессиональным занятием стала работа с информацией.

Информатизация общества вызвала изменения во всех сфе­рах жизни и во многом способствовала возникновению новых типов отношений между деловыми организациями как субъ­ектами экономической деятельности. Прямым следствием появления нового типа рыночных отношений стали рационали­зация взаимоотношений между организациями и использова­ние более эффективных методов целенаправленного управле­ния в рамках отдельных организационных систем. Конечная цель происходящих в настоящее время процессов информати­зации — это превращение современного общества в информа­ционную цивилизацию с гуманистическим и рациональным устройством. По мере развития этих процессов будет проис­ходить все большая гармонизация социально-экономической деятельности.

В современных высокотехнологичных производствах ин­формация, наряду с менеджментом, все в большей степени выступает в качестве «организатора производства». Информа­ционные ресурсы организации увеличивают совокупную мощность материальных и социальных компонент и максими­зируют синергетический эффект.

С позиций рационализации можно выделить следующие основные направления воздействия накопленного информаци­онного ресурса на деятельность организации: создание новых более совершенных технологий произ­водства конечного продукта; использование методов, обеспечивающих повышение эффективности управления деятельностью организации; качественное изменение характера труда членов коллек­тива организации благодаря переходу его на новый образовательный и профессиональный уровень. В экономической деятельности современного общества участвует большое количество различных организаций. Между ними установлены коммуникационные связи, налажены деловые партнерские отношения, определяющие не только долю их участия в решении общей задачи, но и меру ответст­венности за невыполнение возложенных на них функций. В этих условиях наглядно проявляется рационализирующее воз­действие среды электронной коммерции на ведение бизнес-
деятельности. Рационализирующее воздействие электронной коммерции -деятельность деловых организаций оказалось настолько значительным, что вызвало стремительный рост интереса к
освоению новых методов ведения бизнес - деятельности и во многом определило революционный характер процессов, протекающих в современной экономике.

Основной отличительной особенностью среды электронной коммерции является то, что в этой среде установление партнерских и договорных отношений, равно как и выполнение различных финансовых операций между организациями и банками, происходит с максимальной степенью рационализации, т.е. в реальном масштабе времени в процессе общения партнеров на виртуальной интернет-площадке.

Особенно заметно влияние методов электронной коммерции на один из важнейших элементов процесса рационализации — на снижение издержек в сфере экономической и орга­низационной деятельности, связанной с обеспечением товаро­движения. В экономической науке эти издержки называют трансакционными. К трансакционным издержкам в деятель­ности деловых организаций принято относить издержки, воз­никающие в ходе ведения переговоров и заключения соглаше­ния (договора или контракта). Это среди прочего временные и материальные затраты, связанные с пересылкой и обработкой документов, транспортировка материальных ресурсов, пере­вод денежных средств.

Оценим влияние новых информационных технологий введения бизнес-деятельности на трансакционные издержки. Реа­лизация всех этапов логистического процесса, обеспечиваю­щего движение товара от производителя к потребителю, тре­бует обработки значительных объемов информации и интенсивного обмена данными между всеми его участниками. Как отмечается в работе К. Эрроу, посвященной анализу роли трансакций в регулировании рыночных отношений, трансак­ционные издержки вбивают клин между ценами продавцов и покупателей и тем самым приводят к значительным материальным потерям, нанося с позиций традиционной экономиче­ской теории ущерб общественному благосостоянию.

Работа в среде электронной коммерции коренным образом меняет воздействие трансакционных временных и материаль­ных издержек на ведение экономической деятельности. В свя­зи с этим возникло новое направление в экономике, которое получило название экономики без трения. Такое название, объясняется тем, что установка деловых контактов, заключение партнерских и договорных отношений в системе электронной коммерции осуществляется практически одномоментно. Это означает, что, несмотря на возможное нахождение партнеров в достаточно отдаленных точках земного шара, они работают как бы в одном виртуальном офисном помеще­нии, видят друг друга, обмениваются мнениями, ведут совме­стную работу с документами.

Неисчерпаемые возможности предоставляются современ­ными сетевыми технологиями в бизнес-деятельности. Догова­ривающиеся стороны избавляются от необходимости пере­сылки документов, поездок для организации совместных пе­реговоров и многого другого. Теоретически потери времени на заключение договорных трансакций сводятся к нулю. Ма­териальные потери сводятся к оплате за абонентское обслу­живание в сети.

Например, стоимость финансовых трансакций между орга­низацией и банком сокращается в десятки и сотни раз, время на их проведение исчисляется секундами. Именно поэтому, по аналогии с механикой, среда перемещения материальных и денежных ресурсов в системе электронной коммерции полу­чила название среды «без трения», т.е. без сопротивления Ва­шим действиям в ведении бизнеса.

Единственное исключение из общих тенденций — это транспортные трансакции. Использование новых информаци­онных технологий повлияло на скорость и четкость организа­ции процесса перевозки, но не на скорость движения транс­портных средств и стоимость используемых при перевозке энергоносителей.

Оценивая влияние методов электронной коммерции на условия выполнения экономических трансакций, прежде всего надо установить набор критериев, по которым будет произво­диться оценка. Очевидно, что базовым критерием является цена произведенной операции. Но для обобщенной оценки эффективности протекания бизнес-процессов одной этой оценки явно недостаточно.

Следующим важным критерием является скорость выпол­нения операции. Поскольку в данном случае речь идет о по­строении обобщенных оценок, то нас прежде всего будет интересовать время выполнения операции. В реализации со­временных технологий выполнения трансакций, как правило, бывает задействовано несколько организаций, большое коли­чество людей, разнообразные технические ресурсы. От четкой работы каждого из объектов, от слаженности их действий за­висит конечный результат.

Надежность всех звеньев сложной цепи принято характе­ризовать общим уровнем риска, связанного с невыполнением операции. При этом надо иметь в виду, что к серьезным по­следствиям может привести не только невыполнение опера­ции, но и задержка во времени, а иногда и слишком прежде­временное ее выполнение. В связи с этим в качестве следую­щего критерия мы выбираем оценку степени риска.

И, наконец, еще одна характеристика, важнейшая с точки зрения человеческой психологии и, безусловно, влияющая на весь ход выполнения процесса, — это удобство выполнения операции в сети.

Одним из наиболее существенных признаков рационализа­ции торговых операций является стягивание пространства в одну точку на экране, что позволяет решать в реальном мас­штабе времени проблемы многих деловых организаций, занимающихся ведением торговых операций или оказанием услуг

с помощью сети Интернет и находящихся на значительном удалении от своих клиентов.

Другим, не менее важным признаком рационализации дея­тельности организаций является возможность прямых контак­тов в мировом Интернет-пространстве между продавцами и покупателями, что приводит к возможности равноправной конкуренции для многих предприятий, расположенных во всех точках земного шара. Покупатели и продавцы в реальном масштабе времени получают информацию о ценах, качестве и условиях поставки, предлагаемых различными конкурентами.

Наиболее очевидно рационализирующее воздействие ме­тодов электронной коммерции в цепочке «.продавец-покупатель» (Business to People), т.е. в системе электронной торговли.

Не менее значительно рационализирующее влияние элек­тронной коммерции и в сфере «бизнес-бизнес» (Business to Business), определяющей взаимодействие между субъектами экономической деятельности: производителями энергоресурсов производственными предприятиями, банками и биржами, торговыми, транспортными страховыми организациями и т.д.

Рационализирующее влияние электронной коммерции на деятельность организационных систем в области «бизнес-администрация» (Business to Administration) также является весьма значительным. Во многом оно связано с возможностью мгновенного обмена информацией и общения с представителями государственных организаций в реальном масштабе времени независимо от пространственной удаленности.

Следует отметить, что определяющим моментом массового перехода к рациональным методам ведения бизнес-деятель­ности с использованием современных информационно-, коммуникационных сетевых технологий будет принятие закона об электронной подписи. Только после его разработки и, утверждения документы, пересылаемые по сети, а, следовательно, и все способы делового общения между организация» _f ми приобретут законную юридическую силу.

В США такой закон уже принят, в России он пока еще находится в стадии обсуждения. На необходимость скорейшего принятия этого закона не раз обращали внимание ведущие ученые и государственные деятели нашей страны.

Характеристика революционных преобразований, вызванных влиянием новых информационных технологий на жизнь общества и деятельность деловых организаций, будет далеко не полной, если ограничиться только рассмотрением их влия­ния на процессы взаимоотношений между субъектами эконо­мической деятельности.

Среда электронной коммерции способствовала рационали­зации функционирования организаций, а в особенности их систем управления. Если в 1998 г. средства электронной ком­мерции в европейских странах использовались преимущественно в сфере маркетинга и при оказании экспедиционных услуг, то в 1999 г. около трети компаний стали использовать возможности электронной коммерции для управления бизнес-процессами внутри фирм. Качество, надежность и быстрота выполнения процедур, связанных с обеспечением решения за­дач управления, превышают самые смелые ожидания.

Одной из важнейших составляющих, определяющих вы­живаемость организации в условиях глобального рынка и ост­рой конкуренции, является эффективный маркетинг. Рациона­лизирующее влияние на эту, необходимую для любой деловой организации область деятельности трудно переоценить. Это связано с тем, что сетевые информационные технологии по­зволяют производить многоуровневые исследования вплоть до персонифицированного учета запросов всех потребителей.

Современные организации могут позволить себе иметь собственные базы данных, обеспечивающие не только марке­тинговую составляющую действия системы управления, но и полное информационное обеспечение по вопросам финансо­вой и административной деятельности организации, а также управления персоналом.

Необходимость детализации информации связана с требо­ваниями, предъявляемыми современными экспертными сис­темами для быстрого принятия адекватных решений по во­просам управления организацией. Использование в решении задач управления современных программных продуктов, подобных экспертным системам, позволяет рациональными спо­собами решать задачи оперативного контроля за деятельно­стью организации и при необходимости осуществлять опера­тивную коррекцию, что значительно повышает адаптивные свойства организационных систем, т.е. их способность при­спосабливаться к быстро изменяющимся условиям глобально­го рынка и часто меняющимся запросам потребителей. Благо­даря этому жизнедеятельность организаций становится гораз­до более рациональной с позиций выполнения основной цели их существования — решения социальных задач, стоящих пе­ред обществом, что дает возможность решать проблемы ме­неджмента с ориентацией на запросы потребителя.

Проводимые научные исследования в области изучения развития организационных систем и накопленный опыт ис­пользования новых информационных технологий показали, что рационализирующее воздействие новых методов ведения бизнес-деятельности успешно проявляется только в том слу­чае, если сама организация, в особенности действующая в ней система управления, удовлетворяет определенным тре­бованиям.

Систематизация этих требований привела к появлению но­вой идеологии функционирования организаций, называемой Best Practice (BP). В рамках ВР деловые организации должны постоянно повышать качество и эффективность всех направ­лений своей деятельности с целью обеспечения конкуренто­способности на мировом рынке. Для этого необходимо вне­дрять новые технологии управления, позволяющие реагиро­вать на изменения конъюнктуры без малейшего промедления, чтобы всегда быть впереди конкурентов.

Быстро меняющаяся или нестабильная среда глобального рынка подразумевает высокую степень изменчивости основ­ных экономических параметров непосредственно связанных с ведением деловой активности. Это и спрос, предложение, ну­жды и запросы клиентов, действия конкурентов в соперниче­стве за рынок сбыта, изменение законодательной базы внутри одной страны или от страны к стране при развитии торговли в нескольких странах.

Деловая организация, действующая в современных усло­виях ведения бизнеса, должна уметь выдерживать жесткую конкуренцию со стороны соперников и мгновенно адаптиро­ваться к происходящим изменениям. Её система управления должна быть организована так, чтобы указанные свойства были нормой работы, а не исключительными и временными факторами.

Основной проблемой, препятствующей развитию совре­менных деловых организаций, является не недостаток капитала, а отсутствие необходимой информации для его использо­вания с наибольшим успехом. Часто приходится слышать от зарубежных экспертов, что основным тормозом развития на­шей экономики является отсутствие квалифицированного ме­неджмента. Знания и опыт менеджера являются частью ин­формационного ресурса организации.

Информатизация как процесс рационализации управления организаций только тогда может принести ощутимые плоды, когда она сопровождается опережающим ростом профессио­нальной подготовки менеджеров всех уровней. Скорость об­новления научно-информационного потенциала работников звена управления организацией должна не только соответст­вовать меняющимся потребностям общественного производ­ства, но и опережать их. Любое управленческое решение — это элемент рационализации, содержащий в себе прогноз раз­вития организации, включая процедуру оптимизации путей достижения поставленной цели.

Экономисты, ориентированные на практическую деятель­ность, предлагают сформулировать основной мотив внедрения электронной коммерции в экономическую деятельность как рационализацию затрат в цепи доставки продукта от произ­водителя к потребителю при увеличении товарооборота.

Рационализирующее воздействие новых информационных технологий на организационные системы всех типов связано с возможностью непосредственного общения деловых партне­ров в реальном времени и мгновенным преодолением огром­ных расстояний. Это воздействие настолько велико, что в ближайшее время следует ожидать стремительного роста чис­ла организаций, которые сменят свои офисы на место в миро­вом сетевом пространстве. Такой переход является наиболее рациональным для деловых организаций, ведущих междуна­родную деятельность или работающих с большим количест­вом партнеров и клиентов, разбросанных на достаточно боль­ших расстояниях..

Дата добавления: 2014-12-26